Себестоимость часа работы: как уложиться в короткий срок и не сойти с ума
Есть старый предпринимательский тест: открой календарь, потом выписку из банка, потом список сотрудников и попробуй за двадцать минут назвать свою себестоимость часа работы. Если получилось уверенно и без мантры «щёлкнем потом в Excel», значит всё у тебя неплохо. Если нет, ничего страшного, у половины малых компаний картина ровно такая же: куча проектов, переписки в Telegram и Битрикс24, счета в 1С, и никто толком не знает, почему деньги тают, хотя все заняты с утра до ночи. Тут поможет простая вещь, без которой ценообразование превращается в гадание на кофейной гуще, — внятный расчет себестоимости часа работы.
Сценка из жизни: мастерская мебели, три плотника, один лазерный станок, бухгалтер на аутсорсе и один щедрый клиент, который любит срочные заказы. Ребята работали быстро, брали по привычной ставке, а прибыль куда-то исчезала. Выяснилось, что в цену не попадали взносы на сотрудников, амортизация станка и банальная аренда, которая тихо переползла вверх вместе с коммуналкой. Дальше всё по классике: пару недель нервов, затраты собрали в одну таблицу, посчитали эффективные часы, подняли цену на 18 процентов и перестали грузить ночные смены. Никакой магии, просто арифметика, немного дисциплины и капля самоиронии.
Что именно прячется в себестоимости часа работы
Если коротко, это сумма всех затрат, которые нужно тратить ради одной продуктивной рабочей часы. Сюда входят прямые расходы на людей — зарплата по грейдам, премии, страховые взносы работодателя в фонды, спецодежда, обучение — и косвенные расходы вроде аренды, коммуналки, лицензий на софт, амортизации оборудования, бухгалтерии и кофе, на котором держится половина креатива. Можно считать по простому принципу деления общих затрат на отработанные часы, а можно аккуратнее, через модели вроде Activity-Based Costing, где расходы распределяются по процессам и драйверам затрат. Для нормальной жизни малого бизнеса вполне достаточно простого подхода, если не забыть учесть сезонность и то, что календарный час не равен продуктивному. А если масштаб побольше, тогда ABC даёт приятную точность на уровне проектов и клиентов, особенно когда один отдел прожигает деньги на коммуникации, а другой тихо делает основную маржу. В любом случае логика одна: сначала собираем деньги, которые утекают, потом делим на часы, которые действительно что-то производят.
Быстрый расчет за полчаса: рабочая схема без фанатизма
Сначала собираем затраты за месяц или квартал, так проще поймать сезон. Берём оклады по штатке, добавляем взносы работодателя — в среднем около 30 процентов к зарплате, если нет льгот по отрасли, плюс премии, плюс стоимость отпусков и больничных, которые распределяем на все месяцы. Не забываем про аренду, интернет, телефонию, лицензии на 1С и облака вроде Яндекс 360, амортизацию станков и ноутбуков, расходники и ту самую бухгалтерию, которая всегда приходит вовремя. Дальше считаем эффективные часы: из календарных часов рабочего времени вычитаем отпуска, праздники, больничные, обучение и неизбежные простоев. Например, в месяце 168 часов, но реальная полезная загрузка в услугах часто держится на уровне 60-75 процентов, значит у вас рабочие 100-125 часов на человека, а не все 168.
Теперь формула, от которой становится спокойнее: себестоимость часа работы = все затраты за период / все эффективные часы за период. Маленький пример для наглядности. Команда из 5 специалистов, каждый получает 80 000 рублей на руки, но мы считаем зарплату до удержания НДФЛ и с взносами работодателя, поэтому округлим брутто и взносы до 110 000 на человека. Итого прямые на труд 550 000. Косвенные расходы 250 000 в месяц, туда входят аренда, лицензии, бухгалтерия, связь, оборудование. Общая сумма 800 000. Эффективная загрузка по учету времени в Битрикс24 и табелям 105 часов на человека, значит 525 часов на команду. Делим 800 000 на 525, получаем примерно 1524 рубля за час. Это и есть реальная себестоимость часа, а не та, что рисуется в голове. Чтобы получать прибыль, ставку продажи нужно ставить выше, например 2 200-2 600, в зависимости от рисков, сезонности и наглости рынка.
Как рассчитать себестоимость услуги и сразу увязать с ценой
Когда знаем свою себестоимость часа работы, дальше простая механика: сколько часов уходит на типовую услугу, сколько правок и созвонов, сколько ждать согласований. Если ремонт квартиры занимает 120 часов, не стоит умножать на чистую ставку 1524 и радоваться. Прибавьте буфер на риски 10-20 процентов, заложите на гарантийные работы, а ещё подумайте о флоте инструментов и логистике. Для цифровых проектов логично применять коэффициент загрузки, который отражает неплатимые часы на пресейлы, тендеры и поддержку, и поднимать итоговую ставку продажи. Это всё не плод жадности, это просто честный расчёт себестоимости цены услуги, без которого потом не сходится финплан.
