Мы уже поделились необычной историей создания модуля «1С_КПД-СМК» для автоматизации из коробки системы менеджмента качества. Рассказали, какие проблемы решает модуль и как его внедрить. А недавно команда 1С-КПД завершила первое внедрение модуля на базе 1С:Документооборота в группе компаний «ЭКО РЕСУРС».
О том, как прошёл проект и к каким результатам привёл, рассказывает руководитель проекта со стороны 1С-КПД Ксения Митькина.
Когда качество — стратегический приоритет
Группа компаний «ЭКО РЕСУРС» — крупнейший в России производитель натуральных пищевых ингредиентов (красителей, ароматизаторов, экстрактов). Это высокотехнологичное предприятие с собственными лабораториями, командой технологов, химиков и микробиологов. Инновационные технологии и высокий уровень компетенций сделали «ЭКО РЕСУРС» поставщиком крупнейших национальных и международных брендов.
Понятно, что любое отклонение от стандарта для такого предприятия обойдется дорого. Поэтому именно качество — главный приоритет компании.
Система менеджмента качества по стандарту ISO 9001 работает здесь уже много лет. Но со временем её документирование стало требовать всё больше усилий: бумаг и файлов становилось больше, процессы — усложнялись. Чтобы СМК не превратилась в громоздкий архив, в компании решили перевести управление качеством в цифровую среду.
Зачем понадобилась автоматизация
До внедрения модуля «1С-КПД:СМК» документы СМК хранились в разных папках, а согласование изменений шло по электронной почте. Подписание происходило на бумаге, а ознакомление сотрудников с новыми версиями политик, регламентов, инструкций и других документов — через e-mail-рассылки.
Всё это работало, но замедляло процессы и создавало риск человеческих ошибок: можно было случайно использовать устаревший регламент или пропустить важное обновление.
Компания решила устранить эти риски и сделать систему управления качеством не просто более удобной, а прозрачной и управляемой в реальном времени.
Эксперты АНО «Цифровые технологии производительности» (оператор платформы Эффективность.РФ национального проекта «Производительность труда») провели обследование процессов и сформировали рекомендации. На конкурсной основе было выбрано решение «1С-КПД:СМК», разработанное компанией 1С-КПД на базе 1С:Документооборот ред.3.0
Как проходил проект
Проект стартовал в мае 2025 года и завершился за три месяца. За это время специалисты 1С-КПД развернули типовое преднастроенное решение, которое подходит для 95% компаний. А затем адаптировали его под специфику заказчика: в «ЭКО РЕСУРС» используется большое количество видов документов: практически для каждого процесса — свой маршрут.
В итоге в ходе внедрения «1С-КПД:СМК» на базе 1С:Документооборота:
- Создано единое защищённое хранилище с разграничением прав на доступ и создание различных видов документов СМК.
- Перенесена в систему документация из прежней файловой структуры.
- Настроены отдельные реестры по видам документов и карточки регламентов, методик, инструкций и др.
- Автоматизирована отправка задач на ознакомление с актуальными действующими документами новым и привлеченным сотрудникам;
- Проведено обучение ключевых сотрудников работе в системе.
Теперь поставщик обсуждает с заказчиком дополнительную доработку решения:
1. Автоматизация функционала по оценке удовлетворенности качеством.
2. Автоматические уведомления о приближении срока актуализации документов СМК .
Что изменилось
Первое и самое заметное изменение — скорость. Раньше даже небольшие правки в регламенте или другом документе занимали несколько дней. Сейчас весь цикл согласования проходит в СЭД и укладывается в несколько часов. Система автоматически подключает участников к процессу с помощью уведомлений о поступивших задачах. Не нужно физически перемещать документ между кабинетами или ждать, когда коллега вернется из командировки.
Второе важное улучшение — полное исключение риска работы с неактуальными версиями. Все документы собраны в едином структурированном хранилище. Найти нужный регламент или инструкцию стало несравнимо проще при наличии полнотекстового поиска, отборов по реквизитам карточки документа. Более того, сотрудник видит в системе явное указание, что перед ним действительно актуальный, действующий документ. Каждый — от лаборанта до директора — получает мгновенный доступ именно к последней утверждённой редакции.
Третье важное улучшение касается ознакомления сотрудников с изменениями в политиках, регламентах, методиках и других документах СМК. В прошлом обновления рассылались по почте, но результат оставался непрозрачным: как убедиться, что сотрудник открыл файл? Сейчас система автоматически напоминает о жестких сроках ознакомления и делает отметку, когда сотрудник прочтет документ. А руководитель получает об этом уведомление.
Четвертый эффект — единое защищенное хранилище с полным и прозрачным аудиторским следом. Система фиксирует, кто, когда и какие правки вносил в любой документ. Это не только упрощает повседневную работу службы качества, но и кардинально облегчает прохождение внутренних и внешних аудитов. То, что раньше требовало многочисленных уточнений и часов подготовки, теперь доступно в несколько кликов.
Кроме того, разграничение прав доступа избавило сотрудников от избыточной информации и снизило риски её утечки. Каждый видит только то, что необходимо для его работы.
Вместо резюме
Руководители многих компаний откладывают автоматизацию СМК, считая, что их система и так работает. Формально это так: документы создаются, согласовываются, утверждаются, с ними знакомятся. Но какой ценой? Сколько времени теряют высококвалифицированные специалисты на поиск нужных версий? Сколько нервов тратится при подготовке к аудитам? Каковы могут быть последствия, если сотрудник по ошибке воспользуется неактуальной инструкцией?
Проект в группе компаний «ЭКО РЕСУРС» показал, что переход к цифровой СМК, в которой каждый документ живет в заданном цикле, а качество контролируется в реальном времени, может быть быстрым и эффективным. Решение «1С-КПД:СМК» содержит лучшие практики и проверенные настройки. Даже с учетом специфики предприятия его можно запустить за считанные недели, вместо того, чтобы годами разрабатывать собственную систему с нуля.