Когда сотрудник заканчивает рабочий день, но к его концу ощущает недомогание и нуждается в оформлении больничного, возникает вопрос о порядке оплаты этого дня и последующего периода нетрудоспособности. Важно, чтобы все расчеты были произведены верно, а информация корректно зафиксирована в 1С:ЗУП. Далее мы подробно остановимся на этих аспектах.
Что указано в законодательстве
Если сотрудник проводит на работе полный рабочий день, а уже к концу смены чувствует ухудшение самочувствия, он может сразу после работы обратиться в лечебное учреждение за оформлением больничного. Он будет датирован днем полной отработки. Если же самочувствие резко ухудшается, работник может вызвать скорую. При этом необходимо учитывать, что бригады скорой помощи не имеют права выписывать листки временной нетрудоспособности.
По возвращении на работу сотрудник приносит больничный лист. Бухгалтер видит, что день был отработан полностью, но совпадает с датой открытия больничного. Возникает вопрос, как оплатить этот день. Согласно законодательству, он подлежит как оплате за отработанную смену, так и оплате первым днем больничного за счет работодателя.
Как разъясняется в пункте 12 Порядка формирования больничных (приказ Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н), работник имеет право выбрать, с какого числа будет датирован его больничный: либо с дня фактического обращения к медицинскому специалисту, либо со следующего календарного дня.
Согласно статье 14.1 Закона № 255-ФЗ от 29.12.2006, первые три дня нетрудоспособности работника подлежат оплате за счет работодателя. В то же время, статья 21 ТК РФ гарантирует оплату отработанного времени. Важно понимать, что двойная оплата одного и того же дня не происходит: сумма больничного компенсирует утрату заработной платы, а не является дополнительной оплатой за уже отработанное время.
Как оплачивать отработанное время
Основополагающим моментом при решении вопроса об оплате является факт того, отработал ли сотрудник полную смену. Важно помнить: получение листка нетрудоспособности уже после окончания рабочего дня не освобождает работодателя от обязанности выплатить заработную плату за этот день.
Единого законодательного решения по оплате данного дня нет, мнения Роструда и СФР расходятся. Некоторые региональные отделения СФР предлагают работодателям и сотрудникам самостоятельно договориться об оплате, ссылаясь на отсутствие законодательного регулирования.
При этом, согласно ФЗ № 255 (ст. 3, п. 2), СФР оплачивает больничный с четвертого дня, следовательно, первые три дня оплачивает работодатель. В связи с этим распространена следующая схема:
- первый день оплачивается как рабочий (зарплата) при наличии письменного согласия сотрудника;
- второй и третий дни оплачиваются как дни больничного.
С этой позицией не согласны некоторые региональные отделения СФР, считая, что при оплате дня выдачи больничного зарплатой, трехдневный период отсчитывается со следующего дня. Это означает, что СФР начинает оплату только с 5-го дня.
В случае судебных разбирательств, как правило, суды занимают сторону работодателя, поскольку закон однозначно определяет порядок оплаты больничного.
Как можно решить спорную ситуацию
В данной спорной ситуации существуют два возможных решения. Прежде чем выбрать один из них, следует оценить готовность к отстаиванию выбранного порядка начисления пособий по временной нетрудоспособности в случае разногласий с региональным отделением СФР и, возможно, в судебном порядке.
Решение, основанное на строгом соблюдении законодательства. Организация оплачивает первые три дня больничного. При этом рекомендуется получить от сотрудника письменное заявление с указанием предпочтительного способа оплаты первого дня периода нетрудоспособности. В случае согласия сотрудника на оплату по больничному листу, возможность споров с СФР исключается, и Фонд осуществляет оплату начиная с четвертого дня, как это и предусмотрено законом.
Однако, если сотрудник выражает желание получить за первый день заработную плату, применяется следующая схема:
- первый день — заработная плата;
- второй и третий дни — пособие по временной нетрудоспособности за счет организации;
- с четвертого дня и далее — за счет СФР.
