Известно ли Вам чувство потери контроля над документами? Например, юрист уволился, бухгалтер искала файлы три дня, а контрагент требовал штрафы. Именно в такие моменты приходит понимание: хаос в договорах — это не «технические моменты», а бомба замедленного действия. Она тихо съедает деньги каждый день.
Проведите аудит и проверьте 6 признаков того, что Ваша система договорной работы дырявая, как решето. Проверьте себя.
Признак 1: Договоры живут своей жизнью
📌Ситуация: «Где последняя версия? В почте у Маши? Или в папке у Пети?» — знакомый утренний квест?
Проблема: Сотрудники тратят часы на поиски. А в суде можно проиграть из-за не той версии.
Что делать: Создать единый цифровой архив. Хотя бы общую сетевую папку, где все файлы лежат по полочкам. В идеале — специальную программу, где у каждого документа есть история и сроки.
---
Признак 2: Деньги утекают в никуда
📌Ситуация: Бухгалтерия дважды платит один аванс. Потому что акты и счета потерялись в общем чате.
Проблема: Прямые убытки. Испорченные отношения с партнерами. Ссоры между отделами.
Что делать: Вести единый реестр платежей и документов. Контролировать: «планируется – подписан – оплачен». Это можно настроить даже в Excel, а лучше в договорной программе с контролем первичных документов.
---
Признак 3: Согласование — это квест
📌Ситуация: Договор «путешествует» по офису неделями. Каждый вносит правки, но итоговой версии нет.
Проблема: Срываются сделки. Сотрудники заняты не работой, а беготней с бумажками.
Что делать: Внедрить четкий регламент и автоматизировать маршрут согласования. Чтобы каждый знал свою очередь, а руководитель видел, где застрял документ.
---
Признак 4: Сроки горят вместе с деньгами
📌Ситуация: Вспоминаете о сроке поставки или оплаты только когда приходит штрафная пеня.
Проблема: Репутационные потери и суды из-за срывов обязательств.
Что делать: Все сроки из договоров — сразу в план-график с напоминаниями. Можно в ежедневниках или в специальном календаре, который "не отстанет" от ответственных, пока те не закроют задачу.
---
Признак 5: При слове «проверка» все бледнеют
📌Ситуация: Пришел запрос из налоговой. И начинается аврал: «Кто где хранит тот договор за 2022 год?!»
Проблема: Штрафы за непредоставление документов и нервы всего коллектива.
Что делать: Хранить всё в единой базе с быстрым поиском. Чтобы за несколько секунд найти любой документ по названию, контрагенту или дате.
---
Признак 6: Отчеты делаются неделю
📌Ситуация: Руководство просит отчет по договорам. А его нельзя сделать, потому что данные разбросаны по десяткам Excel-файлов на разных компьютерах.
Проблема: Невозможно принять верное решение. Вы управляете бизнесом вслепую.
Что делать: Перейти на программу договорного учета, которая сама строит отчеты за пару кликов. Любой срез: по контрагентам, проектам, срокам.
Финальный аккорд
Если Вы узнали в этом своем компанию — то Вы не одиноки. С такой проблемой сталкивается больше половины растущих бизнесов.
📌Главный вывод: Хаос в договорах — это не вопрос удобства. Это вопрос денег и безопасности.
Если набралось 2-3 признака — пора действовать. Не нужно сразу покупать дорогую систему. Начните с малого: соберите команду, опишите регламенты на бумаге. А уже под них ищите программу для контроля договоров и первичных документов.
А какой из пунктов беспокоит Вас больше всего? Поделитесь в комментариях, обсудим, как это обычно решают.
Кстати, попробуйте бесплатную версию программы "Договор Партнер". Наша команда внедрила ее в организациях из разных отраслей.