Машины, нормо-часы и летные истории
Производство и сервис часто считают через машино-час. Формула та же по сути, но берем конкретный объект: станок, принтер, экструдер, сервер. Себестоимость машино час складывается из амортизации, обслуживания, энергии, расходников и доли оператора. Например, ЧПУ на 12 кВт, электричество 6 руб за кВт·ч, выходит 72 руб в час на энергию. Плюс расходники 150, обслуживание 100, амортизация 300, оператор 400. Итого калькуляция себестоимости машино часа уже подбирается к тысяче рублей, а в реальности больше из-за простоев, переналадок и брака. Для сервисных центров удобен нормо-час: это стандартная единица времени по нормативу, а себестоимость нормо часа получается из всех затрат персонала и косвенных расходов, поделенных на фактически проданные нормо-часы. Похожая логика у авиации: себестоимость летный час складывается из топлива, техобслуживания, ресурса двигателя, страхования, сборов аэропортов и оплаты экипажа. В авиаклубах добавляют резервы на капитальный ремонт и получается величина, которая трезвит лучше утреннего душа.
Часы как товар: из чего складывается цена наручных часов
Иногда в запросах всплывает неожиданное: мол, а как считать себестоимость наручных часов. Логика не меняется: корпус и браслет из стали или титана, механизм, стекло, сборка, контроль качества, упаковка, логистика, и доля маркетинга с дистрибуцией. Рост себестоимости производства наручных часов в последние годы часто упирается в сырье, энергию, курс валют и оплату квалифицированного труда, особенно если это маленькие партии или глубокая ручная обработка. У крупных марок доля НИОКР и контроля качества выше, потому массовые сравнения с бытовыми товарами обычно мимо кассы. Про любимые всеми легенды вроде себестоимость часов ролекс лучше говорить аккуратно: точные внутренние цифры недоступны, но понятно, что материалы, точность механики, высокий процент ручных операций и длинный цикл контроля сильно поднимают базу затрат. Для локального бренда в России смысл тот же: собираем прямые и косвенные из реальных счетов и не забываем об амортизации оснастки, в итоге получаем честную цену, а не фантазии из форумов.
Автоматизация без боли: Make.com и знакомые русские сервисы
Считать руками можно, но утомляет. Разумная тактика — один раз собрать конвейер, который сам тянет цифры и обновляет модель. Платформа Make.com умеет дружить с Google Sheets, Notion, Jira, Trello, а через вебхуки и коннекторы подтягивает данные из 1С, Битрикс24, Контур и даже из табелей в Яндекс 360. Схема простая: сотрудники заполняют время в CRM или трекере, зарплаты и взносы лежат в бухгалтерии, аренда и коммуналка подтягивается из почты, а шаблон в Make.com раз в день пересчитывает ставки, пишет их в таблицу и шлёт уведомление в Telegram. Можно сделать и аккуратный ABC: задать драйверы вроде количества заказов, площади цеха и числа звонков по проекту, после чего косвенные расходы распределяются не на глаз, а по правилам. Неплохо заводить ежемесячное напоминание о пересчете, чтобы учитывать индексации, курсы и новые лицензии, и хранить историю ставок за прошлые периоды. В итоге расчет себестоимости часа превращается из ритуала на полдня в короткий утренний апдейт.
Чего люди постоянно не учитывают
Самая частая ошибка — делить расходы на календарные часы, а потом удивляться, почему денег не хватает. Вторая — считать по зарплате на руки, игнорируя страховые взносы работодателя и отпускные, которые никуда не деваются. Третья — забывать про аренду, амортизацию и мелочи вроде расходников, хотя именно они накапливают неприятные проценты. В производстве ещё любят игнорировать переналадки и простой, а в услугах — бесплатные пресейлы и доработки, которые превращают прибыльный проект в нулевой. Бывает и обратное: смешивают выручку со ставкой, ставят демпинговую цену, чтобы войти в рынок, и год живут с ожиданием светлого завтра. Лучше один раз честно посчитать, чем вобще заниматься самообманом. И да, пересчитывайте после каждого ощутимого роста тарифов на энергию или аренду, это не шутки.
Три короткие истории, чтобы примерить на себя
Фриланс-дизайнер из Самары хотел 120 тысяч в месяц и думал, что ставка 800 рублей за час нормальна. Посчитали честно: нужный доход до вычета налогов, софт, коворкинг, маркетинг и платные шрифты, плюс фактическая загрузка 90 часов в месяц, потому что остальное уходит на поиск заказов и переговоры. Вышло, что себестоимость часа 1 250 рублей, а продавать надо минимум за 1 800, иначе смысла нет. В сервисном центре электроники нормо-час собирался через фонд оплаты труда мастеров, запчасти и косвенные, и неожиданно выяснилось, что гарантийные ремонты съедают 8 процентов ставок — добавили коэффициент и перестали ругаться друг на друга. В авиаклубе считали стоимость летного часа учебного самолета, разложили по полочкам топливо, ресурс двигателя в моточасах, хранение и взлетно-посадочные, и только после этого стало ясно, почему нельзя сдавать борт в аренду дешевле дешевого проката авто.
