Стандартная ситуация:
Руководитель ставит задачу. Подчиненный ее принимает, совершает действия, но это не точно, для ее выполнения. Вот, подходит установленный срок исполнения, и...
- не успел
- да, там бухгалтерия/склад/логисты/производство… (нужное подчеркнуть)
- а я другим занимался?! Вот и не успел
- ну, я думал, сначала нужно сделать…а потом уже...
- ой, забыл про эту задачу…
- и т.д.
Факт: задача не выполнена.
Так происходит и с планами, и с проектами. Самое неприятное в том, что руководитель узнает об этом, когда факт невыполнения уже произошел. И, уже поздно что-то исправить - время упущено.
Если это мелкие задачи – неприятно, но бог с ними. Так обычно и думает руководитель. Потом, он быстро делает эту задачу либо сам, либо совместно с подчиненным.
Но, не всегда можно успеть сделать, исправить ситуацию. Если, к примеру, это план продаж, то в конце месяца просто невозможно его вытянуть. Или план производства, сроки поставки груза…
Почему так происходит? Ведь сотрудники профессионалы. Руководитель поставил четкую задачу. Сроки обозначил. Но, провалы остаются….
Есть такой интересный феномен – то, что мы не контролируем, то не развивается. Или по-другому – хотите улучшить показатель, начните его контролировать.
Мой личный пример, несколько лет назад я мало внимания уделал спорту. А возраст был уже под 40 лет. Естественно, организм начал понемногу сбоить….
Смарт-часы. Вот честное слово! Мне помогли смарт часы. До этого я выбирал классику, механические часы, качественные производители. И относился к смарт-часам, как некой ненужной игрушке для молодежи.
В общем, я приобрел смарт часы. Начал вносить вес, тренировки, питание, питье воды. Приложение рассчитало ИМТ, соотношения мышечной, жировой массы и воды в организме. Занятия в тренажерном зале, контроль показателей, питания, приема воды помогли за 6 месяцев повести тело в хорошее состояние.
Можно ли было обойти и без часов? Конечно. Но, зачем? С ними же удобнее!
Так и в бизнесе,
ели собственник или руководитель уделяет вниманию чему-то, то этот показатель показывает положительную динамику. Если упускает – ухудшается.
В 8 случаях из 10 невыполнение задачи, результат отсутствия контроля со стороны руководителя. Точнее, используется способ контроля – итоговый. Когда, руководитель выполняет контроль уже по завершению задачи. Это удобный способ контроля, но, к сожалению, не самый эффективный, особенно для сложных задач и слабых сотрудников.
Какие бывают способы контроля выполнения задач?
Вот некоторые:
- Предварительный или досрочный контроль – позволяет проверить на каком этапе выполнения находится задача. Помогает ускорить работу исполнителя.
- Поэтапный или по точкам контроля. Подходит для контроля сложных больших задач. Для этого задача разбивается на подзадачи, к каждой подзадачи устанавливается свой срок. Руководитель контролирует выполнение каждой такой подзадачи и принимает ее выполнение.
- Интервальный или периодический контроль. Контроль осуществляется через определенные интервалы – каждый день в 11:00, еженедельно в понедельник, ежемесячно и т.д. Таким образом можно контролировать процессы выполнения рутинных задач, соблюдение регламентов, стандартов и т.д. Этот вид контроля помогает дисциплинировать сотрудников.
- Выборочный контроль. Руководитель осуществляет неожиданную проверку. Т.е. в любой момент вы моете подойти и проконтролировать любую задачу своего подчиненного. Важное условие для такого контроля – подчиненный должны быть проинформированы, что вы можете проверить их в любой момент. Хороший пример такого контроля – Тайный покупатель.
- Тотальный процессный контроль. Руководитель контролирует весь процесс выполнения задачи, каждое действие исполнителя, проверяет каждый этап. Если вы не уверены, что сотрудник справится с поставленной задачей, если он новичок, а задача крайне важная то нужно использовать именно такой способ.
- Итоговый контроль или принятие задачи. Руководитель принимает результат работы над задачей. Таким способом, не используя другие, можно контролировать опытных сотрудников, в которых вы уверены. Иначе, высок риск получить неожидаемый результат, а времени на исправление уже не будет. О чем мы уже говорили
Но, знать способы контроля еще недостаточно. Важно чтобы руководитель внедрил еще и
4 принципа контроля:
- Неизбежность контроля. Это значит - если задача поставлена, ее выполнение руководитель будет контролировать обязательно со 100% гарантией. По-другому быть не должно. Если руководитель забывает про задачи, исполнители тем более.
- Контроль нужен не для того, чтобы ловить и наказывать «нарушителя», а чтобы выработать у сотрудников привычку всегда качественно и в срок выполнять сою работу.
- Цель контроля – гарантия выполнения работы качественно, эффективно и в нужные сроки, а не способ наказывать сотрудников. Если вы не доверяете сотруднику не стоит решать эту проблему с помощью контроля, для этого есть другие инструменты.
- Прозрачность. Руководитель и исполнители должны играть по одним правилам. Если назначили точку (время) контроля, то контролируйте именно в этот момент. Не стоит требовать отчета раньше – это раздражает и демотивирует. Нельзя и забывать, что вы должны проконтролировать – если для вас задача неважна и вы ее не контролируете, то как она может быть важной для исполнителя?
Слабая исполнительская дисциплина подчиненных – это результат работы самого руководителя.
Если руководителя это не устраивает, проанализируйте – как контролирует, соблюдает ли принципы контроля? Нет смысла орать на подчиненных и наказывать их, если сам руководитель плохо выполняет свою работу.
Но и этого мало!
Задачи бывают разные – ключевые, важные, срочные, долгосрочные, комплексные и т.д. Постепенно у каждого руководителя накапливается огромное количество задач, за которыми физически невозможно уследить.
Посчитайте сами, если у вас в подчинении даже 5 сотрудников, и вы каждому ежедневно ставите хотя бы по 5 задач, то в месяц (20 рабочих дней) выходит 500 задач!. Естественно, уследить за всеми невозможно. Остаются только горящие, срочные, и те, что в фокусе внимания.
Это одна из причин, почему новые проекты (направления) стопорятся, не развиваются. А с ростом числа сотрудников ситуация не меняется. Проблема не в сотрудниках, а в том, что не используются инструменты управления задачами.
Как учитывать задачи и не потерять ни одной?
На самом деле инструментов достаточно много. Можно фиксировать задачи, ответственных и сроки в блокноте. Можно заменить блокнот на документ в Excel, прописать формулы и просроченные задачи будут высвечивать красным.
Но, это все устаревшие инструменты, хотя и рабочие.
Автоматизировать учет, контроль, сделать удобным постановку и принятие задач позволяют современные программы – task manager. Каждый год разрабатываются новые, и подобрать удобную не составит труда.
Коллеги, а как часто ваши подчиненные не справляются с задачами? Делитесь в комментариях
Друзья спасибо, что дочитали статью до конца. Пишите свои комментарии и подписываетесь на канал и Telegram.