Команды теряют знания в чатах и файлах: нет единого места для
регламентов, статей и ответов клиентам. Нужен инструмент, где
документация живёт рядом с задачами, есть права доступа, удобный поиск,
публикация на портал и безопасное хранение (включая on‑prem и хостинг в
РФ).
Внутренние Wiki выросли из заметок и файловых хранилищ в полноценные
базы знаний с блочными редакторами, шаблонами, деревом страниц и
связями. Сегодня на первый план выходят совместное редактирование,
история версий, экспорт/импорт и интеграции.
Я последовательно протестировал онбординг и ежедневную работу — от
структуры разделов и редактирования до публикации и прав доступа.
Рейтинг основан на личном опыте, сравнении и анализе популярных решений.
Короткий список сервисов
Ниже — краткий разбор: чем удобен редактор, как устроена структура, что с совместным доступом, экспортом и публикацией.
Strive
Strive — российская платформа для управления задачами и проектами. В
Strive объединены таск-менеджер, база знаний с тестами и внутренняя
коммуникация. Поддерживаются представления «Канбан», «Список»,
«Календарь», «Гант». Есть чат, тайм-трекер, интеграции и
on-premise-версия для компаний.
Сервис вошёл в рейтинг из-за сочетания задач и базы знаний с деревом,
совместным редактированием и экспортом, а также наличия on‑prem и
хранения данных в РФ.
- Канбан-доски, списки, календарь, диаграмма Ганта
- Метки, чек-листы, приоритеты, сроки, таймер
- База знаний с древовидной структурой, совместным редактированием, тестами и PDF-экспортом
- Контроль сроков: индикаторы, история изменений, уведомления (браузер, смартфон, Telegram)
- Чаты в задачах с файлами и реакциями
- Тайм-трекер с отчётами
- Импорт из Notion, Jira, Trello, ClickUp, Asana, Monday
- Интеграция с Telegram, открытый API
- Хранение данных в России, коробочная версия (Windows/Linux)
- Мобильные приложения iOS/Android, адаптивный веб
Регион: Россия — пользоваться в России можно.
Бесплатный план — 0 ₽/мес до 10 пользователей (ограниченные
пространства/документы, без аналитики и интеграций). Платные: «На
двоих», «Команда», «Бизнес» с расширениями (аналитика, роли, интеграции,
обучение и поддержка). Есть on‑prem по расчёту.
Notion
Notion — универсальная онлайн-платформа для организации работы и
управления проектами. Платформа объединяет заметки, базы данных,
вики-страницы и таск-менеджер. Доступны представления в виде списка,
таблицы, календаря, канбан-доски, галереи, а также диаграммы Ганта и
таймлайн (в бизнес-тарифах). Есть совместное редактирование, комментарии
и интеграции, а также Notion AI.
Сервис в рейтинге за мощный блочный редактор, базы данных и гибкую
Wiki-структуру, которую можно масштабировать под внутреннюю или
публичную документацию.
- Гибкие базы данных и виды (таблицы, канбан, календари, роадмапы)
- Страницы и подстраницы произвольной структуры
- Встроенный AI для генерации и автоматизации
- Интеграции со внешними сервисами
Регион: США — при использовании в России могут возникнуть проблемы.
Тарифы: Free; Team; Business; Enterprise; Pinnacle — с ростом лимитов, автоматизаций, безопасностью и масштабированием.
ClickUp
ClickUp — платформа для управления задачами и проектами. Поддерживает
списки, канбан-доски, диаграммы Ганта, календари, цели, таймлайны,
напоминания и документы. Есть формы, автоматизации, отчёты и интеграции;
настраиваются права доступа, статусы и шаблоны.
Сервис в рейтинге благодаря связке задач и ClickUp Docs, множеству
представлений и автоматизаций — удобно вести и проекты, и базу знаний.
- Иерархия Spaces → Folders → Lists → Tasks
- Подзадачи, чек-листы, кастомные поля, статусы и ClickApps
- 15+ видов: Kanban, список, календарь, Гант, Everything view
- Трекер времени и отчёты
- Документы, совместное редактирование, комментарии, Whiteboards
- Дашборды, цели, зависимости, контроль ресурсов
- Правила автоматизации и шаблоны
- Интеграции, API, AI-функции (ClickUp AI / Brain)
Регион: США — при использовании в России могут возникнуть проблемы.
