Согласитесь, каждая новая компания, в которую приходим, — это новый кейс.
Как правило, нигде нет стандартов учета и отчетности, ни тем более стандартов закрытия месяца.
И всегда, везде возникает одна и та же проблема!
Мало того что нужно выстроить отчётность, учёт, но ещё нужно зарегламентировать стандарты для того, чтобы ответственные лица понимали:
- какие сроки,
- что они должны предоставить,
- кому и в каком виде и что предоставлять.
Часто эта “борьба” идёт с другими службами в том числе. Но годы упорных тренировок помогают приходить к нужному результату.
Как навести порядок в учете, на что обратить внимание в первую очередь, расскажем в статье.
Почему важна стандартизация и регламентирование при закрытии месяца?
Собственнику/генеральному директору финансовый результат спустя 2-3 месяца не нужен точно. Он нужен обычно оперативно: сегодня, сейчас.
Одна из основных задач финансового директора и финансовой службы — сократить время, необходимое для закрытия месяца. Особенно это важно для управленческой отчётности.
Отчёты, подготовленные спустя несколько месяцев после окончания отчётного периода, теряют актуальность и полезность. Чем быстрее будет готова отчётность, тем быстрее можно проанализировать результаты, выявить ошибки или успешные практики и принять меры для их повторения.
Поэтому, когда приходим на новое место, важно обозначить: будем идти к тому, чтобы сократить количество дней на закрытие отчётности.
Шаблоны отчётности
Конечно, нам не обойтись без шаблонов отчётности.
В телеграм-канале ФинРезалт мы собрали 11 инструментов, среди них есть шаблоны, которые могут вам помочь в работе! Ссылка на канал в шапке профиля.
❗️Но не забывайте адаптировать любые шаблоны под потребности текущего бизнеса, потому что бизнес бизнесу рознь. Особенно важны стандарты отчёта, где несколько направлений.
Важно стандартизировать отчётность, которая будет отражать финансовые результаты. Если будете сводить финансовые данные в разных форматах и затем пытаться консолидировать их в единую систему, это может привести к трудностям.
Если одни подразделения используют один формат, а другие — другой, собрать и представить общий финансовый результат по всей группе компаний будет невозможно.
Поэтому необходимо внедрить стандартные шаблоны отчётности для всех подразделений и чётко регламентировать:
- сроки закрытия отчётности;
- параметры и даты, в которые она должна быть завершена.
Так финансовые данные будут выглядеть прозрачно и согласованно.
Внедрение регламентов стандартов закрытия
Приведём пример, как это реализовано в одной из компаний.
Каждый месяц есть стандарт: до такого числа всё должны закрыть. Чтобы идти в графике, финансовая команда каждый месяц составляет график с учётом праздничных, выходных и так далее.
Там закрывается каждое направление:
- до какого числа выставляем реализацию,
- до какого числа проводим первичные документы,
- до какого числа считаем зарплату
-и так далее.
✅ Каждый месяц финансовый директор утверждает график под текущее закрытие.
Потому что если указать условно один и тот же срок, например, до 15 числа, а у нас получаются январские праздники, и "здравствуйте, люди отдыхают", то как тогда быть? Мы должны это продумать и учесть.
Поэтому важно внедрить регламенты и стандарты закрытия.
Для этого необходимо установить временные рамки, в пределах которых будет происходить закрытие отчётности. Например, целесообразно определить диапазон в три рабочих дня с начала месяца, в течение которого все подразделения будут работать над подготовкой и подачей отчётных данных.
✅ Также нужно обозначить ответственных за каждый этап. Это могут быть не конкретные фамилии, а должности. Благодаря этому обеспечим преемственность и стабильность в случае изменений в команде.
В регламенте следует чётко прописать:
- сроки;
- ответственных;
- параметры закрытия, чтобы каждый сотрудник понимал, какой результат от него ожидается.
Например, укажем: «провести все первичные документы от поставщиков» — ок. Проведут всё, что было. А вот поработать с оборотно-сальдовой ведомостью, посмотреть, где висит ещё дебиторка поставщика , кто документы ещё не сдал, запросить акты сверок? Поверьте, здесь может ни до кого не дойти.
Поэтому должно быть чётко прописано, что мы не просто проводим все документы, а собираем эти документы, мы закрываем дебиторскую задолженность поставщиков. Если вдруг видите, что была оплата, а отгрузки не было и не предвидится, значит, тут же формируем письмо на возврат денежных средств.
Работа должна производиться каждый месяц для управленческого учёта: не раз в квартал, а каждый месяц! Особенно если большой пул поставщиков — с ними делаем акты сверок на ежемесячной основе, со всеми остальными — раз в квартал.
Аналогично делаем с заказчиками. Не просто выставляем документы: их, возможно, не все выставили, а даже кто-то забыл. Обязательно должна быть сверка как с бюджетом, так и с договорами. Необходимо чётко понимать, какие контрагенты были задействованы, какие именно отгрузки и услуги им были предоставлены.
Мы должны убедиться, что все взаиморасчёты с этими контрагентами в моменте закрыты и нужные документы выставлены.
Основные ошибки при закрытии
Для наглядности подготовили таблицу, чтобы было проще ориентироваться и сразу понимать, как исправить ошибку.
Заключение
Поверьте, даже если в компании до этого не было отчётности и регламентов, всё можно привести в порядок. Но на это может потребоваться не один месяц.
В среднем это занимает не меньше трёх месяцев: именно чтобы люди начали понимать, что от них требуют. При этом важно донести до сотрудников, почему это важно!
Но это реально!
За три месяца можно добиться того, чтобы сократить сроки закрытия отчетности на несколько дней, даже на недели.
Если в компании уже существует какая-то отчетность, то можно вводить стандарты, например, для отчетности по движению денежных средств. Этот отчёт не требует больших усилий, и его можно подготовить за 1-2 рабочих дня после окончания месяца. Главное — это регулярная работа с отчетом в течении месяца, его контроль и проверка каждый день, чтобы обеспечить корректность данных.
Для небольших компаний вполне реально сократить срок закрытия управленческой отчетности до 2-3 дней после окончания месяца. Для других организаций, особенно тех, которые зависят от взаимодействия с заказчиками или выполнения работ, возможно добиться результата к 5-7 числу месяца следующего за отчетным.
Поэтому описываем, внедряем и требуем выполнения — и будет у вас оперативная управленческая отчетность, которая всегда поможет принять самые правильные решения для бизнеса.