Постоянный поток счетов, актов и накладных знаком почти всем, кто отвечает за учет. Формально порядок есть: папки подписаны, папки стоят по полкам, кто-то ведет журналы. А вот нужный документ все равно ищется дольше, чем хотелось бы.
Один из спокойных способов навести порядок в этом потоке – штрихкодирование. Без глобальных реформ и смены учетной программы.
Что такое штрихкодирование, если объяснить просто
Смысл штрихкодирования в том, что каждому документу присваивается свой уникальный код. Этот код печатается на бланке или наносится на наклейку. Дальше все строится вокруг одной простой операции: документ сканируется, система считывает код и сразу понимает, о какой записи в базе идет речь.
Коды можно печатать прямо из «1С» как часть шаблона или использовать отдельные этикетки. Вариант с наклейками удобен, если документы путешествуют между отделами или хранятся в папках. Работа с кодами уже поддерживается в «1С», достаточно настроить формы печати, отдельное ПО не требуется.
Если подключить решение вроде «Скан-Архива», добавляется еще одна ступень: к учетному документу в «1С» быстро привязывается скан, а дальше этот скан всегда под рукой, вместе с проводками и аналитикой.
Какие задачи снимает штрихкодирование
Чтобы не уходить в теорию, удобнее посмотреть на это через типичные рабочие ситуации. Штрихкодирование помогает в нескольких направлениях:
- Поиск. Вместо ручного перебора папок достаточно отсканировать код, и система открывает нужный документ в базе. Это особенно заметно, когда документов сотни и тысячи.
- Контроль движения. Код закреплен за конкретным документом. Система может фиксировать, кто и когда обработал скан, где он сейчас используется, вернулся ли оригинал.
- Снижение ошибок при работе с номерами и реквизитами. Не нужно каждый раз набирать номер документа с клавиатуры, достаточно считать его код.
- Работа с архивом. Даже если архив физически находится в другом помещении или филиале, сканы с кодами позволяют быстро понять, какой лист уже есть в системе, а какого материала не хватает.
Важно помнить: штрихкод не заполняет реквизиты сам по себе. Он помогает быстро найти нужный объект в «1С» и привязать к нему скан. Все учетные данные по-прежнему ведутся средствами «1С» и под контролем бухгалтера.
Как это работает вместе с «Скан-Архивом»
В связке с «1С» программа «Скан-Архив» использует штрихкоды как удобный ориентир:
- при сканировании документа со штрихкодом система понимает, к какому объекту в базе нужно прикрепить изображение;
- при повторном обращении достаточно считать код, и программа открывает нужный документ или показывает его скан;
- отчеты помогают увидеть, по каким операциям сканы уже загружены, а где еще нужны бумаги.
«Скан-Архив» не вмешивается в проводки, не меняет реквизиты и не подменяет учет. Его задача – сделать доступ к сканам быстрым и понятным для тех, кто каждый день работает в «1С».
Коротко о практике: как это выглядит у реальной компании
В АО «Орелмасло» годовой поток бумажных документов достигал примерно 21 000 штук, значительная часть – входящие. Поиск нужных листов перед проверками и сверками занимал очень много времени, движение документов между подразделениями отслеживалось вручную.
После внедрения «Скан-Архива» с использованием штрихкодов:
- активные документы начали сканировать сразу при обработке;
- сканы привязываются к записям в «1С» по коду;
- подготовка пакета для ФНС и работа с запросами контрагентов заметно ускорилась;
- сотрудники больше не обращаются к бумажным папкам при каждом запросе – достаточно открыть базу.
По словам главного бухгалтера, основное преимущество оказалось именно в подготовке ответов на требования и проверках: нужный комплект формируется по данным системы, а не вручную из бумажных папок.
Штрихкодирование не меняет учетную политику и не требует перестраивать «1С» с нуля. Оно помогает убрать лишние движения: вместо ручного поиска и постоянных уточнений все сводится к одному действию – сканированию кода.
А в связке с «Скан-Архивом» это еще и быстрый доступ к сканам прямо из базы: меньше беготни по шкафам, больше времени на сам учет и анализ.