Долгое время нижние чины обходились без наградных листов, хотя индивидуальное подтверждение подвига всё же имело место. Однако, сам факт награждения, как правило, осуществлялся приказом по воинской части.
Индивидуальный наградной лист для нижних чинов, как форма персонального документа, появился лишь в начале XX века. Но первым его «опробовали» не боевые части, а служащие полиции.
Этому, в частности, «способствовали» массовые награждения времён Николая II, приуроченные к празднованию 300-летия царствования Дома Романовых.
Так, накануне торжеств было решено наградить чинов полицейской стражи, городовых Полицейской Команды и служителей Пожарной Команды, «выслуживших срок на получение медалей с надписью «за усердие».
Составлялись наградные листы (или общие списки) на получение медалей «за беспорочную службу в полиции».
Тем же, кто ранее уже имел какие-то награды, составлялись персональные наградные листы.
Эта практика потом, в годы Первой мировой войны, распространилась и на боевые части.