На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
Как узнать сроки хранения таких документов, как:
- журнал (лист) ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА);
- журнал регистрации медицинских книжек, которые хранятся у медицинской сестры;
- программа в области энергосбережения и повышения энергоэффективности?
Ответ
Журнал (лист) ознакомления с ЛНА. Указатель видов документов к Перечню 2019[1] не содержит такого документа, как лист ознакомления с организационно-распорядительными документами или ЛНА.
Согласно ст. 22 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Факт ознакомления в этом случае будет закреплен в листе (журнале) ознакомления. Лист ознакомления (рассылки) следует поместить в дело вместе с ЛНА или распорядительным документом, утвердившим его. Следовательно, хранить такой лист ознакомления необходимо в течение срока хранения самого ЛНА или документа, его утвердившего.
Логика наших рассуждений подтверждается и новыми Правилами 2023[2].
Извлечение из Правил 2023
49. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
а) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;
[…]
д) приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются дело вместе с документами, к которым они относятся;
[…]
Что касается журнала ознакомления, то срок его хранения также аналогичен сроку хранения ЛНА, указанного в нем. Только исчисляться он будет с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено его ведение[3]. Таким, образом, для определения срока хранения журнала ознакомления необходимо, прежде всего, определить срок хранения ЛНА, с которым в организации знакомят сотрудников под подпись в этом журнале.
Журнал регистрации медицинских книжек. Срок действия медицинской книжки не ограничен и определяется датами обследований и анализов, которые работнику необходимо сдавать для получения разрешения на трудовую деятельность. Как правило, проходить медицинское обследование нужно раз в год. Исключение составляют отдельные пищевые и медицинские отрасли.
Такого вида документа, как журнал регистрации медицинских книжек, нет ни в Перечне 2019, ни в Перечне Минздрава[4]. В Перечне МЧС[5] мы можем найти срок хранения медицинских книжек.
Таким образом, для журнала регистрации медицинских книжек предлагаем установить срок хранения 3 года. В графе «Примечания» номенклатуры дел рекомендуем указать ссылку на Перечень МЧС.
Программа в области энергосбережения и повышения энергоэффективности не значится ни в Перечне 2019, ни в Перечне НТД[6]. Необходимо понимать, что программа – это плановый документ, и касается он определенного направления (вида) деятельности.
Обратимся к Перечню 2019.
Анализируя заголовок ст. 200 Перечня 2019, программу в области энергосбережения и повышения энергоэффективности мы можем рассматривать как плановый документ по отдельному (определенному) направлению деятельности, а значит, установить ему срок хранения 5 лет. При этом не забываем об отметке ЭПК, которая означает, что указанные документы или их часть могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности[7].
________________________________________
[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
[3] Пункт 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237; далее – Инструкция по применению Перечня 2019).
[4] Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минздрава России от 03.08.2023 № 408).
[5] Здесь и далее – Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, территориальных органов и организаций, входящих в его систему, с указанием сроков хранения (утв. приказом МЧС России от 10.02.2021 № 70).
[6] Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 28.12.2021 № 142).
[7] Пункт 4.9 Инструкции по применению Перечня 2019.