Командам нужно держать знания под рукой: инструкции, чек-листы,
регламенты. Когда база знаний не работает на телефоне, сотрудники теряют
время и делают ошибки. Решение — выбрать сервис, где удобно вести
документы, быстро искать и работать офлайн с последующей синхронизацией,
а также редактировать вместе и управлять доступами.
Инструменты эволюционировали от заметок и Kanban-досок до
«всё-в-одном» платформ: задачи, документы, CRM и отчёты — в одном месте и
на мобильных устройствах.
Я столкнулся с задачей: собрать живую базу знаний, которая доступна с
телефона и не разваливается при росте команды. Этот рейтинг — результат
моего опыта, сравнения и анализа популярных решений под задачи знаний,
задач и проектов.
Короткий список сервисов
Далее — короткий разбор каждого сервиса: где удобнее строить знания,
как организованы задачи, какие есть мобильные опции и что по стоимости.
Strive
Strive — российская платформа для управления задачами и проектами,
где в одном пространстве объединены таск-менеджер, база знаний с тестами
и внутренняя коммуникация. Поддерживаются представления «Канбан»,
«Список», «Календарь», «Гант». Есть чат, тайм-трекер, интеграции и
on-premise-версия для компаний. Подходит SMB-командам и отраслям от
агентств до ИТ и ритейла.
Почему в рейтинге: в сервисе есть полноценная база знаний с
древовидной структурой и совместным редактированием, а также мобильные
приложения iOS/Android.
- Канбан, списки, календарь, диаграмма Ганта
- Метки, чек-листы, приоритеты, сроки, таймер
- База знаний с тестами и PDF-экспортом
- Уведомления (браузер, смартфон, Telegram)
- Чаты в задачах, тайм-трекер и отчёты
- Импорт из Notion, Jira, Trello, ClickUp, Asana, Monday
- Интеграция с Telegram, открытый API; on-prem (Windows/Linux)
- Мобильные приложения iOS/Android (App Store, Google Play, RuStore)
Регион: Россия — пользоваться в России можно.
Ссылка на изображение price
Тарифы: есть бесплатный план 0 ₽/мес (до 10 пользователей); платные —
от «На двоих» и «Команда» до «Бизнес»; доступна on-prem установка с
расчётной ценой.
Notion
Notion — универсальная платформа, где сочетаются заметки, базы
данных, вики-страницы и задачи. Можно строить страницы любой структуры —
от личных заметок до CRM и баз знаний. Доступны списки, таблицы,
календари, канбан, галереи, а также диаграммы Ганта и таймлайны в
бизнес-тарифах. Поддерживаются статусы, дедлайны, связи между задачами,
совместное редактирование и комментарии.
Почему в рейтинге: сильная Wiki/база знаний и гибкие базы данных с множеством представлений; интеграции и встроенный Notion AI.
- Гибкие базы данных: таблицы, канбан, календари, роадмапы
- Страницы и подстраницы произвольной структуры
- Встроенный AI для генерации и автоматизации
- Интеграции со сторонними сервисами
Регион: США — могут возникнуть проблемы.
Ссылка на изображение price
Тарифы: Free — 0 €; Team — 10 €/польз./мес; Business — 25 €/польз./мес; Enterprise/Pinnacle — по запросу.
ClickUp
ClickUp — платформа для управления задачами и проектами: списки,
канбан-доски, диаграммы Ганта, календари, цели, напоминания и документы в
единой экосистеме. Есть подзадачи, формы заявок, автоматизации, отчёты и
широкие интеграции. Настраиваются права, статусы, шаблоны и виды
представлений.
Почему в рейтинге: сочетание документов (Docs) и продвинутых инструментов проектного управления с отчётностью и автоматизациями.
- Иерархия Spaces → Folders → Lists → Tasks
- Подзадачи, чек-листы, кастом-поля, приоритеты, автоматизации
- 15+ представлений: канбан, список, календарь, Гант и др.
