Регулярное проведение инвентаризации — неотъемлемая часть финансового контроля, позволяющая подтвердить наличие и состояние активов компании. Этот помогает выявить возможные недостачи, излишки или порчу имущества, а также минимизировать риски. Мы осветим актуальные правила и сроки проведения инвентаризации, а также разберем, как грамотно оформить все этапы этой процедуры в 1С.
Зачем проводить инвентаризацию: ключевые задачи
Процесс инвентаризации включает в себя детальную проверку наличия, оценку и сопоставление с данными учета всех активов (основных средств, нематериальных активов, запасов, денежных средств, финансовых вложений) и пассивов (обязательств, кредиторской и дебиторской задолженности) организации. Ее основное назначение — гарантировать достоверность финансовой отчетности, подтвердить фактическое наличие и состояние имущества, а также контролировать его сохранность.
Выявление расхождений в ходе инвентаризации позволяет оперативно принимать меры по их ликвидации, идентифицировать причины (например, ненадлежащее хранение, ошибки в первичных документах), что положительно сказывается на финансовой дисциплине, предотвращении потерь и общем эффективности управления активами компании. Таким образом, инвентаризация выступает как важный инструмент для обеспечения экономической безопасности бизнеса.
Основания и случаи проведения инвентаризации
Инвентаризация может быть инициирована руководителем компании в любое время, при наличии определенных оснований или потребности в оценке состояния активов. Если же график или приказы по инвентаризации предусматривают обязательное проведение таких проверок, они должны быть выполнены.
Законодательство также устанавливает ряд случаев, когда инвентаризация становится обязательной. Среди них:
- передача материальной ответственности между сотрудниками (в том числе при увольнении);
- передача имущества во временное пользование, продажу или при его покупке;
- уход более половины состава команды или смена руководителя,
- выявление случаев хищений, превышения должностных полномочий или нанесения ущерба имуществу;
- реструктуризация или закрытие компании;
- наступление чрезвычайных ситуаций (пожары, затопления и т. п.);
- изменение правовой формы организации (например, с индивидуального предпринимателя на ООО);
- мероприятия по подготовке к сдаче годовой бухгалтерской отчетности.
Результаты проведенной инвентаризации должны быть надлежащим образом учтены в системе 1С, чтобы обеспечить соответствие фактических данных и учетных записей. Некорректное отражение может привести к искажению финансовой отчетности. Если вам требуется помощь в правильном оформлении инвентаризации в 1С или вы столкнулись с вопросами, обращайтесь за консультацией к экспертам Scloud.
Оформление распоряжения о проведении инвентаризации
Издание приказа о проведении инвентаризации является компетенцией руководителя компании. Для этого может быть использована типовая форма ИНВ-22 или разработан собственный бланк.
Стандартный приказ содержит информацию о наименовании организации и структурного подразделения, дату и порядковый номер документа, дату начала проверки, продолжительность работы комиссии, ее состав, перечень объектов инвентаризации, основание для ее проведения, а также дату, к которой материалы должны быть переданы в бухгалтерию.
Дополнительно в приказе могут быть детализированы специфические аспекты проведения, способы регистрации результатов и назначены ответственные за процесс, что обеспечивает прозрачность и возможность контроля процедуры проверки активов.
Проведение инвентаризации: три ключевых этапа
Процедура инвентаризации для достижения высокой точности и сокращения вероятности ошибок при оформлении документов и учете данных обычно разделяется на три основных этапа. Каждый характеризуется своими задачами и регламентом выполнения.
Подготовка и документальное оформление
Инициация и организация процесса. Первым шагом является определение цели, даты и сроков инвентаризации. Руководитель издает соответствующий приказ (чаще всего используется унифицированная форма ИНВ-22, но допустим и собственный бланк), в котором указывает состав инвентаризационной комиссии, ее председателя и конкретные сроки проведения проверки. Важно отметить, что в организациях с малым штатом (руководитель и бухгалтер) создание комиссии может быть необязательным.
Подготовка рабочего пространства и документации. Далее создаются условия для проведения переучета: проводится осмотр основных средств, при необходимости обновляются или наносятся инвентарные номера, проверяется наличие и исправность измерительных приборов, а также осуществляется проверка фактических остатков запасов. Одновременно готовятся исходные документы. У членов комиссии должны быть последние приходно-расходные документы и отчеты о движении запасов. Председатель инвентаризационной комиссии фиксирует количество листов и дату, после чего вся документация передается в бухгалтерию.
