Коллеги, давайте поговорим об авансе. Для многих это самая простая и быстрая операция в месяце. Но именно в этой простоте кроются подводные камни, которые могут привести к ошибкам и конфликтам с сотрудниками.
Я выработала свою систему, которая позволяет мне начислять аванс быстро, но при этом с минимальным риском ошибок. Делюсь с вами своим алгоритмом.
Что входит в мой аванс? (Список шире, чем кажется)
В отличие от окончательного расчета, здесь нет премии и сложных удержаний. Но начисляется аванс не только за отработанные дни!
В расчет аванса у меня автоматически попадают:
- Оклад за отработанные дни с 1 по 15 число (согласно табелю).
- Все постоянные доплаты: за ночные смены, вредные условия, совмещение профессий. Они уже внесены в ЗУП и подтягиваются автоматически.
- Больничные за счет работодателя (первые 3 дня). Мы перечисляем их дважды в месяц, в ближайшую дату выплаты.
- Разовые выплаты: материальная помощь, премия к юбилею. Мы можем включить их в аванс, но выплачиваем по отдельной ведомости.
- Оплаты по среднему заработку (командировки, сдача крови, доп. дни по уходу за ребенком-инвалидом), если они приходятся на период с 1 по 15 число.
Мой лайфхак: Чтобы эти начисления попали именно в аванс, в документах я всегда ставлю способ выплаты «с авансом». Это ключевой момент!
«Почему аванс всегда разный?» — отвечаем на главный вопрос сотрудников
Коллеги, сколько раз вы слышали от сотрудника: «А почему в этом месяце аванс меньше, чем в прошлом?» или «Что за цифры, почему не просто 50%?». Это самый частый вопрос, и к нему нужно быть готовым.
Давайте разберем на примерах, почему аванс — величина переменная:
- Разное количество рабочих дней в первой половине месяца.
Пример: В марте с 1 по 15 число может быть 9 рабочих дней, а в апреле — 11. При одном и том же окладе аванс за апрель будет больше. Это самая частая причина «скачущих» сумм. - Влияние праздников.
Пример: В январе первая половина месяца почти полностью состоит из новогодних каникул. Если сотрудник их не отрабатывал, его аванс будет минимальным, так как он рассчитан только за 1-2 фактически отработанных дня. То же самое происходит в мае.
Откуда взялась эта система и почему «50%» — это прошлый век?
Многие до сих пор уверены, что аванс — это ровно половина оклада. Это старое, но очень живучее заблуждение.
- Раньше: Действительно, была распространена практика выплачивать фиксированные 50% от оклада. Это было просто, но незаконно и несправедливо по отношению к работникам и работодателям.
- Сейчас: Согласно Трудовому кодексу (ст. 129, 136 ТК РФ), зарплата платится за фактически отработанное время. Аванс — это заработная плата за первую половину месяца, а не аванс в классическом понимании слова. Поэтому он и рассчитывается строго пропорционально отработанным дням.
Что сказать сотруднику?
Объясните спокойно и просто: «Ваш аванс — это не фиксированный процент, а зарплата за первые 15 дней месяца. Мы считаем ее так: ваш оклад делим на количество рабочих дней в месяце и умножаем на дни, которые вы отработали с 1 по 15 число. Поэтому в разные месяцы сумма может меняться». При этом можно добавить, что если сейчас маленький аванс из-за например праздников, зато остаток будет большой)))).
Многоступенчатая проверка — залог спокойствия
После того как все документы проведены, начинается самый важный этап.
- Формирую расчетную ведомость за первую половину месяца.
- Метод «бегущей строки»: Просматриваю каждую колонку, но акцент делаю на самых «рисковых»:
Доплаты (ночные, вредность)
Оплаты по среднему заработку
Удержания (хотя их минимум, но они бывают, например, алименты) - Фильтрация — мой главный инструмент. Я отфильтровываю каждую колонку по очереди и проверяю каждого сотрудника, у которого есть такие начисления/удержания.
Почему я это делаю?
Доплаты и оплаты по среднему часто заводит служба персонала. Я, чтобы минимизировать человеческий фактор, проверяю в 1С:
- Сроки действия доплат.
- Правильность расчета среднего заработка.
- Процент удержаний (например, по алиментам) с помощью простых формул прямо в ведомости.
Итог: почему этот метод работает
Такой подход занимает не больше 20-30 минут, но зато я могу быть на 99% уверена в расчетах. Это позволяет:
- Избежать конфликтов с сотрудниками из-за недоплат.
- Не создавать долгов по зарплате перед персоналом.
- Спать спокойно в период между авансом и основной зарплатой.
Аванс — это первая часть зарплаты, и она должна быть так же точна, как и итоговая выплата.
Опрос для читателей:
А как у вас с авансом?
- ✅ Считаем от отработанных дней, включаем все доплаты. Все по закону!
- 🤔 Платим фиксированный процент (знаю, что не совсем верно, но так принято).
- 📅 У нас все автоматизировано, и я доверяю программе без глубокой проверки.
- 🔍 Я, как и автор, делаю выборочную или сплошную проверку. Лучше перебдеть!
P.S. А вы проверяете аванс или доверяете системе? Какие самые неочевидные ошибки вам удавалось найти? Делитесь в комментариях — ваш опыт бесценен!