Представьте: клиент задерживает оплату уже третий месяц. Менеджер говорит «я им напоминал несколько раз», бухгалтер отвечает «ждём», а руководитель не понимает — с кого конкретно спрашивать и, главное, где поступления на счет. Деньги зависли, нервы на пределе, а процесс стоит.
Это классический пример отсутствия регламента.
Что такое регламент простыми словами
Регламент — это не толстая папка бумаг, которую кладут на полку. Это понятный МАРШРУТ:
- кто за что отвечает;
- когда именно нужно действовать;
- какие шаги следуют один за другим.
Регламент превращает хаотичную «инициативу сотрудников» в предсказуемый процесс.
Чем опасен хаос
Когда регламентов нет:
- сотрудники работают «кто как привык»;
- задачи теряются, потому что каждый кивает на коллегу, тот — на другого, другой — на третьего и далее по кругу;
- руководство тратит время и нервы на выполнение задач, которыми он, по сути, заниматься не должен;
- деньги компании застревают в неоплаченных счетах или уходят на штрафы.
По оценкам экспертов, бизнес без регламентов теряет до 10–15% оборотных средств — просто потому, что процессы не отлажены.
Почему бухгалтерия особенно уязвима
Бухгалтерия — это «кровеносная система» бизнеса. Любой сбой здесь отражается на всём:
- налоговый отчет сдан с ошибкой → штраф;
- счета оплачены с задержкой → испорчены отношения с поставщиками;
- долги клиентов висят месяцами → компания теряет доходность;
- закрытие месяца превращается в аврал → ошибки и выгорание сотрудников.
Регламенты для бухотдела позволяют:
- закрывать периоды на 30% быстрее;
- возвращать на 20–40% больше дебиторки;
- снизить зависимость от «незаменимых» людей;
- сделать работу прозрачной для руководителя.
С регламентами всё иначе
Вернемся к примеру с задержкой оплаты от контрагента. При рабочем регламенте на следующий же день начинается процесс, в котором каждый знает, за что он отвечает и в какие сроки какие действия должен предпринять:
- Менеджер отправляет напоминание должнику (письмо — по заранее разработанному шаблону, в строго определенное время, например, на следующий день после просрочки).
- Через 7 дней бухгалтер направляет претензионное письмо (по заранее разработанному шаблону).
- Еще через 14 дней юрист готовит иск.
РЕЗУЛЬТАТ: компания возвращает деньги быстрее, нервы и время и руководителя, и сотрудников сохранены.
Кстати, наши собственные регламенты содержат пункт, который рекомендуем включать и всем нашим заказчикам: менеджер напоминает контрагенту о наступлении срока платежа за день.
ВАЖНО! Регламенты должны содержать пункт об ответственности сотрудника за его нарушение: то, что невыгодно бизнесу, должно быть невыгодно и его работнику.й юрист готовит иск.
____________________________________________________________________________________
ИТОГ:
Регламенты — это не бумажная волокита.
Это инструмент, который экономит время, сохраняет деньги и снижает риски.
Можно пытаться составить их своими силами, но опыт показывает: без профессионального подхода они чаще всего остаются мёртвыми документами.
Настоящий регламент работает каждый день — даже когда ключевой сотрудник в отпуске или увольняется.
Любую работу стоит доверять профессионалам.
Особенно если речь идёт о деньгах и безопасности бизнеса.