Салют!
Цель сегодняшней статьи — помочь извлечь максимум пользы от Внедрения 1С для всех участников.
Формат статьи: проблема — решение.
Для ясности предлагаю сразу определиться с понятиями:
- программный продукт 1С: Сокращенно "ПП 1С". Состоит из платформы и конфигурации. Подробнее описал в статье https://dzen.ru/a/aNjzWZ87bFTXe2qF?share_to=link.
- Заказчик: тот, кто будет использовать ПП 1С. Это может быть организация, индивидуальный предпринимать и т. п.
- Исполнитель: официальный партнер 1С (франчайзи), фрилансер, штатный специалист и проч.
- Внедрение: процесс настройки ПП 1С под конкретный бизнес.
- Предпроектное исследование: подготовительные мероприятия, которые обеспечивают качественное внедрение ПП 1С.
Рейтинг проблем Внедрения по частоте появления:
Проблема 1. Заказчик и специалист не понимают друг друга.
Звучит странно, но на самом деле это самая частая история.
Пример диалога:
Заказчик: Мне нужно настроить 1С под мой бизнес. У меня там все просто. Нужны только стандартные настройки. Сколько стоит?
Исполнитель: Ну если только стандартные настройки, то за пару часов все сделаю.
Заказчик: Ок, меня устраивает. Оплачиваю. Когда будет готово?
Исполнитель: Приходите завтра.
Наступает завтра.
Исполнитель: Добрый день, все готово.
Заказчик: Хорошо. Сейчас проверю. Так: а почему мой бухгалтер не может войти в программу под своим логином и паролем?
Исполнитель: Вы не говорили, что в ПП 1С нужно создать пользователя с правами «Бухгалтер». Это не стандартные настройки.
Заказчик: «не доволен». А почему в мою программу автоматически не подгружаются данные из моего банк клиента?
Исполнитель: Вы не говорили, что в ПП 1С нужно настроить автоматическую загрузку данных из банка. Это не стандартные настройки.
Заказчик: «закипает». А где всем мои 2 500 клиентов, мне их что, руками заносить?!
Исполнитель: «тоже закипает» Вы не говорили…. Это не стандартные настройки!
Заказчик: «в истерике» За что я отдал деньги?!! Ваша 1С не работает (занавес).
И такие диалоги в разных вариациях происходят практически каждый день. А вся проблема в том, что нет никаких СТАНДАРТНЫХ настроек.
Вернее СТАНДАРТНЫЕ настройки по мнению Заказчика и СТАНДАРТНЫЕ настройки по мнению Исполнителя — это совершенно разные вещи.
Решение:
С помощью Предпроектного обследования.
Перед тем, как оценить работу Исполнитель обязан подробно расспросить: а что именно Заказчик подразумевает под СТАНДАРТНЫМ настройками.
Лично у меня для этого есть ЧЕК лист более чем с 30 вопросами и все они важные, т. к. в зависимости от ответа на каждый из них оценка работ может отличаться в разы.
Примеры вопросов:
- сколько пользователей будет работать в программе;
- сколько организаций (филиалов) необходимо вести в ПП 1С?
- сколько складов, подразделений?
- нужен блок учета продаж (опт, розница), услуг, производства, доставки?
- нужно подключить торговое оборудование (кассы, сканеры, ТСД)?
- нужен учет ЗП сотрудникам (оклад, сдельная) и т. д.
Далее на основе ответов Заказчика я создаю схему организационной структуры предприятия.
Пример схемы орг. структуры:
Далее я создаю схемы конкретных бизнес процессов, где детально прописываю действия в разрезе исполнителей.
Пример схемы бизнес-процесса Закупки:
Только после формирования данных схем у Исполнителя появляется достаточная информация о деятельности Заказчика, чтобы оценить Внедрение.
Из практики:
- звучит странно, но Исполнитель почти никогда не знает своих бизнес процессов до конца. И эту проблему необходимо решить до начала Внедрения ПП 1С.
- почти всегда в процессе сбора информации Исполнитель вносит улучшения в свои бизнес процессы. Эти улучшения также необходимо фиксировать и включать в оценку работ по Внедрению.
Для кого, в итоге, нужно Предпроектное обследование?
Ответ: для обоих сторон:
- для Заказчика: чтобы понять в деталях свой бизнес, осуществить качественную автоматизацию, внести улучшения в бизнес-процессы.
- для Исполнителя: для качественной оценки Внедрения, для сдачи работ в соответствии с полученной информацией.
На самом деле, если решить проблему №1, то большинство Внедрений ПП 1С проходят отлично, но бывают и исключения.
Проблема 2. Сотрудники не знают, как работать в ПП 1С.
Заказчик часто ошибочно считает, что стоит один раз настроит ПП 1С и можно отдыхать. Но на самом деле — работа только начинается.
Важная часть процесса Внедрения — это сделать так, чтобы пользователи начали работать в системе ПП 1С.
