Товарный учет — это системный подход к фиксации всех операций, связанных с движением товаров: поступлением, внутренним перемещением, отгрузкой клиентам, возвратами и списанием. Его суть заключается в документировании каждой операции с помощью накладных, актов списания и инвентаризационных описей. Главная цель — получение достоверной информации о количестве, стоимости и месте нахождения любой товарной единицы в режиме реального времени.
Это основа для эффективного управления складскими запасами, финансового контроля и анализа результатов деятельности компании. Благодаря учету предприниматель получает инструмент для принятия взвешенных решений в области закупок, ценообразования и оценки продаж, а также может предотвращать хищения, избегать простоев из-за отсутствия товара и точно определять прибыль.
Основные цели учета
Учет обеспечивает бизнес объективной информацией о состоянии активов. Достоверные данные о складских остатках помогают не допускать продаж товара, которого нет в наличии, и внезапного возникновения дефицита, что напрямую сказывается на уровне дохода и лояльности клиентов.
Контроль движения товарных ценностей позволяет находить слабые места в логистике и хранении, минимизировать потери от порчи или краж. С финансовой точки зрения, именно точные данные о себестоимости остатков и реализованных позиций дают возможность правильно рассчитать валовую прибыль, рентабельность и налоговую базу. Анализ оборачиваемости помогает выявлять неликвиды, которые замедляют оборот капитала, и быстро адаптироваться к колебаниям спроса.
При торговле через маркетплейсы учет становится особенно важным из-за автоматических штрафов, сложностей с возвратами и необходимости постоянного обновления данных в личных кабинетах. Без него невозможно грамотное планирование закупок, что приводит к переизбытку запасов или недополученной прибыли. Таким образом, налаженный учет — это ключевой инструмент для снижения рисков и повышения эффективности торговых операций.
Подходы к ведению учета
Выбор метода организации учета зависит от особенностей товара и бизнес-модели.
Натурально-стоимостной метод учитывает товар одновременно в натуральных (штуки, килограммы) и денежных единицах, обеспечивая максимальную детализацию.
Партионный учет предполагает контроль за каждой отдельной партией от момента ее поступления до полной реализации. Он эффективен для продукции с ограниченным сроком годности, так как позволяет применять принцип FIFO («первый пришел – первый ушел»).
Сортовой метод организует учет по названиям и сортам без отслеживания партий, что упрощает процесс, но усложняет контроль сроков.
Упрощенный метод (например, по продажным ценам) популярен в рознице с широким ассортиментом. При нем поступление отражается по закупочным ценам, а реализация и остатки — по продажным, с последующим расчетом наценки для определения дохода.
Ручной учет возможен лишь при небольших объемах, в остальных случаях необходима автоматизация с помощью специального программного обеспечения.
Специфика работы с маркетплейсами
Учет для маркетплейсов имеет важную особенность — разделение физического наличия товара на вашем складе и его виртуальных остатков на витрине площадки. После отгрузки товара на склад маркетплейса продавец сохраняет право собственности, но теряет прямой физический контроль.
Это требует детального учета остатков по статусам: «На моем складе», «В пути», «На складе маркетплейса», «Зарезервировано», «В доставке», «Возврат». Каждое действие на площадке (продажа, возврат, списание) должно оперативно вноситься в систему. Комиссии, логистические расходы и штрафы также нуждаются в корректном отражении. Критически важна синхронизация остатков между вашей системой учета и личным кабинетом маркетплейса для предотвращения двойных продаж.
Особую сложность представляют возвраты, которые могут поступать на ваш склад, склад оператора или быть списанными. Организовать этот процесс вручную практически невозможно, что делает автоматизацию обязательной.
Типичные сложности
Отсутствие грамотного учета при работе с маркетплейсами приводит к ряду проблем:
Расхождения в остатках провоцируют продажи отсутствующего товара (оверселл), что влечет штрафы и недовольство покупателей.
Искажение финансовых результатов. Выручка, отображаемая маркетплейсом, — это не чистая прибыль. Для ее расчета необходимо учитывать комиссию, логистику, хранение, рекламу и штрафы. Без учета этих издержек невозможно определить реальную маржинальность.
