В строительстве ведение исполнительной документации (ИД) — один из ключевых процессов. От качества оформления документов зависит не только соблюдение сроков и стандартов, но и прозрачность строительства, точность отчетности и безопасность проекта.
Тем не менее, многие компании сталкиваются с трудностями при переходе на цифровую систему: когда стройка уже идет, а документация ведется на бумаге, внедрение электронной ИД может превратиться в дополнительную нагрузку на команду. Специалисты одновременно осваивают новую платформу, переносят архивные данные и продолжают текущие работы. В таких условиях цифровизация не ускоряет процессы, а наоборот — создает ощущение усложнения и тормозит проект.
Цифры не врут: время и затраты специалистов
По оценкам отраслевых экспертов, на стройке ежедневно формируются десятки актов, журналов и сертификатов. В среднем, на объекте средней сложности на момент начала цифровизации может накопиться от нескольких сотен до нескольких тысяч документов.
Когда возникает задача перевести всё это в электронный вид, проект часто буксует именно на этом этапе.
В ходе опросов, проведённых среди инженеров ПТО, большинство отмечают, что до 30-40 % рабочего времени уходит на заполнение, проверку, поиск и систематизацию бумажных документов.
А когда речь заходит о переносе уже существующего архива в цифру, масштабы впечатляют:
- Ввод одного акта освидетельствования с проверкой всех сопутствующих документов и приложений может занимать 15-20 минут.
- Заполнение одной записи в общем журнале работ — 5-10 минут.
Нетрудно посчитать, что на полный перенос данных силами собственных специалистов могут уйти недели, а то и месяцы кропотливого труда. В это время стройка не останавливается, и объем новой документации только растет. В итоге команда оказывается в ловушке «двойной работы»: они должны бежать вперед, но вынуждены постоянно оглядываться назад. Проект не ускоряется, а наоборот, замедляется. Возникает выгорание и разочарование в самой идее цифровизации: «Раньше мы работали с бумагой, и всё было проще».
Более 60% специалистов считают ввод и обработку исполнительной документации ключевой проблемой при переходе на цифровые решения.
В результате, внедрение цифровых инструментов, вместо ускорения процессов, может временно замедлить работу и вызвать у персонала ощущение «лишней бюрократии».
Как упростить переход
Как сделать так, чтобы переход на цифру давал ожидаемый эффект, а не создавал дополнительные проблемы? Ответ очевиден — нужно разделить задачи.
Пусть ваши высококвалифицированные специалисты занимаются тем, что требует их экспертизы — управлением строительными процессами, контролем качества и решением текущих задач. А техническую работу по первоначальной настройке системы, заполнению данных проекта и оцифровке архива можно и нужно делегировать.
Именно для этого мы создали услугу «Цифровой ПТО».
Наша команда берет на себя весь цикл переноса ваших бумажных данных в систему «Адепт: Исполнительная документация». Мы действуем как ваше цифровое подразделение, которое работает быстро, точно и без ошибок.
Решение — услуга «Цифровой ПТО» от компании «Адепт»
Услуга «Цифровой ПТО»
- позволит заказчику сразу начать работу в системе с актуальной и структурированной базой данных, без потери времени на ручной ввод и без дополнительной нагрузки на собственных сотрудников. Для компаний, внедряющих систему «Адепт», такая услуга становится ускорителем цифровизации: запуск проходит быстрее, а эффект — заметен уже в первые недели.
Ценность сохранения исторических данных для строительного проекта
Перевод архивной исполнительной документации в электронный формат — это не просто технический этап, а стратегическая мера, обеспечивающая преемственность и управляемость проекта. Исторические данные становятся частью цифровой памяти объекта: позволяют анализировать ход строительства, отслеживать изменения, формировать отчётность для надзорных органов и использовать накопленный опыт при реализации новых проектов.
В системе «Адепт» эти сведения не лежат “мертвым грузом” — они интегрируются в аналитику, дашборды и отчётность, обеспечивая доступность информации и поддержку управленческих решений.
Таким образом, сохранение всей информации в цифровом виде обеспечивает непрерывность контроля качества, ускоряет поиск документов при проверках и служит надёжной основой для анализа и планирования дальнейших работ.
Что входит в услугу:
- Настройка системы и заполнение данных о проекте и паспортах проекта.
- Внесение графика работ и выполненного факта на текущую дату.
- Загрузка проектной и рабочей документации, сертификатов и исполнительных схем.
- Заполнение общего журнала работ (ОЖР).
- Внесение специальных журналов работ.
- Формирование журнала входного контроля.
- Занесение актов освидетельствования.
- Внесение инспекций и замечаний.
Необходимые исходные данные:
- Наименования организаций — участников строительства.
- Приказы на ответственных лиц.
- Рабочая документация.
- Паспорта и сертификаты на применяемые материалы.
- Лабораторные заключения.
- Общий и специальные журналы работ (при наличии).
- Акты в отсканированном виде — для перевода в электронный формат.
Стоимость работ:
Условия выполнения:
- Работы выполняются без выезда на объект.
- Перевод и заполнение документации выполняются в системе «Адепт: Исполнительная документация».
- Еженедельно предоставляется отчет о внесенных данных и прогрессе по проекту.
Как ваши бумаги превращаются в цифровую базу:
Быстрый результат без лишней нагрузки
Услуга «Цифровой ПТО» позволяет начать работу в цифровой системе с первого дня с полной и структурированной базой данных. Вы сразу увидите эффект от цифровизации в виде ускорения согласований, простоты поиска, формирования и прозрачности отчетности, а ваша команда будет мотивирована и сфокусирована на главном.
Это решение особенно эффективно для компаний, которые хотят перейти на электронное ведение исполнительной документации без потери темпа стройки, в короткие сроки получить полный контроль над проектом и реализовать все преимущества цифровизации.
Для расчета стоимости и обсуждения деталей вашего проекта обратитесь к нашим специалистам.
Рекомендуем почитать: Цифровизация стройки: автоматическое заполнение документов за счет единоразового ввода
Попробовать работать в системе Адепт:Исполнительная документация
Посмотреть один из кейсов по цифровизации
Новости цифровизации строительства читайте в нашем Телеграм-канале и ВКонтакте