При работе со сторонними перевозчиками важно помнить: документы решают всё. Именно от того, насколько корректно они оформлены, зависит, сможет ли компания учесть затраты на перевозку при налогообложении прибыли.
Требования Налогового кодекса
По статье 252 Налогового кодекса РФ, расходы можно признать только если они:
- экономически обоснованы;
- документально подтверждены.
То есть одних платежек или устных договорённостей недостаточно — нужно иметь полный комплект первичных документов от перевозчика.
Подтверждающие документы
Чтобы подтвердить расходы, компания должна иметь:
- договор на оказание транспортных услуг;
- счёт-фактуру;
- универсальный передаточный документ (УПД);
- акт выполненных работ;
- при необходимости — товарно-транспортную накладную или иные первичные документы.
Какие сведения обязательны
Документы должны содержать не только информацию о грузе, но и:
- условия и сроки перевозки;
- маршрут с указанием пунктов отправки и прибытия;
- марку и государственный номер автомобиля;
- данные о водителе (ФИО, при необходимости — номер водительского удостоверения).
Такой подход подтверждён постановлением Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.10.2025 № Ф07-8010/2025 по делу № А56-110556/2024. В этом деле суд поддержал налоговую, которая отказала компании в признании расходов из-за отсутствия информации о транспортном средстве и маршруте.
Почему важно следить за деталями
Ошибки в первичке могут привести к тому, что налоговая:
- исключит расходы из базы по налогу на прибыль;
- доначислит налог и пени;
- наложит штраф.
Фактически, компания потеряет право на вычет только из-за неполных данных о перевозке.
Чек-лист: что проверить перед подписанием документов
Перед тем как утвердить акт или УПД, убедитесь, что в них есть:
- ✅ Наименование и описание груза.
- ✅ Пункты отправки и прибытия.
- ✅ Марка и госномер автомобиля.
- ✅ ФИО водителя (и, при необходимости, его удостоверение).
- ✅ Даты и условия перевозки (сроки, расстояние, тариф).
Если хотя бы одного пункта нет — попросите перевозчика дополнить документы до подписания.
Вывод
Транспортные документы — это не просто формальность. Это доказательство правомерности ваших расходов и страховка от налоговых споров. Корректная первичка экономит компании не только деньги, но и время на разбирательства.
Совет нашего эксперта
Проверьте, чтобы все документы по перевозке оформлялись одинаково и по утверждённому шаблону. Это поможет избежать ошибок, особенно если перевозчиков несколько. Хорошая практика — составить внутреннюю инструкцию для бухгалтерии и логистов, где описано, какие данные обязательны для включения в расходы.
Налоговая реформа 2026
Как подготовить бизнес к изменениям без потерь: налоговая реформа 2026, новый режим маркировки, НДС на УСН, отмена ПСН.
26 ноября в 10:00 | вебинар | бесплатно
Следите за новостями в нашем ТГ канале "Первый бухгалтерский". Клик сюда.
Поставьте, пожалуйста, лайк, если статья понравилась и была полезной, чтобы другие тоже смогли её увидеть.
Подпишитесь на наш канал.
Поможем по учёту, работе и настройкам в 1С?
Пишите - ответим на все вопросы >
Консультанты-бухгалтеры с более чем 30-летним опытом. Любые вопросы по 1С. Настройка. Сопровождение. Обучение. Доработка. Мы отлично разбираемся в бухгалтерском, налоговом, кадровом и управленческом учёте и помогаем эффективно работать с программами 1С.
- Работаем по всей России. Не важно в каком Вы городе.
- Если нужно, подключимся удалённо к Вашему ПК и вместе разберёмся в программе с Вашим вопросом.
ИНФОКОМ | IT-услуги для Вашего бизнеса
Работайте эффективно в 1С.