И не просто работать, а совершать правильные действия в соответствии с бизнес-процессами Заказчика и методикой работы в ПП 1С.
Проблема в том, что ПП 1С дает огромную свободу действий для пользователей, следовательно, возможностей наделать ошибок в учете существует масса.
Например, накануне сдачи отчетности в крупном холдинге бухгалтер удаляет документ двухмесячной давности в закрытом периоде. После чего в ПП 1С автоматически пересчитываются остатки и взаиморасчеты по всей организации.
Сколько стоит исправить эту ошибку: очень дорого, а может и вообще невозможно за короткий срок.
Решение:
- формирование регламентов (инструкций) ведения учета для каждого типа участника бизнес процесса (для бухгалтеров, менеджеров, снабженцев и проч.)
- обучение ведению учета каждого участника в соответствии с разработанной инструкцией.
Ниже представлен пример инструкции, которую я создаю для своих Заказчиков.
Проблема 3. Отсутствие системы контроля правильности ведения учета в ПП 1С.
Ситуация случается реже, но регулярно.
Вот мы настроили ПП 1С, вот написали регламенты и инструкции, вот обучили пользователей, сдали работы и попрощались.
Но после 2 месяцев Исполнитель подключается к Заказчику, чтобы кое что проверить и с ужасом обнаруживает, что в учете ПП 1С полны хаос, как будто ничего и не настраивали совсем недавно.
Как так получается?
Проблема в том, что ведение учета в ПП 1С необходимо регулярно контролировать. То, что у пользователей есть инструкции еще не гарантирует, что они не будут совершать ошибок. Мы все люди и ошибки неизбежны.
Решение:
разработать регламент мероприятий по регулярной проверке корректности ведения учета в 1С.
Примеры мероприятий:
- ввод запрета изменений в периодах, по которым сдана отчетность;
- запрет наличия «развернутого» сальдо во взаиморасчетах (это когда по одному контрагенту у нас дебеторская и кредиторская задолженность одновременно);
- подготовленные отчет в соответствии с установленным графиком в разрезе ответственных и т. д.
Также необходимо разработать регламент исправления обнаруженных ошибок в учете с определением ответственных, а также мерами наказания и поощрения.
Проблема 4. Саботаж со стороны сотрудников.
Такое тоже, к сожалению, случается регулярно.
Внедрение ПП 1С, особенно в крупных организация, часто сопровождается увольнением тех или иных сотрудников.
Дело в том, что когда в организации начинает работать эффективная система учета — становится видна каждая мелочь, например, куда делись остатки товаров на складе (которые уже никто не проверял пару лет), кто задержал подачу информации для подготовки отчетности, кто некорректно посчитал ЗП и т. д.
Предчувствуя это, некоторые сотрудники заранее начинают возмущаться, что «ваша 1С» нам не нужна, мы и на бумажках все классно считали.
Решение:
Тут очень важно разобраться, почему именно возникает недовольство со стороны конкретного сотрудника.
Чаще всего проблема в том, что сотруднику просто не объяснили, как работать в новой системе и нужно только качественное обучение, а также доработка функционала ПП 1С под специфические требования сотрудника (возвращаемся к качественному Предпроектному обследованию).
Но если после всех мероприятий сотрудник продолжает упорно саботировать работу в ПП 1С, то это уже повод задуматься — а нужен ли он в организации?
Проблема 5. Отсутствие подходящего оборудования и программного обеспечения.
На сайте 1С приведены минимальные требования для работы системы, но они явно занижены. Т.е. ПП 1С может и запуститься, но работать в ней будет не комфортно.
И если мы говорим про установку 1С на персональный компьютер пользователя, то нужно готовить 8 ГБ оперативной памяти и столько же физической.
А если ПП 1С нужно установить на сервер и организовать доступ нескольких удаленных пользователей, то все немного интереснее.
Как минимум Исполнителю понадобится настроить 2 системы на сервере:
- система управлениями базами данных (MySQL, Postgree и проч.).
- система администрирования сервера 1С.
Из практики: среднего уровня системные администраторы могут настроить 1 систему, но почти никто не знает, что делать с системой 2.
А это влияет на скорость работы ПП 1С, безопасность данных, отказоустойчивость и т. д.
Также необходимо настроить такие процессы, как публикация данных через интернет, интеграция со сторонними оборудованием и сервисами и т.д.
Решение:
найти для настройки сервера 1С системного администратора с соответствующими специфическими навыками или обучиться самому, что дольше и мучительнее.
На этом все. Конечно, всякие мелочи могут сюда не войти, например, пожар, увольнение ключевого сотрудника и проч., но частота появления таких проблем на уровне погрешности.
Надеюсь, эта статья поможет вам.
По вопросам обучения и сотрудничества пишите в ТГ: @dima4013
Рекомендую подписаться на мой канал в Дзен (там я публикую свои статьи):
- https://dzen.ru/live1c2025?share_to=link
или ТГ (там мне можно писать вопросы по теме):