Пошаговая инструкция по инвентаризации в 1С от ВИАНТ с учётом требований российского законодательства. Разбираемся со спецификой, бумажным и автоматизированным подходом к ревизии склада.
Подготовка к инвентаризации товаров
Инвентаризация товаров на складе всегда начинается с подготовки: руководитель предприятия принимает решение о пересчёте остатков, обычно это делается приказом, где прописываются сроки, список комиссий и причину процедуры.
Важно уведомить сотрудников склада о планируемой инвентаризации и временно ограничить перемещение товаров — чтобы избежать неточностей. Если у вас интернет-магазин или розничная точка продаж, заранее предупредите своих клиентов о сроках проведения ревизии склада, ведь на этот период отгрузки будут приостановлены.
Документы для проведения инвентаризации товаров (согласно законодательству РФ)
Прежде всего назначьте инвентаризационную комиссию и издайте приказ по форме ИНВ-22. Укажите причину, сроки и состав комиссии — ответственных людей, утверждающих выявленные расхождения после пересчёта.
Для проведения пересчета также готовятся следующие документы:
- Инвентаризационная опись ТМЦ — ИНВ-3, которую распечатывают и передают сотрудникам склада. После экземпляр передается бухгалтеру и МОЛ).
- Сличительная ведомость результатов инвентаризации — ИНВ-19, которая фиксирует расхождения после пересчета остатков.
- Акты по специальным ситуациям:
ИНВ-5 — товары на ответственном хранении.
ИНВ-6 — товары в пути.
ТОРГ-15 — порча, бой.
ТОРГ-16 — списание. - Ведомость учёта результатов инвентаризации — ИНВ-26.
Все эти документы и печатные формы доступны из любой популярной конфигурации 1С, как правило, из документа "Пересчет товаров".
Готовим документы в 1С
Разберем процесс на примере одной из самых популярных конфигураций 1С:Управление торговлей (крутите карусель):
По пунктам:
1. Создаём новый документ «Пересчёт товаров». Меню: Склад и доставка — Излишки, недостачи и порчи товаров — Пересчёты товаров.
2. Заполняем вкладку «Основное»: склад, исполнитель.
3. На вкладке «Товары» заполняем табличную часть по отбору (или без отбора, тогда будут добавлены все товары с остатками по выбранному складу).
4. Используем статусы документа для контроля этапов проведения инвентаризации:
- в статусе Подготовлено — выполняется подбор товаров к пересчёту;
- в статусе В работе — отражается процесс фактического пересчёта товаров на складе. Доступна печать Задания на пересчёт;
- в статусе Внесение результатов – отражается фактическое количество товаров, полученное по результатам пересчёта на складе.
- в статусе Выполнено — регистрируется завершение пересчёта товаров на складе.
После физического пересчёта, в документ вводятся данные по фактическим остаткам товаров. В случае обнаружения излишков товаров, которые отсутствуют в табличной части документа, такие товары добавляются в список вручную.
Проводим инвентаризацию по бумажной схеме
Если пересчёт проводится «по бумажке», сотрудники склада вручную подсчитывают товары и фиксируют количество в ведомость (ИНВ-3) либо на отдельном листочке. На примере 1С, из документа «Пересчёт товаров» можно распечатать форму «Задание на пересчёт», где кладовщики фиксируют факт по каждой позиции.
После проверки остатков, бумажный носитель передается ответственному лицу или сразу в бухгалтерию. Данные по количеству вносятся в 1С, где сверяются с остатками по учету.
На этом этапе фиксируются расхождения: если по каким-то товарам выявляется недостача, их обязательно повторно пересчитывают для исключения ошибки. Все выявленные недостачи и излишки отражают в учётных документах — излишки оприходуют, недостачи списывают с оформлением соответствующих актов. На финальном шаге комиссия утверждает результаты и оформляет итоговую ведомость, которая поступает в архив компании.
Классический способ "по бумажке" по-прежнему актуален для небольших складов или при отсутствии автоматизации. Явным преимуществом такого метода является простота и минимум технических требований. Главный недостаток - считать вручную долго, такой подход гарантирует много ошибок человеческого фактора.
Проведение инвентаризации с использованием ТСД
Внедрение мобильных терминалов сбора данных и системы штрихкодирования сильно упрощается процесс. Вне зависимости от размера компании, идентификация товаров сканером, вместо человеческого глаза, повышает точность учета в десятки раз.
Чтобы наглядно показать процесс пересчета в 1С с использованием ТСД, сделали для вас короткий видеоролик:
В качестве программного обеспечения используем софт от Клеверенс.
Документ пересчёта формируется в 1С и выгружается на терминал, где сотрудник открывает соответствующее задание. Далее кладовщик сканирует штрихкоды товаров, а система автоматически сравнивает фактические данные с остатками в базе. Стоит отметить, что ТСД способен предоставлять полную информацию о товаре по штрихкоду, а также печатать этикетки прямо из интерфейса мобильного приложения. Кстати, с ТСД еще и фото можно делать.
После завершения пересчёта фактические значения автоматически загружаются обратно в 1С, а выявленные расхождения фиксируются в электронном документе. Минусовые позиции также подвергаются повторному пересчёту, что помогает исключить ошибку сканирования или человеческий фактор. Последним шагом в обоих вариантах является подведение итогов: документы утверждаются, проводятся все необходимые операции по оприходованию или списанию, формируется финальный отчёт.
Выводы и практические рекомендации
Инвентаризация — обязательная процедура для любой компании, работающей с товарно-материальными ценностями: она закреплена требованиями бухгалтерского учёта и проводится, как минимум, перед годовой отчётностью, при смене МОЛ, перед передачей имущества и в иных предусмотренных случаях.
Инвентаризацию склада нужно проводить регулярно. Ведь это обеспечивает достоверность учёта, снижает риски хищений и ошибок и напрямую влияет на работу вашей торговой компании, в особенности на эффективность отдела продаж и закупок.
Инвентаризацию склада нужно проводить регулярно. Ведь это обеспечивает достоверность учёта, снижает риски хищений и ошибок, и напрямую влияет на работу вашей торговой компании, в особенности на эффективность отдела продаж и закупок.
Подготовка. Чтобы инвентаризация прошла успешно, заранее оформите приказ и состав комиссии, закройте движения по проверяемому участку на время пересчёта, подготовьте и актуализируйте описи/задания, разнесите зоны ответственности и сформулируйте план пересчета товаров.
Дополнительно стоит определить порядок повторного пересчёта минусовых позиций, чтобы исключить ошибки ручного ввода или пересортицу.
Пересчет. Использование терминалов сбора данных и штрихкодирования всегда предпочтительнее бумажного подхода: ТСД ускоряют пересчёт, снижают человеческий фактор благодаря сканированию штрихкодов, автоматически передают фактические данные в 1С и упрощают жизнь сотрудникам склада.
Бумага остаётся рабочим вариантом для малого склада или разовой ревизии, но по скорости, точности и трудозатратам существенно проигрывает автоматизированному сценарию.
Бонусы от Виант. Наша специализация - 1С и AUTO ID для торгово-производственных компаний. Звоните, мы бесплатно проконсультируем вас по складским процессам в 1С и подберем оборудование для автоматизации товародвижения.
Телефон: +7 (495) 212-06-55
Почта для заявки на автоматизацию: zakaz@viant.ru.
Подписывайтесь на наш ТГ канал: ВИАНТ | Про технологии для бизнеса, где мы показываем реальные кейсы внедрения AUTO ID инструментов на предприятиях, а также рассказываем об инновациях для бизнеса.
#1C,#инвентаризация,#порядок_на_складе,#тсд