Каждый финансовый директор и экономист знает: просто составить бюджет недостаточно. Главное — научиться с его помощью управлять финансами и бизнесом. В этом цикле статей я детально разберу план-факт анализ бюджета движения денежных средств (БДДС) — от основ до продвинутых техник перераспределения бюджета. Аналогичный подход можно применять к бюджету доходов и расходов, бюджету налогов и тд.
✅ Мы пройдем 4 ключевых этапа:
- Анализ плана — как проверить, что бюджет составлен правильно;
- Сравнение плана и факта — классический анализ отклонений;
- Перераспределение статей бюджета — искусство гибкого управления финансами;
- Итоговый анализ — как оценить результат после всех корректировок.
✅ Этот материал будет особенно полезен:
- Финансовым специалистам, которые хотят вывести анализ на новый уровень;
- Руководителям, которые принимают решения на основе бюджетных данных;
- Всем, кто работает с бюджетами в Excel и стремится к автоматизации процессов.
Готовы разложить бюджет движения денежных средств по полочкам? Начинаем разбор в 4-х частях!
В этой части я разберу:
• Какие контрольные точки проверить в плановых показателях;
• 7 главных ошибок при составлении бюджета ДДС;
• Как структурировать статьи для удобного анализа.
Разбираем бюджетный план — фундамент для анализа
Прежде чем сравнивать план с фактом, внимательно изучите сам бюджет. Работаем с плановыми показателями условной компании ООО «Бюджет» - Рис.1. Вот на что стоит обратить внимание:
- Ключевые статьи – какие расходы или доходы составляют 80% бюджета? Именно они дадут главные отклонения. В плановых показателях ООО «Бюджет» (Рис.1) наиболее весомые статьи – оплата труда 6850 тыс.руб., материалы для основной деятельности – 5068,7 тыс.руб. и энергоресурсы 3498,9 тыс.руб.
- "Защищенные" статьи – даже если они небольшие - например, аренда или связь. Их редко корректируют, поэтому перерасход по ним может быть тревожным сигналом. В компании ООО «Бюджет» к защищенным статья относят - материалы для основной деятельности, энергоресурсы и оплату труда. Здесь весомость статей совпадает с защищённостью. Кроме того, к защищённым статья в ООО «Бюджет» также относят платежи в бюджет и внебюджетные фонды – 694,7 тыс.руб. (Рис.1), аренду и коммунальные услуги - 1653,5тыс.руб., услуги связи и Интернет 37,9тыс.руб.
- Сезонность – если в вашей компании есть цикличность, например, предпраздничные всплески продаж или летний спад, это важно отражать в плане. Разбираемая компания ООО «Бюджет» сезонности не имеет.
📌 Для наглядности разберём пример за 3 месяца – этого хватит, чтобы увидеть динамику, но не утонуть в данных. На практике же финансовый специалист анализирует весь плановый период – квартал, год или даже несколько лет.
Почему 80% ошибок план-факт анализа заложены уже на этапе планирования?
Прежде чем сравнивать цифры, нужно убедиться, что ваш бюджетный план:
- Реалистичен;
- Детализирован;
- Соответствует бизнес-процессам.
Прежде чем перейти к цифрам план-фактного анализа, ответьте на вопрос: "А правильно ли составлен план?" Если изначально допущены ошибки в прогнозах, факт неизбежно уйдёт в "красную зону".
Типичные ошибки в бюджетировании и решения, как их избежать:
✔ Ошибка №1: Завышение целей
Амбициозные цели вдохновляют команду, но завышенные показатели демотивируют сотрудников и приводят к провалу всего плана. Важно ставить амбициозные, но достижимые цели.
Решение: Установите разумные целевые показатели, основываясь на реальных возможностях и ресурсах вашей компании. Если обратиться к Рис.1, то бюджет на квартал составляет 27,4 млн.руб., если в предыдущем квартале план и/или (анализируйте и к плану, и к факту!) факт ниже более чем на 7%, это уже знак о завышенных целях. Завышение бюджета ДДС в ООО «Бюджет» приведет к кассовым разрывам, когда платежи от клиентов в нужном объеме не поступят, а обязательства на оплату товаров (работ, услуг) будут уже приняты. Почему именно 7%? Начните с этого показателя, в дальнейшем учитывайте свой опыт и специфику бизнеса.
