Когда я проводил аналитику своего прошлого проекта по созданию графиков, я собрал довольно много информации (о которой я писал в своем канале) из которой появился проект WildCard. Я бы не сказал, что это что-то новое, или этого нигде нет, но тем не менее, есть запрос на готовые шаблоны Excel и Google Sheets для бизнеса. Как оказалось, подготовить свой шаблон - довольно сложная задача, на которую надо потратить много сил и времени, чтобы:
а) разобраться в формулах;
б) сформировать шаблон или файл под себя;
в) это в первую очередь работало
г) коллеги разобрались, как работать с таблицей, если это общая таблица, где ведется совместное заполнение данных
У кого-то нет времени разобраться в этом, кто-то тратит время, но с трудом что-то выходит и все в этом духе. В общем и целом, я написал проект, в котором будут лежать готовые шаблоны для Excel и Google Sheets и это все интегрировал в Telegram через бота. Вот ссылка на него
Пока что там лежит один шаблон "Заказы", который позволяет создать заказ для услуг/товаров. Шаблон конечно не такой большой и имеет на первом листе "Шаблон заказов" таблицу:
- № Заказа
- Дата создания
- Клиент
- Товар/Услуга
- Количество
- Цена за ед.
- Общая стоимость
- Статус
- Ответственный
- Комментарий
В конце таблицы есть колонки с результатами:
- Дата для получения итогов
- Заработок за день
- Итоговая прибыль за все время
На втором листе "Аналитика" есть 2 диаграммы, которые показывают статистику по:
- Продажам товара/услуг
- Продажи сотрудников
Простенький шаблон, но так или иначе, минимальную информацию о заказе можно записать и получить сводку данных. Для проекта WildCard, первый шаблон как тестовый, пойдет.
Почему это удобно:
- Скорость: формирование заказа из чата — без ручного редактирования Excel.
- Единый стандарт: все документы в одном стиле, с корректными формулами и визуализациями.
- Меньше ошибок: обязательные поля и проверка форматов исключают “человеческий фактор”.
- Низкий порог входа: менеджерам не нужно обучаться Excel — достаточно Telegram.
Взаимодействие с шаблоном через Бота
Что хочется сказать по поводу взаимодействия с проектом. Как я понял из прошлого проекта и из своих наблюдений, пользователям всецело проблематично взаимодействовать с ботом в силу ограниченности интерфейса, или неправильно сформированного UX (Я много писал о UX в своем канале и не буду полностью полностью раскрывать тему, о которой я уже писал. Там действительно много текста). Из-за ошибок в UX или неявного взаимодействия с ботом, некоторая часть пользователей уходила.
Я понимал, что могут быть проблемы с UX, поэтому создал чат для проекта, который являлся своего рода базой данных, с материалом, который должен был помочь в понимании во взаимодействии с ботом. Это не особо помогло, в силу перехода в чат по кнопке бота, потом еще надо было ознакомиться с материалом, чтобы понять как что-то создать и т.д. и т.п. Много времени уходит на это, хотя пользователю нужно простое решение своего вопроса.
Обучение по взаимодействию с продуктом - необходимая часть, а чат с материалом по обучению - не очень хорошая идея. В общем и целом, я остался при своем мнении, но изменил подход. Обучение я вставил в самого бота, в виде гиф материала при основном взаимодействии. Нажал кнопку - получил гифку, где показывается как и куда нажимать и что делать дальше. Но оно мне моментами показалось назойливым, и я вставил функционал, который позволяет отключить обучение с помощью команды /change_training.
Пройдемся по основным моментам при взаимодействии
- Нажимаете команду /start - Бот запускается
- Вам выдаст главную клавиатуру с кнопками: Создать шаблон, Мои файлы и Выгрузить файл
- Нажимаете "Создать шаблон"- проделываете действия, которые пишет бот
- После создания шаблона, вводить "Мои файлы" - после чего вам выдаст список ваших файлов с шаблонами и с дополнительной кнопкой "Совместные файлы". Нажав на эту кнопку, вы сможете увидеть те файлы, к которым вам дал допуск другой пользователь. Об этом позже.
- Переходите в выбранный файл и выбираете "ТаблицаЗаказы"
- После этих действий, вы можете работать со своим шаблоном.
Совместные шаблоны
Я сделал так, что можно как бы добавить пользователя в свой шаблон, чтобы тот мог заполнять данные в Excel-файл и вы видели данные, которые были добавлены в шаблон, редактировать их, удалять или добавлять другие данные.
Чтобы сделать файл совместным:
- Вводите "Мои файлы" и переходите по выбранному файлу
- Нажимаете на кнопку "Совместная работа" и нажимаете "Привязать"
- После чего, переходите в выбранный файл и выбираете "ТаблицаЗаказы"
- Нажимаете на кнопку "Дать доступ пользователю" и вводите его ID
- Чтобы получить ID пользователю, достаточно ввести команду /getmyid и отправить вам
- Чтобы удалить пользователя из своего шаблоны, нажимаете на кнопку "Удалить пользователя из доступа", выбираете пользователя и он удалится из вашего шаблона.
После всех действий, пользователь, которого вы добавили в свой шаблон, увидит ваш файл у себя в "Совместные файлы". Дальнейшие действия аналогичны как при работе с обычным файлом, но у него не будет возможности добавить другого пользователя.
Что касается других шаблонов
Буду создавать другие шаблоны, например:
- График дежурств
- Журнал техобслуживания
Еще шаблоны связанные со складом или что-то в этом духе. Так или иначе, буду делать шаблоны еще для Google Sheets.
Помимо текущего бота, я делаю решения “под ключ” — как на основе вашего шаблона, так и полностью индивидуальные. По данному вопросу можете обратиться по Телеграм
Что можно адаптировать под вас
- Ваш Excel-шаблон: стили, формулы, сводные таблицы, диаграммы.
- Логику диалога: поля, очередность вопросов, подсказки, справочники.
- Интеграции: CRM, Google Sheets.
- Права доступа: роли, разграничение шаблонов, логирование действий.
- Дополнительные сценарии: калькуляторы цен/скидок, прайсы, заявки на производство, инвентаризация.
Как проходит работа
1) Короткое интервью: описываете задачу, примеры документов, кто и как будет пользоваться.
2) Прототип: согласуем сценарий диалога и структуру шаблона.
3) Реализация: сборка бота, подключение шаблона, тестирование на ваших данных.
4) Деплой и обучение: разворачиваю бота, даю инструкции, при необходимости — короткий воркшоп для команды.
5) Поддержка и развитие: добавляем новые поля, шаблоны и интеграции по мере роста задач.