В случае выбора данного варианта уведомите СФР о выплате заработной платы за первый день. Но следует учитывать возможность возникновения разногласий с СФР относительно факта оплаты организацией не трех, а только двух дней больничного за свой счет.
Оплата с отклонением от закона. При выборе этого варианта, если сотрудник выразил желание получить заработную плату за первый день больничного, то устанавливается следующий порядок оплаты:
- за первый день — заработная плата;
- за второй, третий и четвертый дни — оплата больничного за счет компании;
- с 5-го дня и далее — оплата за счет СФР.
При таком подходе претензии со стороны СФР исключены. Но нужно учитывать, что дни больничного, оплаченные работодателем, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (ОСНО) и при УСН («доходы минус расходы»).
В связи с тем, что датой оплаты больничного считается день оформления соответствующего документа, при выборе данного способа оплаты фактически получается, что организация оплачивает четыре дня периода нетрудоспособности. Не исключено возникновение разногласий с налоговыми органами по вопросам исчисления налогов. Итоговое решение остается за организацией.
Но независимо от выбранного порядка начисления пособий по временной нетрудоспособности, бухгалтеров интересует вопрос отражения данной операции в 1С:ЗУП. Специалисты Scloud собрали подробную инструкцию, какие действия нужно выполнить в программе.
Как отразить операции в 1С:ЗУП
Предположим, что сотрудник оформил больничный с 20 мая 2025 по 27 мая 2025 и первый день (20 мая) отработал полностью.
Разберем сначала вариант, который точно не вызовет вопросов у СФР: выплата зарплаты и оплата трех следующих дней больничного. В программе нужно создать документ «Больничный лист» (на вкладке «Зарплата» выберите «Больничные листы»). Затем заполните всю информацию из больничного листа.
Нажав кнопку «Заполнить больничный» внизу формы, программа заполнит документ «Больничный лист» автоматически. Указанный период болезни — 8 дней.
Так как за 20 мая решено выплатить зарплату, скорректируйте дату начала больничного в документе, изменив ее на 21 мая. В результате период болезни, отраженный в больничном листе, составит 7 дней.
На вкладке «Начислено (подробно)» видно распределение оплаты. Три дня за счет компании (как по закону), но со смещением дат: вместо 20 мая – 22 мая оплачивается 21 мая – 23 мая. За счет СФР — теперь четыре дня вместо пяти.
При получении запроса от СФР на подтверждение листка нетрудоспособности, необходимо исключить 23 мая из ответа («Кадры» — «Ответы на запросы СФР для расчета пособий») . Это обусловлено выбранным порядком начисления пособия, при котором данную дату оплатила компания.
В запросе от СФР период оплаты за счет фонда будет указан верно — с 23 мая по 27 мая, как и должно быть по закону. Этот период изменять нельзя!
Далее рассмотрим вариант, когда все делается по закону. После выплаты зарплаты за 20 мая, работодателю остается оплатить только два дня больничного листа.
Чтобы это реализовать в 1С, нужно убрать 20 мая из документа «Больничный лист». Для этого на вкладке «Оплата» щелкните по значку «Карандаш».
В таблицу добавьте дату 20 мая. Обязательно убедитесь, что в поле «Регистрировать» не стоит отметка (галочка). Если ее установить, программа расценит это как неявку сотрудника на работу и не позволит начислить зарплату за этот день.
Вкладка «Оплата» после изменений выглядит так.
Для получения информации о расшифровке начислений перейдите на вкладку «Начислено (подробно)».
Корректное отражение всех операций в 1С — залог точного учета и своевременной выплаты пособий. Внимательно вносите все изменения, особенно касающиеся дат и периодов оплаты. Если у вас возникнут вопросы или сложности при работе с программой, не стесняйтесь обращаться к специалистам Scloud за профессиональной консультацией и помощью. Они помогут вам избежать ошибок.