Отвечаем на пять популярных вопросов о машиночитаемых доверенностях:
кому нужна МЧД, каким требованиям она должна соответствовать, как
подписать электронную доверенность, как проверить её статус на портале
ФНС России, а также как добавить в электронную подпись информацию о
наличии МЧД. Подробнее читайте в статье.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронная доверенность, которую
оформляют для электронного взаимодействия представителя с клиентами,
контрагентами, госорганами от имени доверителя.
Электронная доверенность нужна для тех, кто подписывает электронные
документы от лица организации. Чаще всего это сотрудники компаний или
индивидуальных предпринимателей, которые подписывают документы в
следующих случаях:
- работа в государственных информационных системах (ФНС России, СФР России, ЕГАИС, «Честный знак» и пр.);
- участие в электронных торгах;
- обмен электронными документами с контрагентами через системы ЭДО.
Вы можете создать электронную доверенность на сайте ФНС России или в сервисе ЭДО.
Требования к МЧД
Наиболее распространённый вариант использования МЧД — XML-файл, подписанный отсоединённой УКЭП доверителя.
При электронном взаимодействии возможны следующие форматы доверенности:
- универсальный формат 003 — подходит для работы с контрагентами и большинством госорганов;
- специальные форматы для работы в отдельных ГИС, например 003 для портала ФНС России или СФР 2.0 для портала Соцфонда.
МЧД содержит те же сведения, что и обычная доверенность на бумаге.
Из-за особенностей формата в электронной версии не нужно указывать место
совершения, но обязательны идентификаторы полномочий.
В отличие от бумажной доверенности МЧД можно загрузить в распределённый реестр ФНС России для хранения. При передаче её номера контрагенту он сможет самостоятельно её проверить и убедиться в полномочиях представителя.
Второй способ отправки электронной доверенности — передать её вместе с
документами, которые подписал представитель и отправил второй стороне.
Именно такой сценарий обмена возможен с помощью КриптоАРМ: сотрудник
компании добавляет файлы доверенности при подписании документов и
создаёт единый пакет документов, который можно отправить по e-mail.
Как бесплатно сформировать МЧД
На портале ФНС России любой желающий может бесплатно выпустить файл электронной доверенности формата XML. Для этого следует выбрать тип доверенности, ввести сведения об МЧД, представителе и доверителе, а также указать перечень полномочий и настройки доверенности. После этого будет доступен файл для скачивания.
Подробнее рассказали в статье «Электронная доверенность: как сформировать и подписать МЧД».
Как подписать МЧД
Доверитель (директор компании или индивидуальный предприниматель)
подписывает сформированный файл доверенности отсоединённой УКЭП.
Это можно сделать с помощью КриптоАРМ: загрузите файл доверенности в мастер Подпись и шифрование, выберите сертификат УКЭП организации, укажите Вид подписи — отсоединённая и подпишите.
Подробнее об этом рассказали в видеоинструкции.
Мы рекомендуем подписывать МЧД стандартом CAdES-X Long Type 1 и
добавлять в подпись информацию о статусе сертификата и о дате и времени
подписания. Таким образом, электронная подпись доверенности будет
действительна в течение нескольких лет в отличие от обычной подписи
(CAdES-BES). Данный способ избавит вас и второго участника электронного
взаимодействия от необходимости переподписывать доверенность новым
действующим сертификатом УКЭП организации.
Как добавить информацию об МЧД в подпись документа
Представитель подписывает электронные документы в КриптоАРМ, добавляя
файлы доверенности, чтобы создать единый пакет документов для отправки
второй стороне.
Чтобы электронная подпись содержала информацию о том, что подписант
действует на основании доверенности, подписывайте PDF-файл встроенной
подписью. При подписании документов встроенной подписью можно
редактировать содержание штампа, добавив нужные параметры.
1. В мастере Подпись и защита PDF откройте Профиль #1 и нажмите Настройки — Редактировать.
2. Настройте параметры профиля: выберите личный сертификат УКЭП, добавьте файлы МЧД и пр.
3. В блоке Настройки подписи PAdES нажмите Настроить внешний вид штампа подписи и в правом окне нажмите Редактировать.
4. Измените отображение реквизитов с По ГОСТу на Произвольно и активируйте тоггл Номер доверенности.
5. При необходимости, настройте положение штампа подписи в документе, выбрав нужную страницу, например, последнюю.
6. Нажмите Сохранить.
7. Загрузите PDF-документ в мастер и нажмите Подписать и защитить.
8. Нажмите Выполнить — Продолжить и введите пароль.
В результате получится PDF-документ, который подписан встроенной
подписью с отметкой об электронной подписи. Штамп подписи содержит
серийный номер сертификата, данные о владельце и сроке действия
сертификата, а также номер приложенной МЧД.
Аналогичным образом вы можете добавить в отметку об ЭП информацию о
дате и времени подписания. В этом случае будет использовано системное
время.
Как проверить МЧД в реестре ФНС России
При электронном взаимодействии с представителем следует проверить
электронную доверенность. В противном случае сделки, заключённые с её
использованием, могут признать недействительными.
Вы можете проверить электронную доверенность, которая хранится в распределённом реестре ФНС России. Для этого откройте сервис,
введите уникальный номер доверенности, а также ИНН доверителя и
представителя. При необходимости, укажите пароль к доверенности.
Также вы можете проверить МЧД в КриптоАРМ:
- нажать на кнопку Проверить на сайте ФНС в настройках операции или в профиле подписи при добавлении МЧД;
- нажать на кнопку Показать сведения — Проверить на сайте ФНС в окне результатов операции подписи файла с приложенной МЧД;
- нажать на кнопку Показать сведения — Проверить на сайте ФНС в окне мастера Проверка и расшифрование.
При нажатии на кнопку Проверить на сайте ФНС откроется портал хранилища доверенностей ФНС России с данными об МЧД, доверителе, представителе и полномочиях.
Если у вас остались вопросы о машиночитаемой доверенности и её
подписанию в КриптоАРМ, пишите в онлайн-чат на сайте, и мы ответим на
них в следующих статьях.