По какому принципу работает онлайн-касса, кто обязан ее подключать, какие штрафы предусмотрены за нарушения работы.
Что такое онлайн-касса и по какому принципу она работает
Онлайн-касса (контрольно-кассовая техника, ККТ) — это устройство для приема платежей, которое регистрирует транзакции по оплате и обеспечивает выдачу чеков покупателю. Аппарат незаменим при учете продаж в бизнесе и вот, как проходит работа с ним:
- Покупатель оплачивает товар или услугу;
- Онлайн-касса фиксирует информацию о транзакции (сумму, название товара или услуги, размер налога) и сохраняет ее в фискальном накопителе, одновременно формируя чек;
- Собранные данные шифруются и отправляются в оператор фискальных данных, известный как ОФД;
- Оператор проводит обработку и проверку информации, после чего передает ее в налоговую службу
- Покупатель получает чек — в бумажном или электронном виде.
Кто обязан подключать кассу, а кому — не обязательно
Использование онлайн-касс обязательно для большинства организаций и индивидуальных предпринимателей, которые принимают безналичную оплату от клиентов. Однако есть ряд исключений, которые определены Федеральным законом 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Среди тех, кому не требуется использовать онлайн-кассу:
- ИП и физлица, которые работают на НПД. Тогда выдача чеков будет осуществляться через приложение «Мой налог»;
- ИП, применяющие патентную систему налогообложения, которые при этом занимаются пошивом или ремонтом;
- ИП, которые сдают жилплощадь или машиноместо, принадлежащие им по праву собственности;
- ИП и организации, которые проводят расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях;
- ИП и организации со специфичным родом деятельности — торговля из автоцистерн, присмотр и уход за детьми, вспашка огородов.
Как закон регулирует деятельность предпринимателей
Неприменение ККТ или работа с кассой, не соответствующей требованиям 54-ФЗ, влечет административную ответственность. Меры наказания — предупреждения, штрафы и условия приостановки деятельности — указаны в статье 14.5 КоАП РФ. Самые распространенные из них:
Какими бывают онлайн-кассы
На сегодняшний день в реестре контрольно-кассовой техники ФНС зарегистрировано свыше 200 моделей онлайн-касс. Их можно классифицировать следующим образом:
- Стационарная касса — привычный кассовый аппарат, который можно увидеть в розничных магазинах, аптеках и кафе. Он включает в себя компьютерный блок, сканер штрихкодов, фискальный накопитель, принтер чеков, денежный ящик и весы;
- Мобильная касса — компактное устройство, идеально подходящее для бизнеса с небольшим потоком клиентов, нестабильным интернет-соединением и выездной торговлей. Такие кассы могут хранить до 100 номенклатурных позиций и самостоятельно формировать и печатать чеки;
- Смарт-терминал — современное решение с сенсорным экраном соединяет в себе устройство для чтения карт, принтер чеков, сканер штрихкодов и может поддерживать необходимые для работы ПО. Смарт-терминалы работают по сети или от аккумулятора и подходят практически любому виду бизнеса;
- Фискальный регистратор — аппарат без дисплея и клавиатуры, который подключается к компьютеру с установленными программами и отвечает только за фискализацию и печать чека. Он — частый помощник в крупных супермаркетах и торговых центрах;
- Облачная касса — программное обеспечение, которое интегрируется с сайтом для онлайн-торговли и поддерживает фискальный накопитель. Управление осуществляется через личный кабинет, такая касса может обслуживать несколько точек расчета одновременно.
Как выбрать онлайн-кассу для бизнеса
Чтобы онлайн-касса приносила пользу и не вызывала неудобств, советуем задать несколько вопросов, которые помогут очертить рамку бизнеса и потребности, которые должен удовлетворить ККТ:
- Насколько большой ассортимент товаров? Если количество наименований не превышает пары десятков, вам подойдет бюджетная мобильная касса. Если бизнес крупный, задумайтесь о стационарной кассе, подключенной к софту для учета товаров;
- Какая проходимость у точки? Если у бизнеса небольшое количество клиентов, скорость печати чека не так важна, подойдет обычная мобильная касса. Чем выше проходимость, тем критичнее скорость, поэтому сделайте выбор в пользу фискального регистратора;
- В каких условиях вы работаете? Если расчет происходит на выездной основе или в вашей точке нестабильное интернет-соединение, ваш выбор — мобильная-онлайн касса.
Кроме того, позаботьтесь о резервной передаче данных, встроенном эквайринге и совместимости со специализированным ПО заранее.
Подключить онлайн-кассу 3 в 1 в Совкомбанке
С подключением онлайн-кассы предприниматель получает терминал, встроенный эквайринг и фискальный накопитель. Ее можно брать с собой, если бизнес связан с доставкой, или использовать стационарно, если оплата происходит через кассу.
Универсальный инструмент, который поможет:
- Заменить терминал, кассу с фискальным накопителем и сканер;
- Принять наличные и безналичные платежи по карте и QR;
- Отправить данные в ОФД через фискальный накопитель.
Узнать подробную информацию и оставить заявку можно на сайте.
Больше о бизнесе можно узнать в нашем телеграм-канале «Совкомбанк для бизнеса» или группе во ВКонтакте — подписывайтесь и оставайтесь в курсе главных бизнес-трендов.