Всем привет! На связи Ленивый аналитик, и сегодня мы снова коснемся темы сводных таблиц. И как понятно из заголовка - разберемся, что лучше использовать для фильтрации сводной таблицы - фильтры или срезы.
________________________________________________________________________________
Если вы не умеете добавлять фильтры или срезы в сводную таблицу, то посмотрите этот короткий ролик.
А если вы совсем не умеете делать сводные таблицы в Excel - то вам в подборку Сводные таблицы.
________________________________________________________________________________
Напомню, что фильтр в сводной таблице - это поле, которое мы добавляем в область Фильтры. Оно находится в верхней части сводной таблицы и выглядит как выпадающий список.
Срез - это отдельный элемент с кнопками, который связан со сводной таблицей. Часто используется для создания интерактивных дашбордов в Excel.
Давайте разбираться, что же лучше/удобнее/профессиональнее (нужное подчеркнуть 😉)
Что общего между фильтрами и срезами?
1. Они фильтруют сводную таблицу.
Логично, ага)
2. В обоих вариантах есть возможность множественного выбора.
В срезах множественный выбор можно сделать, если нажать эту кнопку:
Или если выбирать элементы с зажатой клавишей Ctrl или Shift.
В фильтрах, чтобы выбрать несколько элементов, нужно активировать галочку Выделить несколько элементов.
Собственно, всё.
Теперь главный вопрос:
Почему срезы лучше фильтров?
1. Одним срезом можно фильтровать несколько сводных таблиц
Если сделать привязку к ним. Для этого нужно правой кнопкой щелкнуть на заголовке среза и нажать Подключение к отчетам.
И затем отметить сводные таблицы, которые должны фильтровать этим срезом.
Именно эта функция срезов позволяет создавать профессиональные интерактивные дашборды и удобные отчеты.
В отличие от срезов, фильтр не привязать к нескольким сводным таблицам*
________________________________________________________________________________
*на самом деле, стандартным способом действительно одним фильтром можно фильтровать только одну сводную таблицу. Но есть кастомный способ, как одним фильтром можно фильтровать разные сводные таблицы. Поделюсь им в телеграмм-канале, а также - для чего на практике может понадобиться фильтровать именно фильтрами, а не такими удобными срезами.
________________________________________________________________________________
2. При использовании нескольких срезов есть взаимная фильтрация срезов.
Непонятно написала, наверное)) поэтому покажу на примере.
Есть сводная таблица, в строках которой - номер подразделения, а в значениях - сумма продаж. К этой таблице есть 2 фильтра - Канал продаж и Номер подразделения.
Каналов продаж всего 3, подразделений - 5. Но в подразделениях 1 и 3 нет продаж по каналу Сайт. И если мы выберем в фильтре Канал продаж Сайт, то в фильтре Номер подразделения будут подсвечены только те подразделения, в которых есть продажи по этому каналу.
А подразделения без продаж по каналу Сайт как бы полускрыты - это сразу наглядно показывает, что данных нет. Удобно.
Если такую же фильтрацию сделать в фильтрах сводной таблицы - в фильтре Канал продаж выбрать Сайт - то в фильтре Подразделения будут все равно отображаться все 5 подразделений.
Но, кстати, предыдущий трюк у вас и не получится проделать с фильтрами в текущей структуре таблицы. Потому что:
3. При использовании фильтров одно и то же поле нельзя добавить в строки / столбцы и фильтры одновременно
А при использовании срезов - можно.
В данном случае, если вы хотите отфильтровать сводную таблицу по полю Номер подразделения без срезов - вам нужно фильтровать прямо в самой сводной таблице.
Потому что если вы добавите поле Номер подразделения в область фильтров - оно уйдет из области строк.
И в сводной таблице не будет отображаться:
И да, можно фильтроваться прямо в таблице, но... Всегда помним, для кого эта таблица или отчет!
Не все пользователи умеют корректно фильтровать сводную таблицу (особенно многоуровневую).
А при использовании срезов одно и то же поле можно добавить и в строки / столбцы, и в срез одновременно.
4. Внешний вид срезов можно настраивать
В отличие от фильтров, которые всегда выглядят одинаково (меняется лишь цвет в зависимости от стиля самой сводной таблицы), срезы можно кастомизировать под стиль вашего отчета или корпоративный стиль компании.
Это делается на вкладе Параметры - блок Стили срезов - Создать стиль среза.
И здесь простор для творчества. При помощи этой возможности можно создать дашборд в Excel, который не отличить от BI системы.
Ну и в заключение, еще раз повторюсь:
5. Срезы просто удобнее и понятнее пользователям.
Да-да, тем самым, которые пользуются вашим отчетом и принимают на его основе важные и не очень управленческие решения.
Лично на практике столкнулась недавно, что пользователь не разобрался, как отфильтровать дату в столбцах сводной таблицы и попросил добавить срез.
И можно сколько угодно негодовать "ну тупыыыые" , а можно просто сделать удобно. Для меня это и есть признак профессионализма.
А теперь о том, чем фильтры лучше срезов. А то что-то мы их захейтили)))
В чем фильтры удобнее срезов?
1. Возможность быстро размножить сводную таблицу с каждым значением фильтра
Добавим в нашей таблице поле Канал продаж в фильтр.
А теперь перейдем на вкладку Анализ - Сводная таблица - Параметры - Отобразить страницы фильтра отчета.
Далее будет предложено выбрать, по какому фильтру размножить страницы (у нас он один, но бывает и несколько). Нажимаем Ок.
И получаем 3 отдельных листа с названиями каналов - и каждый канал уже выбран в фильтре.
Я сама, если честно, не знаю даже, где я могу использовать такую фичу)))
Но вы должны о ней знать - возможно, кому-то пригодится (зачем-то же ее добавили).
2. Фильтры - это быстро.
Да, как будто фильтры добавить быстрее, чем срезы. И для быстрых расчетов, когда не нужно "делать красиво" - фильтры удобный инструмент.
Пожалуй, больше я не знаю преимуществ фильтров перед срезами. Но если вы знаете - делитесь в комментариях.
Также подписывайтесь на мой телеграмм-канал Ленивый аналитик, чтобы не пропускать новые статьи.