Подотчетные суммы не являются доходом работника, облагаемым НДФЛ и взносами, если он просрочил авансовый отчет. Это долг, который он должен вернуть. Предполагается, что эти суммы не могут остаться у работника, и он не сможет использовать их в своих интересах. Значит, экономической выгоды ему они не несут.
В то же время работодатель должен принять все предоставленные законом меры по возврату этих денег: удержать их из зарплаты или взыскать через суд, если с удержанием работник не согласен.
Поэтому облагаемый НДФЛ доход в размере полученных под отчет средств возникает только на дату, с которой он освобождается от обязанности вернуть неиспользованные средства работодателю, т. е. на наиболее раннюю из следующих дат (письмо Минфина от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610):
- день, когда целевое использование подочетных сумм документально не подтверждено, факт их возврата отсутствует и работодатель принял решение не удерживать эти средства из зарплаты работника, либо срок на взыскание истек (например, дату истечения срока исковой давности);
- день, когда работодатель простил долг работника по возврату подотчетных средств.
(см. письма Минфина от 30.04.2025 № 03-15-06/44169, ФНС от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@, УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@)
Чем это грозит компании и сотруднику?
• Для компании: Дополнительные доначисления НДФЛ и страховых взносов, пени за просрочку уплаты, а также штрафы за невыполнение обязанностей налогового агента. Это может привести к значительным финансовым потерям и негативным последствиям при налоговой проверке.
• Для сотрудника: Сумма НДФЛ будет удержана из его заработной платы или других выплат. В случае, если сотрудник уволился и удержать НДФЛ невозможно, организация обязана сообщить об этом в налоговую, и сотрудник получит уведомление о необходимости уплатить налог самостоятельно.
Принять решение об удержании из зарплаты работодатель вправе в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ).
Как избежать проблем: Практические рекомендации
1. Разработайте и утвердите внутренний документ (Положение о подотчетных суммах). В нем четко пропишите:
• Цели, на которые могут выдаваться подотчетные средства.
• Лимит выдачи средств.
• Сроки, в течение которых сотрудник обязан отчитаться и/или вернуть остаток (например, 3 рабочих дня после возвращения из командировки или окончания срока, на который выданы деньги – это установленный ЦБ РФ срок, но может быть продлен внутренним регламентом).
• Порядок предоставления авансовых отчетов и подтверждающих документов.
• Ответственность за нарушение сроков и правил.
2. Строго соблюдайте сроки. Следите за тем, чтобы сотрудники предоставляли авансовые отчеты и возвращали неиспользованные средства вовремя.
3. Требуйте полного комплекта подтверждающих документов. Каждый расход должен быть подтвержден оригиналом чека, квитанции, накладной,билета или другого документа, оформленного по всем правилам.
4. Осуществляйте контроль и проверку. Бухгалтерия должна тщательно проверять каждый авансовый отчет на предмет целевого использования средств, наличия и правильности оформления первичных документов.
5. Напоминайте сотрудникам о правилах. Проводите инструктаж, выдавайте памятки. Лучше предупредить, чем потом разбираться с последствиями.
6. Не выдавайте новые подотчетные суммы, пока не отчитались по старым. Это простое правило дисциплинирует сотрудников.
✨ Наши контакты: ✨
☎️ Телефон 1: +7 (918) 502-56-84
📞 Телефон 2: +7 (918) 517-15-58
✉️ Почта: ipprofi.ip@yandex.ru 🎯
🌐 vk.com/iprofi_rostov
🌐 t.me/iprofiexpertbalans