✔ Ошибка №2: Игнорирование рыночных тенденций
Каждый год рынок меняется, появляются новые технологии, конкуренты предлагают уникальные продукты. Если ваш бюджет основан исключительно на прошлом опыте, велика вероятность упустить важные изменения и остаться позади конкурентов.
Решение: Регулярно мониторьте отраслевые исследования, аналитику рынка и прогнозы развития технологий. Бюджет не должен тормозить развитие компании. Чтоб учитывать рыночные тенденции в ООО «Бюджет» план свёрстан в двух сценариях – Пессимистичный (Рис.1) – 27,4 млн.руб. и Оптимистичный – Рис.2. - 34,6 млн.руб. Работу в новом квартале начинайте с Пессимистичного бюджета, не выходите за его пределы. Если же поступления от клиентов будут стабильно соответствовать Оптимистичному сценарию, например, более месяца, тогда и расход денежных средств постепенно наращивайте.
✔ Ошибка №3: Недостаточно детализированный бюджет
Часто бюджет ДДС страдает от поверхностного подхода к планированию. Нехватка детализаций в бюджете ведет к неэффективному управлению финансовыми средствами и сбоям в реализации стратегии.
Решение: В расходной части создавайте детальные бюджеты с учётом ЦФО, проектов и др. На Рис.3 пессимистичный сценарий бюджета ДДС ООО «Бюджет» в разбивке по ЦФО:
- коммерческий отдел 3487,7 тыс.руб.;
- отдел закупок и логистики – 11363,8 тыс.руб.;
- ремонтно-механическая служба – 530,1 тыс.руб. и т.д.
✔ Ошибка №4: Неучёт сезонности спроса
Некоторые виды бизнеса имеют ярко выраженную сезонность. Планируя объём финансовых расходов, важно учитывать колебания спроса в течение года на продукцию компании, перебои в поступлениях средств от клиентов.
Решение: Изучите историю поступлений денежных средств предыдущих периодов и учтите сезонные тенденции при формировании квартальных и годовых показателей. В условном примере ООО «Бюджет» не имеет сезонности.
✔ Ошибка №5: Отсутствие гибкости
Долгосрочное планирование должно учитывать возможные непредвиденные обстоятельства. Если бюджет ДДС фиксирован и не предусматривает изменений, компания рискует потерять контроль над ситуацией.
Решение: Чтобы быстро реагировать на любые внешние факторы, включите резервные сценарии и альтернативные варианты действий в бюджет ДДС. Например, в компании предусмотрены два сценария Пессимистичный Рис.1 и Оптимистичный Рис.2. Кроме этого регламент бюджетирования предусматривает перераспределение денежных средств – рассмотрим в следующей статье (подпишитесь чтобы не пропустить этот РАЗБОР!).
✔ Ошибка №6: Ограниченность анализа рисков
Бизнес всегда сопряжён с определёнными рисками. Без оценки возможных угроз трудно подготовить адекватный план.
Решение: Проводите регулярный SWOT-анализ, выявляйте слабые стороны компании и учитывайте потенциальные угрозы в бюджете ДДС – например риск старения дебиторки при продажах с отсрочкой платежа и тд.
SWOT-анализ становится бесполезным если не подкреплен действиями – «красивые слайды, нулевая реализация». Например, выявили угрозу «уход покупателей в онлайн», но не внедрили доставку.
✔ Ошибка №7: Недостаточная коммуникация внутри команды
Разрыв между отделами продаж, производства и закупок негативно сказываться на реализации планов. Несогласованность приводит к задержкам, ошибкам и потере клиентов, неликвидным запасам на складах, «перетягиванию» бюджета, штрафам по договорам и тд..
Решение: Организуйте регулярные встречи, общие собрания и четкое распределение ответственности среди отделов. Применительно к бюджету ДДС, например, в экстренных ситуациях, разрешите платежи (за визой «первых лиц») с выходом за лимит по статьям, например не более чем на 10% и/или 50000 руб. по каждой статье ЦФО.
Заключение
Качественный бюджетный план — это не просто таблица с цифрами. Это:
- Финансовая модель бизнеса
- Инструмент контроля
- Основа для принятия решений
Если на этом этапе допустить ошибки, последующий анализ будет некорректны.
Читайте продолжение в Части 2, где мы перейдем к сравнению плана и факта. Подпишитесь, чтобы не пропустить!
#ПланФактАнализБюджета #исполнениебюджета #управленческийучет # отклонениябюджета #финансовыйконтроль