Нюансы по России: налоги и учет
Для компаний и ИП важно помнить: берем зарплату и страховые взносы, которые платит работодатель по закону, а НДФЛ сотрудника сюда не добавляем, его удерживают из зарплаты. Режим налогообложения влияет на итоговую маржу, но в расчете себестоимости часа он обычно сидит в косвенных расходах периода. Для производства логично начислять амортизацию по бухгалтерским нормам и включать в себестоимость машино-часа, для услуг — распределять аренду и связь по людям или подразделениям. Хорошая практика — держать раздельный учет по проектам в 1С или в МойСклад и подтягивать отчеты в одну таблицу, а не разбирать чеки на коленке. Если льготные ставки взносов по отрасли, не ленитесь обновить коэффициенты в модели, иначе промажете мимо реальности.
Контроль без фанатизма
Пусть расчет живет по расписанию. Раз в месяц пересчет ставок, раз в квартал проверка драйверов и норм, раз в год пересмотри амортизацию и график обновления оборудования. Ничего героического, просто привычка, как мыть кружку после чая. Если зашумели цифры, сделайте укрупнение по подразделениям и держите одну опорную ставку на продажи, а детализацию оставьте для планерок. И да, заносите изменения в единую таблицу, потом спасибо скажете, когда придется объяснить клиенту, почему выросла цена. Бизнес держится не на вдохновении, а на рутине, и в этом есть своя тихая красота.
Небольшой чек для самых занятых
Чтобы успеть за короткий срок, возьмите три источника: ведомость зарплат, список косвенных расходов и учет времени. Сложите деньги, посчитайте эффективные часы, поделите и сравните с ценами на рынке. Если вылезает ниже рынка, посмотрите, где зарыт риск. Если выше — не факт, что плохо, возможно у вас честные затраты и отличное качество, просто нужна правильная упаковка. И да, если в этот момент вы думаете, что всё это слишком сложно, можно собрать маленький автомат в Make.com и отдать ему скучную часть жизни. Чуть-чуть дисциплины в начале, и дальше всё работает без ваших ночных мучений.
FAQ
Вопрос: Как рассчитать себестоимость часа работы за 30 минут, если нет красивых систем учета времени?
Ответ: Возьмите три последних месяца, сложите прямые и косвенные расходы, оцените загрузку по календарю и факту выполненных задач, выбросив отпуска и праздники. Возьмите реалистичные 60-70 процентов полезной занятости и разделите расходы на эти часы. Это даст базовую цифру, которая уже лучше интуиции.
Вопрос: Чем отличается машино-час от нормо-часа?
Ответ: Машино-час описывает использование оборудования и включает амортизацию, энергию, обслуживание и долю оператора. Нормо-час — это стандартное время выполнения типовой операции в сервисе или производстве, чаще про труд, на который распределяют общие затраты.
Вопрос: Как рассчитать себестоимость услуги, если часть времени уходит на пресейлы и поддержку?
Ответ: Введите коэффициент загрузки. Если продаваемых часов 100, а общих рабочих 160, то делите расходы на 100, а не на 160. И добавьте резерв 10-20 процентов на риски и гарантию.
Вопрос: Как учитывать отпуска и больничные при расчете?
Ответ: Распределите их стоимость по месяцам и уменьшите фонд эффективных часов. Иными словами, эти периоды не должны попадать в делитель, иначе ставка выйдет заниженной.
Вопрос: Нужен ли сложный ABC-учет маленькой компании?
Ответ: Если у вас до 10 человек и типовые услуги, проще и быстрее обойтись классическим делением затрат на часы. ABC имеет смысл, когда косвенные расходы велики и процессы сильно различаются.
Вопрос: Как посчитать себестоимость летного часа для авиаклуба?
Ответ: Сложите топливо, техобслуживание по ресурсу, страховки, сборы, хранение, оплату инструкторов и резервы на капитальный ремонт. Разделите на планируемые летные часы и добавьте буфер на метеопаузы и обслуживание.
Вопрос: Где хранить данные и как автоматизировать пересчет?
Ответ: Подойдет связка 1С или Контур для бухгалтерии, CRM вроде Битрикс24 для времени и Google Sheets как единая модель. Make.com соберет данные по расписанию, обновит таблицу и отправит уведомление в Telegram или в почту.
Вопрос: Можно ли ИП учитывать амортизацию оборудования в расчете?
Ответ: Да, в управленческом учете обязательно учитывайте износ и замену оборудования. Это реальные деньги, просто растянутые во времени, иначе ставка получится искусственно низкой.
Вопрос: Как рассчитать себестоимость продукции и товара простым способом?
Ответ: Разложите материалы и прямой труд на единицу, добавьте долю косвенных через драйверы вроде машинного времени или площади, и проверьте результат на периоде в месяц. Для штучных товаров удерживайте резерв на брак и логистику.
Вопрос: И совсем бытовое: как рассчитать себестоимость торта на заказ?
Ответ: Возьмите рецепт и умножьте на закупочные цены ингредиентов, добавьте коробку и подложку, заложите электричество и газ на выпечку, плюс свою рабочую ставку за часы готовки и сборки. Получите себестоимость, а сверху — наценку на риски доставки и декора.