Куча разом навалившихся дел – реальность едва ли не каждого из нас. Пока разбираешься с одним, быстро забываешь про другое, и дела копятся, словно снежный ком. Разгрести все свои "висяки" безотказно помогает визуализация. Пример такого метода – японская система Kanban. Кстати, это не только эффективно и просто, но и красиво.
Что такое Kanban и с чем его "едят"?
На самом деле ни с чем, ведь Kanban – это метод визуального представления задач с помощью простых инструментов – доски и карточек. Доска делится на колонки по стадиям выполнения задачи, а карточки представляют собой сами задачи. Метод позволяет организовывать работу наглядно, что помогает разгрузить голову и взглянуть на проект со стороны, а значит повысить эффективность работы.
По сути, даже доску иметь не обязательно. Подойдет любая поверхность, хоть дверца холодильника. А вместо карточек или стикеров – магнитики.
Откуда метод заморский
От одного из лучших инженеров компании Toyota. Тайити Оно придумал Kanban в конце 1940-х годов, когда искал способ снизить затраты и сделать производство не таким неповоротливым. На мысль Тайити натолкнуло распределение товаров в супермаркетах: полки забиты товаром, но склады не перегружены излишками. Принцип "ровно столько, сколько нужно" лег в основу производственной системы Toyota. Компания перестала выпускать детали "на склад" и начала производить их только по фактическом спросу.
Для этого использовали специальные карточки Kanban (с японского "карточка" или "сигнал"). Когда материалы заканчивались рабочий отправлял карточку на склад, где формировалась новая партия, а поставщики получали уведомление о необходимости пополнить запасы. Так появилась система непрерывного пополнения ресурсов по принципу Just-in-Time ("точно вовремя").
Логика производства изменилась: вместо слепого выброса продукции на рынок ее стали поставлять только если имелся спрос. Темп работы определялся клиентами. Теперь Toyota могла сократить нагрузку на склады, снизить расходы и быстрее реагировать на изменения рынка. Kanban стал неотъемлемым инструментом производства, нацеленного на бережливость.
В 2000-х годах метод начали использовать не только в промышленности, но и в сферах маркетинга, HR, логистики. Везде, где нужно наглядно управлять задачами и их потоком.
Как пользоваться чудом инженерной мысли
Тут все легче легкого, ведь главный принцип Kanban в наглядности. Задачи располагаются на поверхности (доске, стене) разделенной на колонки. Каждая колонка имеет условные названия: "План", "Исполняется", "Проверка", "Готово". То, как будет называться колонка - исключительно ваше решение.
Например, так могла бы выглядеть доска списка книг, которые мы обещаем себе прочитать: "Конь не валялся", "Приобретена", "Читаю", "Прочитано и рассказано всем близким против их воли". А карточки, стикеры или картинки – это сами книги, то есть задачи.
Поверьте, с такой наглядной штукой дела в решении задач у вас пойдут куда быстрее. Кроме того, вы легко сможете понять, на каком именно этапе ваши задачи застревают и копятся.
По мнению бизнес-коуча и психолога Ирины Самсоновой, перемещение задач из одной в другую колонку значительно повышает самооценку и продуктивность.
- Это очень классная, работающая история. Недаром японцы – самый организованный народ, потому что они не за жесткое, а за гибкое планирование. По своему опыту могу сказать, что как только я стала делать люфты между задачами и спокойно менять их местами, скажем, по значимости, я стала более продуктивной. Прокрастинация уменьшилась значительно» – поделилась впечатлениями психолог.
Так, перемещение задач из одной колонки в другую становится для тебя неким ритуальным действием, которое неизбежно повышает настроение.
- Ты как бы поощряешь себя за каждую выполненную часть работы, и от этого открывается второе дыхание. Это так круто и так мотивирует! Я считаю этот метод работает лучше любой афирмации, - добавила психолог.
Правила (техника безопасности при использовании)
Чтобы ваша доска задач не превратилась в городскую доску с объявлениями с множеством культурных слоев, существует ограничение на количество карточек в каждой колонке. Хорошая новость в том, что этот лимит вы устанавливаете для себя сами. То есть превратить доску в разноцветное панно все еще можно, но не желательно, ведь это будет только мешать вам доводить дела до конца, а ведь это и является целью метода. Для пробы ограничьте себя тремя-пятью задачами в колонке.
Если доской пользуетесь не только вы и это командная работа хорошо бы до начала работы обговорить условия перехода карточек-задач между колонками. Никаких "к завтрашнему дню я точно закончу свою часть работы и сдам ее на проверку, поэтому могу перенести свою карточку из колонки "исполняется" в колонку «проверка». Так это не работает и со временем привнесет только хаос. Сначала делаем дело, в нашем случае заканчиваем работу и сдаем на проверку, и только после этого переносим карточку.
Kanban – это про гибкость и развитие. Ее пользователи регулярно анализируют процесс, выявляют проблемы, предлагают изменения. Все это позволяет постепенно, а главное действенно повышать эффективность работы.
Тонкости оформления
Задачу на доске символизирует карточка. В ней можно указать ключевые данные: суть задачи, сроки, дополнительные материалы. Писать желательно крупным шрифтом, чтобы не прищуриваться каждый раз глядя на доску. Можно вообще не использовать слова, а только картинки, если вам так удобнее.
Для наглядности можно добавить цветовую систему, как в excel-таблицах. К примеру, задача, указанная на красном стикере/цветной красной бумаге первоочередная, на желтом – важная, но чуть ниже приоритетом, зеленая – может подождать.
А еще можно использовать метки, с тем же смыслом. Для этого подойдут наклейки, маленькие стикеры, просто рисунки в углу карточки – все зависит от вашей фантазии. Кстати со стороны, если соблюдать порядок, ваша доска всегда будет смотреться эстетически привлекательно.
Конечно же Kanban-доска может быть не только физической, но и виртуальной. Все-таки в 21 веке живем и инструментов, позволяющих синхронизировать изменения на доске в реальном времени полно. В цифровом виде Kanban-доска удобна прежде всего для команд или если у вас дома мало места, или вы хотите скрыть свои задачи от посторонних глаз, потому что вы Бэтмен – причин полно. Лично мы пользуемся ресурсом и приложением Figma, но существуют еще такие популярные как Trello, Jira, Kaiten, Asana, ClickUp, Notion, Битрикс.