Сложности с планированием. Только зная точные остатки на всех этапах и скорость продаж, можно оптимизировать закупки, избегая кассовых разрывов и дефицита.
Таким образом, учет на маркетплейсах — необходимое условие для стабильного и рентабельного бизнеса.
Внедрение складского учета: пошаговый план
Организация учета требует последовательных действий.
1. Зонирование склада. Выделите отдельные области для товара: «Готов к отгрузке», «Возвраты», «Брак», «На упаковку».
2. Адресное хранение. Присвойте каждому месту хранения уникальный код для ускорения рабочих процессов.
3. Регламент документооборота. Каждая операция должна сопровождаться соответствующим документом (накладная, акт) с полным набором реквизитов.
4. Идентификация товара. Внедрите штрихкоды или RFID-метки для минимизации ошибок.
5. Плановые инвентаризации. Регулярно проводите сверки фактических остатков с данными системы.
6. Своевременное внесение данных. Все операции, особенно отгрузки и возвраты, должны оперативно отражаться в системе.
7. Синхронизация остатков. Используйте API-интеграции для автоматического обновления информации на витрине маркетплейса на основе данных вашего учета.
Взаимосвязь с бухгалтерским учетом
Данные товарного учета служат основой для бухгалтерского, который формирует финансовую отчетность для государства и собственника.
Ключевые объекты учета: товарные запасы, выручка и расходы. Выручка признается в момент перехода права собственности к покупателю, а не при поступлении денег. В расходы включается себестоимость, комиссии, логистика, хранение, маркировка, реклама и штрафы. Особого внимания требуют возвраты, которые корректируют выручку и расходы.
Бухучет требует тщательного документирования всех операций на основе договоров, актов, накладных и отчетов с маркетплейсов.
Критерии выбора системы налогообложения
Правильный выбор налогового режима напрямую влияет на нагрузку и сложность учета.
УСН («Доходы» или «Доходы минус расходы»). Ставки 1-6% и 5-15% соответственно. Выбор зависит от доли расходов в выручке.
НПД (самозанятость). Ставка 6% при работе с маркетплейсами. Отличается простотой учета, но имеет лимит по годовому доходу.
ЕНВД и ПСН. Для торговли через маркетплейсы применяются редко или недоступны.
На выбор влияют организационно-правовая форма, обороты, уровень расходов и наличие сотрудников.
Роль автоматизации
Ручной учет не справляется с объемами и скоростью современных торговых операций. Специализированная программа позволяет централизованно управлять номенклатурой, контролировать остатки в реальном времени и работать с несколькими складами.
Ключевое преимущество — интеграция с маркетплейсами через API, которая автоматизирует выгрузку заказов, формирование документов и синхронизацию остатков, предотвращая оверселл. Автоматизация ускоряет процессы, минимизирует ошибки и предоставляет аналитические отчеты для принятия решений.
Советы по оптимизации
Постоянное улучшение учета — залог стабильности бизнеса.
Проведите ревизию номенклатуры, устраните дубли.
Ужесточите контроль за первичными документами.
Анализируйте причины расхождений при инвентаризациях.
Максимально автоматизируйте обмен данными с маркетплейсами.
Проводите ABC-XYZ анализ для фокусировки на ключевых позициях.
Обучайте персонал и разграничивайте права доступа в системе.
Будущее товарного учета
Развитие учета движется в сторону большей автоматизации и интеграции. Программы будут теснее взаимодействовать с маркетплейсами, ЭДО, системами маркировки, банками и логистическими сервисами, создавая единое цифровое пространство для управления бизнесом.
Большие данные и ИИ будут использоваться для прогнозирования спроса, расчета точек заказа и анализа конкурентов. Технологии IoT (датчики, RFID) позволят отслеживать товары в реальном времени. Учет превратится из инструмента контроля в интеллектуальную систему управления запасами.
Чтобы быть на шаг впереди, начните использовать современные инструменты уже сегодня — мы предоставим бесплатный доступ на 14 дней.