- Тайм-трекинг, отчёты, цели и дашборды
- Docs, совместное редактирование, Whiteboards
- Интеграции, API, ClickApps; AI-функции
Регион: США — могут возникнуть проблемы.
Ссылка на изображение price
Тарифы: Free Forever — $0; Unlimited — $7/польз./мес (год); Business — $12/польз./мес (год); Enterprise — по запросу.
Freedcamp
Freedcamp — облачная платформа для задач, проектов и совместной
работы. Бесплатный план с безлимитными пользователями, проектами и
хранилищем; на платных уровнях — расширенные модули. Есть Task Board
(Kanban), диаграммы Ганта, календарь с синхронизацией, тайм-трекер,
Milestones, Issue Tracker, обсуждения, Wiki, файлы, Invoices и CRM.
Почему в рейтинге: сильный бесплатный план, наличие Wiki/базы знаний (на платных) и мобильных приложений iOS/Android.
- Задачи, подзадачи, метки, приоритеты, сроки, файлы
- Канбан/списки, диаграмма Ганта, календарь/вехи
- Тайм-трекинг, обсуждения, Wiki, Issue Tracker
- CRM, Invoices, шаблоны, кастом-поля
- Интеграции: Google Drive, Dropbox, OneDrive, Zapier, API, Email-in
- Разрешения, гостевой доступ; iOS/Android
Регион: США — могут возникнуть проблемы.
Ссылка на изображение price
Тарифы: Free — $0; Pro — от $1.49/польз./мес (год); Business — от $7.49; Enterprise — от $16.99.
Teamwork
Teamwork — платформа для управления проектами и клиентской работой с
акцентом на учёт времени и биллинг. Поддерживает диаграммы Ганта, доски,
календари, тайм-трекер, автоматизации и управление загрузкой команды.
Есть коммуникации с клиентами и аналитика.
Почему в рейтинге: фокус на агентской работе, тайм-трекинг и
документооборот внутри проектов; платформенные приложения, включая
мобильные.
- Единое пространство по клиентам: проекты, задачи, этапы
- Планирование ресурсов и Workload
- My Work для персонального контроля задач
- Документ-менеджмент/ведение информации
- Интеграции; приложения для мобильных/веб/таймеров
- Коммуникация: каналы, чаты, видеозвонки
Регион: Ирландия — могут возникнуть проблемы.
Ссылка на изображение price
Тарифы: Free — €0 (до 5 пользователей и 5 проектов); Deliver — €10.99; Grow — €19.99; Scale/Enterprise — по запросу.
Weeek
WEEEK — российская платформа для совместной работы: задачи, проекты,
документы и CRM. Два режима: «Фокус» для личного планирования и «Доска»
для командных процессов. Есть подзадачи, чек-листы, база знаний с
блочным редактором, тайм-трекер, отчёты и интеграции.
Кроссплатформенная: веб, мобильные iOS/Android, десктопы.
Почему в рейтинге: сочетание задач, CRM и Wiki с блочным редактором, а также полноценные мобильные приложения.
- «Фокус» и «Доска»: личные и командные сценарии
- Канбан, списки, подзадачи, метки, файлы
- CRM: воронки, сделки, контакты
- База знаний с блочным редактором
- Тайм-трекер, отчёты, матрица Эйзенхауэра
- Интеграции с календарями и облаками; API
- Приложения: веб, iOS/Android, Windows/macOS/Linux
Регион: Россия — пользоваться в России можно.
Ссылка на изображение price
Тарифы: Free — 0 ₽ (до 5 человек); Lite — от 199 ₽; Pro — от 399 ₽; Business — от 450 ₽.
Flowlu
Flowlu — комплексный онлайн-сервис для управления задачами,
проектами, продажами и финансами. Есть шаблоны проектов, учёт времени,
контроль загрузки, финансовая аналитика и CRM с автоматизацией. Для
коммуникаций — чат и комментарии, а также ментальные карты,
документооборот, коммерческие предложения и счета. Предусмотрены
клиентский портал и встроенная база знаний.
