Электронные кадровые документы: что обязаны внедрить работодатели с 2026 года

Цифровая документация представляет собой удобную замену традиционным трудовым книжкам и бумажным приказам. В этой статье от команды проекта 42Clouds мы объясним, будет ли переход на электронные кадровые документы обязательным с 2026 года, какие выгоды принесет цифровизация кадрового учета и какие шаги необходимо предпринять работодателям для внедрения электронных документов.

Обязательность цифровизации кадрового учета

На просторах интернета существует миф, что с 1 января 2026 года переход на электронные кадровые документы (ЭКД) станет обязательным для всех работодателей. Однако это не соответствует действительности. Согласно Трудовому кодексу РФ, статья 22.2, работодатель имеет право на внедрение цифровых технологий в кадровое делопроизводство, но не обязан это делать.

Это право было предоставлено компаниям еще в 2021 году. После перехода на электронный документооборот, работодатели больше не обязаны хранить документацию в бумажном виде. Однако, точная дата, когда цифровые документы станут обязательными, пока не установлена, и с 2026 года в этой области изменений не предсказывается.

Тем не менее, уже сегодня переход на цифровизацию в кадровом учете может принести значительную экономию времени и средств.

В чем выгода ЭКД для бизнеса

Цифровизация кадрового учета позволяет существенно сократить время на обработку бумажных документов. Сотрудники больше не будут тратить рабочие часы на личные визиты в отдел кадров или к руководству для подписания заявлений. Все необходимые функции можно будет выполнить в личном кабинете цифрового сервиса — подать заявление на отпуск, ознакомиться с расчетным листом или заказать нужную справку, причем в любое время.

Это снизит нагрузку на работников отдела кадров и ускорит процесс согласования документов. Дополнительно не потребуется покупка бумаги, канцелярских товаров, аренда места для хранения архивов или обслуживание печатной техники. С внедрением ЭКД компании смогут избежать излишних расходов и улучшить эффективность работы.

Кроме того, цифровизация кадровых документов может стать обязательной в будущем. Приняв эти изменения заранее, компания сможет избежать спешки и лишних затрат в случае перехода на новые правила.

Как работает электронный документооборот в кадровом учете

Процесс работы с электронными документами можно рассмотреть на примере оформления отпуска:

1. Заявление на отпуск: Сотрудник создает и подписывает заявление через личный кабинет в цифровом сервисе.
2. Согласование: Документ поступает в личный кабинет руководителя, который либо одобряет, либо отклоняет отпуск. Если нужно, можно настроить дополнительную цепочку согласования для подписания вышестоящими руководителями.
3. Подписание приказа: После согласования приказ поступает в отдел кадров, где его подписывает специалист. Если у кадровика нет права подписи, он отправляет документ на подпись руководителю.
4. Подписание сотрудником: После подписания руководителем приказ поступает сотруднику на подпись.
5. Архивация: Подписанный приказ сохраняется в электронном архиве компании, и документ можно будет предъявить в случае проверки.

Процесс полностью цифровой, и все участники остаются на своих рабочих местах, что ускоряет согласование и уменьшает количество ошибок.

Нормативно-правовая база для внедрения ЭКД с 2026 года

Переход на ЭКД осуществляется добровольно. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатели могут внедрить электронный документооборот по своему желанию. Работодатель может вернуть бумажное оформление документов, если это потребуется (Письмо Минтруда РФ от 24.11.2022 N 14-6/ООГ-7321).

Кроме того, использовать ЭКД можно только с согласия сотрудников. Согласие должно быть предоставлено в письменной форме (Письмо Минтруда РФ от 12.02.2025 N 14-6/ООГ-653). Если сотрудник не дает согласие, он будет обслуживаться по стандарту бумажного документооборота.

Отказ сотрудника от использования ЭКД или отсутствие электронной подписи не может быть основанием для увольнения (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ).

Для сотрудников, не имеющих стажа до 31 декабря 2021 года, переход на ЭКД будет автоматическим, но они могут позже отказаться от участия в системе.

Документы, которые нельзя оформлять в электронном виде

Согласно ч. 3 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ, есть ряд документов, которые нельзя оформлять в электронном виде:

1. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности. Эти данные передаются в Социальный фонд России (СФР), а при необходимости сотрудник может запросить справку по форме СТД-СФР.
2. Акты о несчастных случаях на производстве, которые оформляются только в бумажном виде.
3. Приказы об увольнении, а также документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда.

Подписи для электронной кадровой документации

Для подписания электронных кадровых документов требуется использовать электронные подписи. Руководители компаний могут использовать усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) для всех документов. Для подписания некоторых документов достаточно усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП).

Работники могут подписывать документы как УНЭП, так и УКЭП для более важных документов, таких как трудовой договор или заявление об увольнении. Для менее значимых документов вполне подходит простая электронная подпись (ПЭП), хотя на практике чаще используется УНЭП.

Пошаговое внедрение ЭКД

Для внедрения ЭКД компаниям необходимо выполнить следующие шаги:

1. Издание приказа о переходе на электронный документооборот, с указанием выбранного сервиса (например, «Работа в России» или других решений, таких как 1С).
2. Разработка положения об ЭКД, в котором прописываются сроки подписания документов, порядок доступа сотрудников и правила инструктажа по работе с системой.
3. Уведомление сотрудников о переходе на ЭКД. Работники должны получить информацию о том, что они могут согласиться или отказаться от цифрового документооборота.
4. Обеспечение сотрудников электронными подписями. Работодатель должен организовать процесс получения УНЭП для сотрудников, а также обеспечить доступ в систему для их использования.

Итоги

Цифровой документооборот в кадровом учете становится важным инструментом для оптимизации бизнес-процессов. Переход на ЭКД с 2026 года не станет обязательным, но он позволит бизнесу снизить затраты и повысить эффективность. Важно помнить, что для внедрения электронных документов необходимо следовать требованиям Трудового кодекса РФ, уведомить сотрудников, получить их согласие и обеспечить электронными подписями.