Получение расписок от материально ответственных лиц (МОЛ). Если в организации есть МОЛ, от них запрашиваются расписки, подтверждающие, что все поступившие ценности учтены, выбывшие списаны, а первичные документы переданы бухгалтеру. Список МОЛ определен Приказом Минтруда от 16.04.2025 N 251н. В случае их отсутствия, обязанности перекладываются на назначенное руководителем лицо, самого руководителя или членов комиссии.
Подготовка инвентаризационных описей. Для проведения инвентаризации распечатываются специальные описи по форме ИНВ-3 или используются ведомости, разработанные по собственному шаблону.
Процесс пересчета и фиксации ТМЦ
Проводится фактический подсчет, взвешивание, измерение и визуальный осмотр товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Конкретные методы проверки будут зависеть от особенностей деятельности предприятия. В случаях, когда традиционный учет активов затруднен, разрешено использовать альтернативные способы фиксации, такие как фото-, видеосъемка или проведение видеозвонка. Эти методы должны гарантировать достоверность полученных результатов и подкрепляться документально.
Товары учитываются по зонам хранения, проверяется возможность считывания штрихкодов. Особое внимание уделяется товарам с истекшим сроком годности или поврежденной упаковкой, для которых ведется отдельный учет. Все полученные фактические данные аккуратно вносятся в описи, а любые исправления должны быть заверены подписями всех участников проверки.
Документирование, анализ и отражение в учете
Фиксация результатов проверки. По завершении фактической проверки все члены инвентаризационной комиссии ставят свои подписи под документом. Материально ответственные лица (МОЛ) также подтверждают в описи, что переучет проходил в их присутствии, и у них нет замечаний к работе комиссии. В случае отсутствия комиссии, результаты фиксируются лицом, назначенным руководителем.
Сопоставление данных и выявление расхождений. Происходит сверка фактических данных с информацией из первичных документов. В процессе выявляются недостачи или излишки активов. Излишки чаще всего возникают из-за не отраженных в учете операций. Недостачи же отражаются в бухгалтерском учете согласно внутренним правилам организации и действующему законодательству. По позициям, где обнаружены расхождения, может быть организован повторный пересчет другими сотрудниками для подтверждения точности.
Документирование расхождений и специфических случаев. По позициям с выявленными расхождениями составляются сличительные ведомости. Товары, находящиеся на ответственном хранении или не являющиеся собственностью организации, пересчитываются и оформляются в отдельной описи (форма ИНВ-5 или по внутреннему шаблону). Для товаров, пришедших в негодность или испорченных, оформляются отдельные акты.
Подведение итогов и передача в бухгалтерию. Итоговые результаты инвентаризации обобщаются в ведомости учета результатов. Документ подписывается комиссией и МОЛ (при наличии), после чего данные передаются в бухгалтерию.
Отражение в учете и дальнейшие меры. Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, когда проводилась проверка, в соответствии с требованиями Приказа Минфина №34н и ФСБУ 28/2023. Важно также разработать и внедрить меры, направленные на предотвращение подобных расхождений в дальнейшем.
Автоматизация инвентаризации в 1С: как это работает
В программе 1С:Бухгалтерия предприятия документ инвентаризации служит для фиксации фактического наличия товаров на складе и обнаружения расхождений с учетными данными. Он автоматизирует процесс отражения недостач и излишков, а также облегчает формирование отчетности и печатных форм.
Для проведения инвентаризации товаров в программе предусмотрен специальный раздел «Склад».
При его открытии пользователю предоставляется список ранее проведенных инвентаризаций.
Чтобы создать новый документ инвентаризации, следует нажать кнопку «Создать».
В случае проведения инвентаризации складских запасов, при выборе способа заполнения из меню кнопки «Заполнить» программа выполнит это автоматически.
Программа сформирует таблицу со всеми товарными позициями, зарегистрированными на данном складе.
Созданный документ сохраняется и распечатывается для последующей передачи на склад, где будет проводиться инвентаризация.
После внесения сотрудниками склада реальных показателей, они вводятся в таблицу в колонку «Отклонение».
Программа автоматически рассчитывает разницу: недостачи отмечаются красным цветом со знаком «-», а излишки — черным.
После внесения всех данных документ сохраняется и проводится, при необходимости можно сформировать печатные формы.
Резюме
Инвентаризация, несмотря на свою трудоемкость, играет ключевую роль в поддержании порядка в учете и сохранности имущества. Правильное ее проведение и последующее отражение в 1С минимизируют риски и повышают прозрачность финансовой деятельности.
Для тех, кто стремится оптимизировать свою работу с 1С, находить нестандартные решения и быть в курсе всех актуальных тенденций, приглашаем подписаться на Telegram-канал Scloud «Подслушано у консультанта 1С». Вас ждут полезные лайфхаки и ответы на самые насущные вопросы.