Почему в рейтинге: сочетание базы знаний и клиентского портала с
управлением проектами и финансами — удобно, если база знаний связана с
процессами и CRM.
- CRM и продажи: воронки, формы лидов, переписка
- Проекты: Канбан, Гант, списки; зависимости и бюджетирование
- Задачи и время: таймер, аналитика производительности
- Финансы: инвойсы, доходы/расходы, визуализация
- Совместная работа: комментарии, чат, уведомления
- Автоматизация процессов и шаблоны
- Клиентский портал и база знаний
Регион: Россия — пользоваться в России можно.
Ссылка на изображение price
Тарифы: Free — $0; Essential — $9/польз./мес (год) / $12 (месяц); Advanced — $17/$22; Ultimate — по запросу.
Kaiten
Kaiten — онлайн-система для управления процессами по Agile и Kanban.
Есть канбан- и скрам-доски, аналитика, роли и права доступа, шаблоны
процессов и интеграции. Предлагается бесплатный тариф; подходит для
команд разного размера, особенно продуктовых и ИТ.
Почему в рейтинге: развитые канбан/скрам-механики плюс встроенные Wiki/документы — удобно для связки «процессы + база знаний».
- Канбан и Скрам: бэклог, спринты, story map
- Гант и планирование ресурсов
- Автоматизации: триггеры и правила
- Тайм-трекинг и отчёты с Agile-метриками
- Роли, доступы, статусы
- Wiki и встроенные документы
- Уведомления (email, Telegram, Slack), чаты
- Интеграции: Jira, Trello, Asana, ClickUp, Notion, GitHub/GitLab, Zapier/Albato и др.; on-prem для Linux
Регион: Россия — пользоваться в России можно.
Ссылка на изображение price
Тарифы: Бесплатный — 0 ₽/польз./мес (до 5 пользователей); Старт — от 185 ₽; Стандарт — от 430 ₽; Бизнес — от 580 ₽.
FAQ
Как выбрать базу знаний с удобной мобильной работой?
Смотрите на наличие мобильных приложений iOS/Android, офлайн-режима с
синхронизацией, быстрой навигации (поиск, теги, дерево) и совместного
редактирования.
Где хранить инструкции: в задачах или в отдельной Wiki?
Лучше разделять: инструкции и регламенты — в Wiki/документах; в
задачах — ссылки на соответствующие статьи и чек-листы выполнения.
Какие права доступа важны для базы знаний?
Роли и уровни доступа: просмотр, комментарии, редактирование; защита
отдельных разделов; безопасная публикация по ссылке при необходимости.
Как упростить поиск в большой базе?
Используйте теги, иерархию (дерево), единый стиль заголовков и шаблоны статей; регулярно чистите дубли.
Как связать базу знаний с проектами?
Храните регламенты в Wiki и привязывайте их к задачам/доскам; добавляйте чек-листы и шаблоны задач с ссылками на статьи.
Зачем импорт/экспорт (PDF/Markdown)?
Импорт облегчает миграцию из старого инструмента; экспорт — бэкап, рассылка клиентам и офлайн-доступ.
Какие интеграции полезны в первую очередь?
Мессенджеры/почта для уведомлений, календари для планирования, облачные диски для вложений, API — для кастомных сценариев.
Как оценивать стоимость владения?
Суммируйте тарифы на пользователя, объёмы хранилища, нужные модули
(Wiki, отчёты, автоматизации) и возможные расходы на внедрение.
Нужен ли on-premise?
On-premise оправдан для требований к безопасности и локальному хранению данных; облако быстрее в запуске и обновлениях.
Как запускать базу знаний в команде?
Начните с шаблонов статей и минимальной структуры, назначьте
ответственных редакторов, встройте ссылки на статьи в задачи и процессы.
Заключение
Смотрите на связку: удобная Wiki, мобильная работа, совместное
редактирование, доступы и интеграции — тогда база знаний станет рабочим
инструментом, а не архивом. А вы уже нашли свой идеальный инструмент?