С 1 сентября 2024 года оформление МЧД обязательно для компаний, которые подают документы через электронные каналы связи. В этой статье расскажем, как правильно оформить МЧД и как это сделать быстро и просто с помощью веб-сервиса Полигон «Машиночитаемая доверенность в формате XML».
Что такое машиночитаемая доверенность?
Машиночитаемая доверенность, или МЧД — документ в XML-формате, который подтверждает право сотрудника на подписание электронных документов от имени организации.
МЧД содержит информацию о доверителе, представителе и его полномочиях.
Подписание документов представителями до введения МЧД
До 1 сентября 2024 года существовало два способа подписания документов от имени организации:
- Сертификат электронной подписи юридического лица включает данные сотрудника и его принадлежность к компании, но не содержит информации о предоставленных ему полномочиях. Обладатель сертификата может авторизоваться в личном кабинете на государственном портале без согласования с руководством организации.
- Дубликат ключа руководителя — копия сертификата ключа проверки электронной подписи (КЭП), выданного руководителю компании. Использование дубликата ключа небезопасно, так как сотрудник, имеющий доступ к ключу, может совершать любые действия от имени организации.
С 1 сентября 2024 года для подписания документов от имени компании сотрудник использует сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) физического лица и прикладывает МЧД. МЧД подтверждает полномочия и принадлежность к компании, обеспечивая безопасность сотрудника и организации.
МЧД для Росреестра: нужно ли заверять у нотариуса?
Машиночитаемая доверенность для отправки документов в Росреестр имеет свои особенности.
Во-первых, необходимо применять единый формат доверенности 003, утвержденный приказом Минцифры РФ от 18 августа 2021 года №857. С 1 марта 2025 года ФНС принимает МЧД только в этом формате. Он является универсальным и подходит для работы с госорганами и с контрагентами.
Во-вторых, согласно части 1 статьи 185.1 №51-ФЗ ГК РФ доверенность, предоставляющая полномочия на осуществление действий по подаче заявлений о государственной регистрации прав и сделок, подлежит обязательному нотариальному удостоверению, за исключением случаев предусмотренных законом.
Если законодательством предусмотрено нотариальное удостоверение — МЧД формируется с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) как нотариуса, так и руководителя организации.
В случаях, не требующих нотариального удостоверения, достаточно наличия УКЭП руководителя организации.
Требования к содержанию МЧД
МЧД должна содержать:
- Информацию о МЧД — название, идентификационный номер, срок действия, дата оформления
- Сведения о доверителе и представителе
- Полномочия представителя
- УКЭП доверителя, которой подписан XML-файл МЧД
В МЧД можно указать возможность передоверия.
Передоверие — юридический инструмент, позволяющий доверенному лицу делегировать полномочия, полученные от доверителя, третьему лицу.
Указание возможности передоверия в МЧД не является обязательным. Доверитель сам решает, включать ли опцию в документ.
Порядок оформления МЧД
- Подготовьте необходимые документы для оформления МЧД:
- КЭП доверителя и представителя
- Данные доверителя и представителя
Список данных различается для физических лиц, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
- Заполните данные, определите перечень полномочий сотрудника и зафиксируйте. Полномочия выбираются из единого справочника — классификатора полномочий. Каждому полномочию присваивается уникальный номер, название и дата включения. Это позволяет оперативно определить полномочия сотрудника и точно отразить их в МЧД.
- Сохраните XML-файл МЧД и подпишите УКЭП доверителя.
- С 1 марта 2025 года юридически значимыми являются доверенности, которые есть в распределенном реестре ФНС.
- Заверьте МЧД у нотариуса, если это требуется.
Для подготовки машиночитаемой доверенности рекомендуем использовать веб-сервис Полигон «Машиночитаемая доверенность в формате XML». Подробное описание работы с сервисом можно найти, прочитав статью.
Важные моменты
- С 1 марта 2025 года юридически значимыми считают только доверенности, которые есть в распределенном реестре ФНС.
- С 1 марта 2025 года ФНС принимает МЧД только в формате 003 и 5.03.
- Перед оформлением убедитесь в наличии действующей КЭП у руководителя и сотрудника
- В случаях предусмотренных законодательством доверенность должна быть удостоверена у нотариуса
- Полномочия должны быть четко прописаны в тексте доверенности
- После оформления сохраните копию МЧД, идентификатор доверенности, информацию о сроке действия
Срок действия и отзыв МЧД
Срок действия МЧД устанавливается доверителем по своему усмотрению. При отсутствии указания срока действия в тексте доверенности, автоматически устанавливается срок в 1 год с момента создания МЧД.
Право отзыва является безусловным правом доверителя, которое не требует наличия особых причин или согласования с представителем. Согласно статье 188 ГК РФ, доверитель вправе отменить МЧД в любой момент, за исключением случаев, предусмотренных для безотзывных доверенностей.
Заключение
Оформление машиночитаемой доверенности — процесс, который требует соблюдения законодательных требований и установленных правил. Следование законам и использование специализированных сервисов, помогут вам упростить процедуру.
Подготовить машиночитаемую доверенность по всем требованиям вы можете в веб-сервисе Полигон «Машиночитаемая доверенность в формате XML».