Тарифы: Free Forever; Unlimited; Business; Enterprise — различаются
по видам представлений, автоматизациям, безопасности и поддержке.
Freedcamp
Freedcamp — облачная платформа для управления проектами и совместной
работы. Бесплатный план с безлимитными пользователями, проектами и
хранилищем; также есть Pro / Business / Enterprise. Включает Kanban,
Гант, календарь, тайм-трекер, Milestones, обсуждения, Wiki, файлы,
Invoices и CRM.
Сервис включён за широкий бесплатный план и наличие Wiki/базы знаний
(на платных планах), а также модульную архитектуру и масштабирование.
- Задачи/подзадачи, метки, приоритеты, сроки, файлы
- Канбан и списки; диаграмма Ганта (на платных планах)
- Календарь, события, Milestones
- Тайм-трекинг и учёт времени
- Обсуждения, форумы
- Wiki / база знаний (на платных планах)
- Issue Tracker, CRM, Invoices (на платных планах)
- Интеграции: Google Drive, Dropbox, OneDrive, Zapier, API, Email-in
- Гости и система разрешений; iOS/Android
Регион: США — при использовании в России могут возникнуть проблемы.
Free — $0 с безлимитными проектами, задачами, пользователями и
хранилищем. Платные планы добавляют интеграции, аналитику, роли и
функции корпоративного уровня.
Teamwork
Teamwork — облачная платформа для управления проектами и клиентской
работой. Возможности включают диаграммы Ганта, доски, календари, учёт
времени и выставление счетов, AI‑помощник и управление загрузкой.
Подходит агентствам, SMB-командам и сервисным компаниям.
Сервис в рейтинге благодаря фокусу на клиентской работе и встроенному документ‑менеджменту/управлению знаниями внутри проектов.
- Единое пространство для проектов и клиентских процессов
- Планирование ресурсов и контроль загрузки
- My Work: персональный обзор задач и событий
- Документооборот и хранение информации внутри проекта
- Интеграции и приложения (веб/моб., таймеры)
- Коммуникация: каналы, чаты, видеозвонки
Регион: Ирландия — при использовании в России могут возникнуть проблемы.
Тарифы: Free с ограничениями; далее Deliver, Grow, Scale и Enterprise
— добавляют бюджеты, финансы, Workload, интеграции и расширенную
безопасность.
Weeek
WEEEK — платформа совместной работы и управления задачами. Объединяет
задачи, проекты, документы и CRM; есть режимы «Фокус» и «Доска».
Поддерживает базу знаний с блочным редактором, тайм‑трекер, отчёты и
интеграции, а также кроссплатформенные приложения.
Сервис вошёл за связку задач, CRM и Wiki в одном окне и удобный блочный редактор для базы знаний.
- «Фокус» (личные задачи) и «Доска» (Kanban по проектам)
- Подзадачи, чек-листы, метки, файлы
- Встроенная CRM: воронки, сделки, контакты
- База знаний с блочным редактором
- Тайм-трекер, отчёты, матрица Эйзенхауэра
- Портфели, приватность, роли и гости
- Интеграции с календарями и облаками, импорт и API
- Веб, iOS/Android, Windows/macOS/Linux
Регион: Россия — пользоваться в России можно.
Free — 0 ₽ для до 5 человек и лимитами по
проектам/доскам/документам/воронкам. Платные Lite, Pro, Business
расширяют лимиты, доступы и роли.
Kaiten
Kaiten — система визуального управления по Agile и Kanban. Есть
канбан‑доски, аналитика, роли и права доступа, шаблоны процессов и
интеграции. Подходит командам любого размера, в том числе ИТ‑ и
продуктовым.
Сервис включён за развитые доски, Agile‑метрики и наличие
Wiki/встроенных документов — удобно вести процессы и базу знаний в одном
месте.
