В последние годы бизнес всё чаще переходит на автоматизацию документооборота — бумажные акты, договоры и ручные выплаты быстро превращаются в «узкое место» для бухгалтерии и HR. Если ещё недавно подобные процессы велись вручную — с подписанными на коленке PDF и неструктурированными папками на Google Диске, то сегодня автоматизация документооборота при работе с самозанятыми и фрилансерами — уже не конкурентное преимущество, а необходимость.
На рынке есть десятки решений, но чаще всего компании выбирают между двумя популярными системами — YouDo Бизнес и Консоль.Про. Обе системы помогают оформлять и хранить документы в электронном виде, но делают это по-разному. Разберём, чем отличаются подходы, и как выбрать тот, что лучше подойдёт вашему бизнесу.
Зачем бизнесу автоматизировать документооборот
Даже при небольшом количестве исполнителей — 10–15 человек — оформление и хранение бумажных договоров и актов превращается в проблему. А когда речь идёт о десятках или сотнях самозанятых, без автоматизации бухгалтерия просто перестаёт справляться. Договоры, акты, чеки, закрывающие документы — всё это нужно оформить, подписать и сохранить в корректном виде. Ошибка в одном акте может стоить налоговых доначислений или споров с ФНС.
Автоматизация решает сразу несколько проблем:
- Документы формируются автоматически — без ручного ввода реквизитов и копипаста.
- Подписываются онлайн — КЭП или ЭП прямо в системе, без бумажных оригиналов.
- Хранятся в нужном формате — пригодном для предъявления контролирующим органам.
- Архив упорядочен — легко найти нужный договор, акт или чек даже спустя годы.
- Регистрация действий в системе — важно при налоговых проверках или судебных спорах.
По сути, автоматизация ЭДО — это не просто удобство, а элемент внутреннего контроля и снижения рисков. Всё можно проверить, скачать и предъявить контролирующим органам за несколько минут.
YouDo Бизнес: удобство, автоматизация и масштаб
YouDo Бизнес предлагает максимально упрощённый сценарий работы. Все основные документы — договор, акт, чек — формируются автоматически на основе шаблонов.
Сервис не требует ручного заполнения, данные подставляются из профиля компании и исполнителя.
После этого документ можно подписать прямо в системе — без печати, сканов и обмена по почте. Все подписанные файлы сохраняются в облачном архиве и доступны в любое время.
Отдельный плюс — хранение документов в формате, который полностью соответствует требованиям ФНС. При необходимости их можно выгрузить и предоставить контролирующим органам в пару кликов.
Платформа рассчитана на пользователей без бухгалтерского образования — менеджеры и HR могут оформлять документы без участия юристов. Всё выглядит и работает интуитивно: выбрали исполнителя, создали документ, подписали, сохранили.
Платформа рассчитана не только на бухгалтеров, но и на менеджеров, HR и руководителей проектов — интерфейс интуитивный, разобраться можно без обучения.
Плюсы YouDo Бизнес:
- автоматическое формирование и подписание документов;
- безопасное облачное хранение в формате, пригодном для ФНС;
- журнал действий и прозрачная история документооборота;
- простота внедрения — не требует специалистов по ЭДО;
- интеграция с выплатами и проверкой статусов исполнителей.
Минусы YouDo Бизнес:
- ограниченные возможности для сложных маршрутов согласования (если в компании много уровней утверждения документов);
- не предусмотрена полноценная работа с КЭП для всех сценариев — подходит не для каждого формально-юридического процесса;
- при большом объёме кастомных интеграций может потребоваться участие специалистов API.
Консоль.Про: юридическая глубина и контроль
Консоль.Про делает ставку на юридическую проработку документооборота.
Здесь можно использовать собственные шаблоны договоров, назначать маршруты согласования, контролировать подписи и статусы.
Платформа интегрируется с операторами ЭДО и поддерживает квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Для компаний, где важно строгое соответствие формальным требованиям и юридическая сила документов, это ощутимое преимущество.
