Исключите эти ошибки — и ваши счета будут лететь в 1С как по маслу, а вы получите деньги гораздо быстрее.
Ошибка 1: «Ой, одна цифра — не страшно» (Неверные реквизиты)
Это чемпион. Абсолютный лидер по провальным забегам.
- Что происходит:
В счете указан не тот ИНН, КПП или номер расчетного счета. Иногда это старая версия реквизитов, иногда — банальная опечатка.
- Что чувствую я:
Когда я завожу счет в 1С, система просто не находит вашу организацию. Это как пытаться позвонить человеку, у которого изменился номер телефона. Мне приходится откладывать счет, писать вам письмо, ждать ответа, исправлять... Теряются часы, а иногда и дни.
* Совет: Сверяйте реквизиты перед отправкой! Убедитесь, что вы используете актуальную карточку нашей компании (она всегда есть в договоре). Создайте в своем офисе эталонный шаблон для нашего юрлица.
Ошибка 2: «А мы по-старому названию вас знаем» (Несоответствие юридического названия)
- Что происходит:
В счете вы пишете «ООО "ФармаПлюс"», в то время как в наших документах и 1С мы значимся как «ООО "ФармаПлюс-Логистика"». Или, что еще хуже, вы используете наше разговорное название вместо официального.
- Что чувствую я:
Для бухгалтерии это красный флаг. Оплата может быть произведена только строго по реквизитам. Если названия не совпадают, счет улетает на дополнительное согласование к юристам и экономистам. А это — долго.
* Совет: Копируйте название получателя ИЗ ДОГОВОРА. Буква в букву. Не импровизируйте.
Ошибка 3: «Услуга: «За доставку» (Размытая формулировка услуг)
- Что происходит:
В строке с услугой стоит что-то вроде «Логистические услуги», «Транспортные расходы» или «За перевозку».
- Что чувствую я:
Мне приходится быть телепатом. В 1С каждая услуга должна быть четко отнесена на статью затрат. «Логистические услуги» — это что именно? Фрахт? Экспедирование? Услуги грузчиков? Мне приходится лезть в ваше коммерческое предложение, в трек-лист, звонить менеджеру, чтобы понять, как эту сумму разбить по статьям.
* Совет: Детализируйте! Идеальный счет выглядит так:
- Услуга: Фрахт автомобиля, маршрут Москва-СПб, 12 т.
- Услуга: Экспедирование.
- Услуга: Погрузо-разгрузочные работы.
Это сэкономит время всем.
Ошибка 4: «Цифры с потолка» (Несоответствие сумм в документах)
- Что происходит:
Сумма в счете не совпадает с суммой в приложенном коммерческом предложении или акте выполненных работ. Или итоговая сумма не сходится из-за ошибки в арифметике.
- Что чувствую я:
Первое же действие — проверка калькуляции. Если цифры плавают, я не могу провести счет. Приходится снова инициировать переписку, запрашивать исправления. Это подрывает доверие и создает впечатление небрежности.
* Совет: Пересчитывайте итоговую сумму и сверяйте все приложения. Один раз потратить 2 минуты на проверку — лучше, чем потом 2 дня ждать исправленный счет.
Ошибка 5: «А почта сама все сожмет» (Кривые сканы и нечитаемые файлы)
- Что происходит:
Вы присылаете счет в формате фото (.jpg), в виде многостраничного файла, где все наложено друг на друга, или в скане такого качества, что цифры можно разглядеть только с лупой.
- Что чувствую я:
Мне нужен машиночитаемый документ, обычно в PDF. Если я вижу «кашу», мне его сначала нужно распечатать, пересканировать, иногда даже перебить цифры вручную. Это лишняя и абсолютно бессмысленная работа.
* Совет: Отправляйте счета в виде аккуратного PDF-файла. Убедитесь, что все реквизиты и печати читаются.
А с какими ошибками в счетах сталкивались вы? Делитесь в комментариях, обсудим! 😉