Как заключить договор с самозанятым в 2025 году и не получить штраф

Работать с фрилансерами, зарегистрированными как плательщики налога на профессиональный доход (НПД), выгодно: вы получаете услуги и разовые работы без оформления трудовых отношений, снижаете налоговую нагрузку и не связываете себе руки обязательствами работодателя. Но чтобы всё прошло без проблем, отношения с самозанятым нужно формализовать. Рассказываю, зачем нужен договор и на что обратить внимание.

Почему договор обязателен

Сотрудничество с самозанятым регулируется гражданским законодательством. Исполнитель берёт на себя конкретную задачу и выполняет её лично — привлекать третьих лиц нельзя, иначе соглашение могут признать недействительным. Заключив письменный договор, вы:

• фиксируете объём работ, сроки и стоимость;
• подтверждаете право платить исполнителю без удержания НДФЛ и страховых взносов;
• получаете документальные доказательства расходов на случай налоговой проверки.

Важно хранить договор, акты и чеки не менее четырёх лет: именно этот срок налоговая может запросить подтверждающие документы.

Что должно быть в договоре

Включите в соглашение следующие пункты:

• Предмет — какие услуги или работы выполняет самозанятый.
• Сроки и место — период оказания услуг и, при необходимости, точку выполнения.
• Права и обязанности — что обязаны сделать заказчик и исполнитель.
• Порядок приёмки — акт выполненных работ или услуг, который подписывают по завершении.
• Стоимость и оплата — сумма вознаграждения, сроки и способ (на карту или счёт).
• Статус НПД — подтверждение, что исполнитель зарегистрирован как самозанятый.
• Ответственность — штрафы за нарушение условий.
• Форс‑мажор и расторжение — как действовать при непредвидённых обстоятельствах.

Налоги и выплаты

Самозанятый сам рассчитывает и перечисляет налог через приложение «Мой налог»: 4 % от дохода при работе с физическими лицами и 6 % при расчётах с компаниями. Заказчик не удерживает НДФЛ и не платит страховые взносы. Если исполнитель потерял статус плательщика НПД, он обязан предупредить об этом заказчика — в противном случае заказчику придётся выступать налоговым агентом и удерживать налоги.

Типичные ошибки

Часто компании игнорируют простые правила и попадают под штрафы. Вот что бывает:

• задачи сформулированы расплывчато — налоговая может признать такие отношения трудовыми;
• нет акта приёмки — сложно доказать факт выполнения работы;
• исполнитель не сформировал чек в приложении «Мой налог» — без него заказчик не подтвердит расходы.

Избежать ошибок легко: заранее пропишите все детали и следите, чтобы самозанятый своевременно отправлял чеки.

Пример структуры договора

1. Предмет договора: оказание консультаций, выполнение бухгалтерских работ, подготовка аналитических записок (уточните нужное).
2. Сроки: с __ по __.
3. Стоимость: ___ руб.
4. Порядок оплаты: перечисление вознаграждения в течение трёх рабочих дней после подписания акта.
5. Документы: акт выполненных работ и чек из приложения «Мой налог».

Такой шаблон можно адаптировать под конкретную задачу.

Вопросы, которые задают чаще всего

• Какой налог платит самозанятый? 4 % при оплате от физлиц и 6 % — от юрлиц.
• Нужно ли платить страховые взносы? Нет, если исполнитель подтверждает статус самозанятого.
• Как подтвердить расходы? Храните договор, акт и чек из «Мой налог» — этих документов достаточно для налоговой.

Как YouDo Business упростит работу с внештатниками

Юридические тонкости, налоговый статус исполнителя, акты и чеки — всё это кажется сложным, если заниматься оформлением вручную. Сервис YouDo Business автоматизирует взаимодействие с самозанятыми: помогает заключить правильный договор, следит за актуальностью статуса НПД и формирует все необходимые документы. Оплата проходит через удобный сервис, а компания остаётся в правовом поле.

Попробовать сервис можно по ссылке