Отчетность по форме 4-ФСС, которую ранее организации и индивидуальные предприниматели сдавали в ФСС, с 2023 года представляется в объединенный Социальный фонд России в рамках формы ЕФС-1. Если в штате больше 10 сотрудников, отчетность оформляется строго в электронном виде.
В соответствии с положениями ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, работники организаций при заверении документов не могут использовать электронные подписи, оформленные на юридическое лицо. Чтобы сдавать отчетность в СФР от имени организации, понадобится КЭП уполномоченного физлица (бухгалтера или иного ответственного сотрудника) в связке с машиночитаемой доверенностью.
В статье подробно расскажем, как создать машиночитаемую доверенность для СФР (бывшего ФСС) и как с ней работать в условиях новой отчетности.
Схема работы МЧД с СФР
Порядок создания и дальнейшей работы с МЧД для СФР выглядит так:
- руководитель организации формирует МЧД в электронном виде и подписывает своей квалифицированной ЭП;
- в документе указывают полномочия и сведения о сотруднике, которому передают право представлять юрлицо;
- машиночитаемую доверенность загружают в СФР через личный кабинет или интегрированные сервисы (например, 1С-Отчетность);
- после проверки достоверности и корректности данных СФР регистрирует доверенность, что означает ее готовность к использованию;
- при сдаче отчетности уполномоченное лицо подписывает документы своей КЭП физлица и указывает регистрационный номер МЧД.
МЧД СФР
Сергей Феоктистов
Требования к машиночитаемой доверенности для СФР
Использование МЧД регламентируется Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857, Федеральным законом «Об электронной подписи» № 63-ФЗ и локальными нормативами СФР. Основные положения таковы:
- МЧД — это электронный файл в формате XML, содержащий информацию о доверителе (организации или ИП), представителе (уполномоченном лице) и предоставляемых полномочиях;
- доверенность должна быть подписана КЭП руководителя организации или другого лица, имеющего право действовать без доверенности (например, ИП);
- для подачи отчетности в СФР машиночитаемая доверенность должна иметь одно из следующих полномочий: FSS_000000 «Все полномочия классификатора», FSS_000002 «Все полномочия на подписание электронных документов со стороны Страхователя» или SFR_000001 «Все полномочия для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведений о начисленных страховых взносах»;
- доверенность должна быть зарегистрирована в системе СФР;
- при смене полномочий или отзыве МЧД необходимо создать новую доверенность и зарегистрировать ее в СФР.
Как подписать МЧД электронной подписью
Сергей Феоктистов
Какие данные должна содержать доверенность
МЧД для СФР должна содержать в себе обязательные сведения, установленные Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857, а именно:
- данные о доверенности (уникальный номер МЧД, наименование доверенности, дата создания и срок действия);
- сведения о доверителе (полное наименование организации или ФИО и дата рождения физлица, ИНН, СНИЛС, регистрационный номер в системе СФР при наличии, статус доверителя и т.д.);
- данные лица, которому передаются полномочия (ФИО, ИНН, СНИЛС, должность и статус);
- перечень полномочий, передаваемых представителю;
- возможность передоверия (если предусмотрено).
Что нужно для работы с МЧД СФР
Для взаимодействия с информационной системой Соцфонда на компьютер необходимо установить сертификат уполномоченного лица СФР, который доступен для скачивания на официальном сайте фонда вместе с подробной инструкцией по его установке и настройке.
Непосредственно для формирования и использования МЧД СФР доступно несколько вариантов:
- средства программного обеспечения бухгалтерского и кадрового учета (при наличии соответствующих модулей);
- собственное программное обеспечение организации, если оно поддерживает форматы и технологии МЧД.
МЧД в 1С: руководство по созданию и настройке для бухгалтера и руководителя
Сергей Феоктистов
Как отозвать машиночитаемую доверенность
Иногда возникает необходимость в передаче полномочий другому сотруднику, например, при увольнении доверенного лица, смене организационной структуры или других изменениях, влияющих на порядок подписания электронных документов. В этом случае необходимо отозвать действующую МЧД, прежде чем оформить новую.
На отзыв МЧД имеет право только директор организации или уполномоченное ответственное лицо. Процесс включает несколько этапов.
1. Доверитель составляет заявление на отзыв МЧД в информационной системе СФР, используя личный кабинет или специализированное ПО. В заявлении указываются причины отзыва (по желанию), а также выбирается доверенность для отзыва из списка зарегистрированных.
2. После отправки заявления система меняет статус доверенности на «Отозвано», что делает ее недействительной для дальнейшего использования.
3. При необходимости руководство оформляет новую МЧД с актуальными данными и полномочиями.
4. Организация уведомляет заинтересованных сотрудников и контролирующие органы о смене полномочий.
Важно отметить, что отзыв МЧД происходит оперативно — обычно в течение нескольких минут после подачи заявления, — что позволяет быстро реагировать на изменения в кадровом составе или полномочиях.
FAQ
Когда Соцфонд прекратил принимать бумажные доверенности?
СФР прекратил принимать бумажные доверенности и их отсканированные копии с 11 марта 2024 года. С этой даты оформлять полномочия для страховой части документооборота возможно только с использованием МЧД.
Будет ли действовать старая доверенность для ФСС?
Старые доверенности более не принимаются для подачи отчетности в СФР (бывший ФСС). Для взаимодействия с фондом требуется актуальная машиночитаемая доверенность, зарегистрированная в системе Соцфонда.
Нужна ли МЧД, если не используется электронная подпись?
Если организация не использует электронную подпись для заверения отчетов или документов, МЧД не нужна.
Где используется МЧД СФР?
МЧД используется при сдаче отчетности в Соцфонд для подтверждения полномочий сотрудников, подписывающих электронные документы, включая отчет по форме ЕФС-1 и иные формы персонифицированного учета.
Бесплатна ли электронная подпись?
Порядок получения квалифицированной электронной подписи зависит от статуса лица, которому нужна КЭП. Физлица получают КЭП платно в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры (например, в УЦ «Калуга Астрал»), а руководители организаций и ИП получают подпись бесплатно в УЦ ФНС или у доверенных лиц налоговой. Рекомендуем воспользоваться услугой КЭП в ФНС под ключ: специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию и настройку рабочего места.