- Канбан и Скрам: бэклог, спринты, user story map
- Диаграмма Ганта, планирование ресурсов
- Автоматизации: триггеры и правила
- Тайм‑треккинг и отчёты, Agile‑метрики
- Управление ролями и доступами
- Wiki и встроенные документы
- Уведомления (email, Telegram, Slack), чаты в задачах
- Интеграции: Jira, Trello, Asana, ClickUp, Notion, Confluence, Git-платформы, Zapier/Albato и др.
- On‑premise для Linux
Регион: Россия — пользоваться в России можно.
Бесплатный — 0 ₽/польз./мес (лимиты по пользователям, пространствам и
доскам). Платные Старт/Стандарт/Бизнес дают больше модулей,
автоматизаций и снимают ограничения.
Flowlu
Flowlu — сервис для управления задачами, проектами, продажами и
финансами. Объединяет планирование, учёт времени, загрузку команды и
финансовую аналитику; есть CRM, документооборот, чат, инвойсы и
коммерческие предложения. Подходит SMB, агентствам и стартапам.
Сервис в рейтинге за комплексный подход и встроенную базу
знаний/клиентский портал — можно вести документацию для команды и
клиентов.
- CRM и продажи, формы лидов и переписка
- Проекты: Kanban, Гант, списки; задачи, зависимости и бюджеты
- Учёт времени и аналитика производительности
- Финансы и инвойсы, доходы/расходы
- Совместная работа: чат, комментарии, уведомления
- Автоматизация процессов и шаблоны
- Клиентский портал и встроенная база знаний
Регион: Россия — пользоваться в России можно.
Free — $0 с базовой Wiki/чатом/календарём. Essential/Advanced
добавляют CRM‑каналы, Гант/спринты, портал, внешнюю Wiki и
мультивалютность; Ultimate — по запросу с корпоративной безопасностью и
white‑label.
FAQ
Какую структуру выбрать для базы знаний: дерево страниц или базы данных?
Дерево удобно для регламентов и справочника с фиксированной
навигацией. Базы данных подходят для каталогов статей с метаданными
(теги, статусы, владельцы) и разных представлений (таблица, канбан,
календарь).
Что важно проверить в редакторе документации?
Совместное редактирование, комментарии, шаблоны, поддержка
блоков/Markdown, встраиваемые файлы/медиа, ссылки между страницами,
история изменений и удобный поиск.
Как организовать права доступа и публикацию?
Нужны уровни доступа на раздел/страницу, публичные ссылки или портал,
гостевой доступ и логирование изменений. Для клиентской базы знаний —
отдельные пространства или внешний портал.
Какие интеграции критичны для базы знаний?
SSO/каталоги пользователей, мессенджеры/почта для уведомлений,
трекеры задач, облачные хранилища, календари, а также API для
импорта/экспорта и автоматизаций.
Как планировать миграцию из старого инструмента?
Проверьте готовые импортеры (например, из Notion/Confluence/CSV),
сохранение структуры, ссылок и вложений, а также наличие бэкапов и
массовых операций.
Зачем нужна история версий и ревью-контент?
История позволяет откатить правки и видеть вклад. Ревью-процесс (черновики, согласование) снижает ошибки и дубли.
Когда нужен on‑prem или хранение данных в конкретном регионе?
Если есть требования безопасности/комплаенса или правовые ограничения. Важны локальный хостинг, резервирование и обновления.
Как оценить поиск по базе знаний?
Проверьте полнотекстовый поиск, фильтры по тегам/типам, подсветку совпадений и скорость индексации.
Нужны ли теги и связи между страницами?
Да, для навигации по темам, облегчения поиска и построения контент‑карт (связанные статьи, FAQ, глоссаpий).
Что учитывать в тарифах?
Лимиты на пользователей/пространства/документы, доступность
Wiki/порта, автоматизации, интеграции, on‑prem/регион хранения и условия
поддержки.
Заключение
Выбор делайте от задач: если важны блоки и базы данных — берите
гибкий редактор; если ключевые — права, публикация и метрики, смотрите
на роли, портал и аналитику. Сверьте требования к безопасности и
хостингу, протестируйте онбординг на реальном разделе знаний. А вы уже
нашли свой идеальный инструмент?