Хранение также организовано на уровне корпоративных архивов — документы можно выгружать в разных форматах и передавать в налоговые или трудовые органы без дополнительной подготовки.
Консоль.Про подойдёт организациям с внутренними юристами и бухгалтерами, которым нужно больше контроля и настроек. Интерфейс немного сложнее, но даёт возможность гибко управлять процессом документооборота.
Плюсы Консоль.Про:
- глубокая юридическая проработка документооборота;
- поддержка КЭП и интеграции с операторами ЭДО;
- возможность использовать собственные шаблоны.
Минусы Консоль.Про:
- требует вовлечения бухгалтеров или юристов;
- сложнее внедряется и настраивается;
- меньше ориентирована на скорость и массовость.
Хранение и предоставление документов контролирующим органам
Обе платформы позволяют надёжно хранить документы и предоставлять их при проверках. Разница — в удобстве и скорости доступа.
- YouDo Бизнес хранит все договоры, акты и чеки в облачном архиве, где каждый документ можно найти по исполнителю, дате или типу. Формат полностью соответствует требованиям ФНС и Роструда. При проверке достаточно скачать нужный пакет — система сформирует архив за выбранный период автоматически.
- Консоль.Про также обеспечивает юридически корректное хранение, но доступ организован через интерфейс ЭДО и требует чуть больше шагов.
Если говорить о реальной практике, то бухгалтеру в YouDo Бизнес достаточно нескольких кликов, чтобы выгрузить документы для налоговой, тогда как в Консоль.Про чаще нужен специалист, знакомый с маршрутизацией внутри ЭДО.
Сценарии использования
Если компания работает с большим количеством исполнителей и хочет, чтобы документооборот оформлялся «по щелчку», без сложных настроек и инструкций YouDo Бизнес будет проще в запуске.
Платформа подойдёт для малого и среднего бизнеса, где важна скорость и минимум ручной работы.
Если же требуется формализованный ЭДО с многоуровневым согласованием, поддержкой КЭП и точным контролем — логичнее выбрать Консоль.Про. Это решение больше ориентировано на бухгалтеров и специалистов по документообороту, которым важна юридическая строгость и управляемость процессов.
Вывод
Обе платформы решают главную задачу — автоматизацию документооборота и снижение рисков при проверках. Но подходы разные.
YouDo Бизнес делает ставку на скорость, удобство и минимальное участие человека в рутине.
Консоль.Про больше ориентирована на компании, где процессы строго регламентированы и каждый документ проходит несколько уровней согласования. Это надёжное решение, но требующее времени и ресурсов для настройки.
Если цель — ускорить работу, сократить ошибки и освободить бухгалтерию, рациональнее выбрать YouDo Бизнес.
Если же приоритет — формальная строгость и контроль каждого шага, то Консоль.Про будет более привычным вариантом.
Выбор между ними зависит не только от удобства интерфейса или способа хранения документов. Чтобы принять взвешенное решение, стоит оценивать и другие параметры, которые мы в этой статье не рассматривали:
- интеграцию с внутренними бухгалтерскими и финансовыми системами,
- возможности настройки тарифов и распределения прав доступа,
- качество техподдержки,
- стабильность при большом объёме данных.
И YouDo Бизнес, и Консоль.Про успешно решают задачу автоматизации документооборота, но делают это по-разному. Главное — выбрать не самый популярный сервис, а тот, который подходит именно вашему бизнесу. Тогда автоматизация документооборота станет не просто удобным инструментом, а реальной помощью в работе и гарантией спокойствия при проверках.
______________________________
Все материалы в этом блоге являются личным мнением автора и не являются рекламой. Информация получена из открытых источников, включая официальные сайты компаний. Автор не гарантирует абсолютную точность и актуальность данных. Перед принятием решений рекомендуем проверять информацию самостоятельно.