Ошибки в кадровых документах — это не просто мелочи.
Это частая причина штрафов и конфликтов с трудовой инспекцией, а иногда и с Роскомнадзором. Проблема в том, что многие руководители узнают об этих ошибках только после проверки.
Чтобы не оказаться в числе «пострадавших», разберём 5 признаков, что ваш кадровый учёт уже требует срочной автоматизации.
⚠️ Признак №1. Персональные данные — в Excel или бумажных папках
📂 Ситуация:
Файлы с личными данными сотрудников хранятся на общих дисках, в Word или Excel, к ним имеет доступ кто угодно.
💣 Риски:
— Штрафы до 500 000 рублей за нарушение закона о персональных данных (152-ФЗ).
— Иски от сотрудников при утечке информации.
✅ Решение:
— Перенесите хранение данных в защищённую кадровую программу с доступом по логину и паролю.
— Подготовьте пакет документов по персональным данным: положения, согласия, приказы о назначении ответственных.
🚨 Признак №2. Страшно ждать проверку трудовой инспекции
📄 Ситуация:
Найти нужные приказы за прошлые годы — целая квест-игра.
Формы документов устарели и не соответствуют текущему законодательству.
💣 Риски:
Штрафы до 100 000 рублей (ст. 5.27 КоАП).
✅ Решение:
Используйте кадровую программу, где можно сформировать любой приказ за нужный период — даже по уволенным сотрудникам.
🕒 Признак №3. Кадровик тратит часы на рутину в Word и Excel
📂 Ситуация:
Каждый приказ заполняется вручную.
Находит нужный шаблон, редактирует, согласует — и так по кругу десятки раз.
😤 Проблемы:
— Ошибки из-за человеческого фактора.
— Потеря времени и денег.
— Риски штрафов за хранение персональных данных в открытых файлах.
✅ Решение:
Кадровая программа формирует приказы и договоры в 1 клик.
Все документы хранятся централизованно — удобно и безопасно.
⏰ Признак №4. Нарушаются сроки отпусков и отчётов
📅 Ситуация:
— Забывают уведомить сотрудника об отпуске.
— Опаздывают с больничными.
— Не успевают подать отчёты в СФР.
💣 Последствия:
— Штрафы от инспекции.
— Конфликты внутри коллектива.
✅ Решение:
Автоматизация сроков и напоминаний.
Программы кадрового учёта и органайзеры умеют напоминать о важных датах и показывать уведомления заранее.
🧾 Признак №5. Кадровик не успевает за изменениями законодательства
⚙️ Ситуация:
Законы меняются каждый год:
— новые требования по персональным данным,
— ЕФС-отчёты,
— воинский и миграционный учёт,
— обновления форм приказов и трудовых договоров.
🌀 Даже самый внимательный специалист рискует что-то пропустить.
✅ Решение:
Современные кадровые программы обновляют шаблоны автоматически.
Разработчики следят за изменениями и регулярно выпускают обновления — вам не нужно делать это вручную.
🧩 Итог: если узнали себя хотя бы в двух пунктах...
…значит, ваш кадровый учёт в зоне риска.
Пора провести аудит, выявить слабые места и переходить на автоматизацию.
Современные решения позволяют:
📊 хранить документы в защищённой базе,
⚡ формировать приказы в один клик,
🔒 соблюдать 152-ФЗ,
🕒 экономить десятки часов на рутине.
✨ Совет от нашей команды разработчиков ПО “РП-Интеграция”:
Начните с малого — внедрите простую программу для кадрового учёта.
✅Кстати, можете посмотреть бесплатную версию нашей программы "Отдел Кадров Плюс" по данной ссылке.