Ведение бизнеса, связанного с торговлей и оказанием услуг, невозможно без соблюдения законодательства, регулирующего прием платежей. Одним из ключевых требований для большинства предпринимателей в России считается использование онлайн-касс. Но какую именно кассу выбрать: стационарную, которая устанавливается прямо в точке продаж, или облачную, работающую удаленно? В этой статье мы подробно рассмотрим особенности каждого типа, их преимущества и недостатки, чтобы помочь вам сделать правильный выбор.
Что такое онлайн-касса и зачем она нужна
Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника (ККТ), которая соответствует требованиям Федерального закона № 54-ФЗ. Ее основное назначение — фискализация расчетов и онлайн-передача данных о каждой расчетной операции в Федеральную налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД). Внутри каждой кассы находится фискальный накопитель (ФН) — специальное устройство, которое хранит и шифрует информацию о продажах, а затем передает ее ОФД. Это обеспечивает прозрачность расчетов и контроль со стороны государства.
Для работы в соответствии с требованиями 54-ФЗ компании используют стационарные или мобильные ККТ. Поговорим подробнее о каждом из этих видов контрольно-кассовой техники.
С 1 августа 2025 года применение онлайн-касс обязательно для предпринимателей всех регионов РФ. Это требование установлено Постановлением Правительства РФ от 17.08.2024 №1104.
Как заключить договор с Астрал.ОФД
Александра Кадынцева
Стационарная онлайн-касса: особенности, плюсы и минусы
Стационарная онлайн-касса представляет собой физическое устройство, которое устанавливается непосредственно в месте осуществления расчетов.
- Автономные кассы — это компактные устройства, напоминающие калькуляторы, с минимальным набором функций.
- Смарт-терминалы— более продвинутые устройства на базе Android с сенсорным экраном, которые могут выполнять множество функций, помимо пробития чеков.
- Фискальные регистраторы — это, по сути, принтеры чеков, которые работают в связке с компьютером, планшетом или POS-системой, используя их как управляющий центр.
Принцип работы стационарной кассы прост: покупатель совершает покупку, кассир пробивает чек, информация записывается на ФН, печатается бумажный чек, и данные передаются в ОФД.
Преимущества стационарной кассы
- Полный контроль над устройством.
- Возможность прямой печати чеков на месте.
- Независимость от наличия постоянного интернет-соединения в момент пробития чека (данные могут быть отправлены позже).
- Легкая интеграция с POS-системами и учетными программами.
- Однократная покупка без ежемесячной арендной платы за саму кассу.
Недостатки стационарной кассы
- Высокая начальная стоимость (покупка кассы + ФН).
- Необходимость самостоятельной регистрации и перерегистрации в ФНС.
- Дополнительные затраты на обслуживание (ТО, замена ФН, ремонт).
- Привязка к одной точке продаж.
- Сложности с удаленной фискализацией для онлайн-платежей.
Чаще всего этот вид ККТ используется в розничных магазинах, кафе, ресторанах, пунктах выдачи заказов и для других видов бизнеса с высокой проходимостью.
Кассовое оборудование для бизнеса - Онлайн-кассы, POS-терминалы, фискальные накопители, программное обеспечение и многое другое. Подробнее
Облачная онлайн-касса: особенности, плюсы и минусы
Облачная онлайн-касса — это физическая ККТ, которая находится в специализированном дата-центре у провайдера и предоставляется вам в аренду. Управление такой кассой происходит удаленно через интернет.
Преимущества облачной кассы
- Отсутствие необходимости покупать кассу, что значительно снижает стартовые затраты.
- Провайдер берет на себя все заботы по регистрации/перерегистрации в ФНС.
- Нет затрат на обслуживание и ремонт — это ответственность провайдера.
- Возможность использования для нескольких точек продаж, интернет-магазинов, курьеров.
- Идеально подходит для онлайн-платежей, автоматически отправляя электронные чеки.
- Высокая производительность и отказоустойчивость благодаря резервированию и современным дата-центрам.
- Простая интеграция по API с сайтами, CRM и платежными системами.
- Мобильность — доступ и управление из любой точки мира.
Недостатки облачной кассы
- Ежемесячная абонентская плата (аренда кассы + ОФД + ФН).
- Зависимость от стабильного интернет-соединения у провайдера.
- Нет возможности «физически» выбить чек на месте, если не используется дополнительный принтер чеков.
- Потенциальные риски, связанные с надежностью провайдера, качеством и стабильностью интернет-соединения.
Облачными кассами активно пользуются интернет-магазины, службы доставки и курьеры (в связке с мобильными приложениями), агрегаторы услуг и маркетплейсы, B2B-сегмент с онлайн-оплатой, компании с большим количеством разъездных сотрудников. Также ими удобно пользоваться бизнесу с несколькими точками продаж, где важно централизованное управление.
Формат фискальных данных – что такое ФФД и для чего он нужен
Яна Иванова
Для наглядности приведем таблицу сравнения обоих видов ККТ по нескольким базовым критериям.
Как выбрать: пошаговая инструкция
Выбор между облачной и стационарной кассой — это стратегическое решение, которое зависит от специфики вашего бизнеса. Вот пошаговая инструкция, которая поможет вам определиться.
Шаг 1. Определите свои потребности
Если это только офлайн-точка с физическим присутствием покупателя, стационарная касса может быть удобнее. Если у вас интернет-магазин, онлайн-сервис, курьерская доставка или вы принимаете предоплату, то облачная касса — ваш выбор.
Для одного магазина с высокой проходимостью стационарная касса может быть оправдана. Для сети магазинов или множества курьеров облачная касса будет удобнее, выгоднее и позволяет централизованно отслеживать все расчетные операции.
Шаг 2. Оцените риски и возможности
Стационарная касса может работать некоторое время без интернета. Облачная касса полностью зависит от стабильности сети провайдера, это значит, что для работы с ней важно наличие бесперебойного интернета с хорошей скоростью соединения.
Обслуживание, регистрация, ремонт стационарной кассы требуют времени и знаний. Облачная касса снимает эти заботы.
Шаг 3. Рассмотрите гибридные решения
Не всегда нужно выбирать что-то одно. Часто оптимальным становится комбинированный подход:
- Стационарная касса для офлайна + облачная для интернет-магазина — это идеальное решение для бизнесов, которые продают как в розницу, так и онлайн.
- Мобильная касса для курьеров + облачная для предоплат — позволяет фискализировать платежи в пути и автоматизировать онлайн-операции.
Шаг 4. Изучите провайдеров
Если вы склоняетесь к облачной кассе, тщательно выбирайте провайдера, оценивая его репутацию, опыт на рынке, наличие качественной техподдержки, а также функциональные возможности, которые он предлагает, например, API, готовые модули для CMS. Также стоит обратить внимание и на наличие дополнительных услуг, таких как аренда фискального накопителя.
Шаг 5. Используйте пробный период
Многие провайдеры облачных касс предлагают тестовый период. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы оценить удобство интерфейса, скорость работы и функционал до принятия окончательного решения.
Шаг 6. Ознакомьтесь с предложениями магазинов ККТ
Если ваш выбор – стационарная касса, рассмотрите предложения магазинов ККТ и определись с нужной моделью, которая будет максимально отвечать запросам вашего бизнеса. Проконсультируйтесь со специалистами по вопросам настройки и установки оборудования, условий, необходимых для работы ККТ в вашем магазине или салоне.
Выводы и рекомендации
Выбор онлайн-кассы — это инвестиция в ваш бизнес. Нет универсального решения, которое подойдет всем. Проанализируйте свои потребности, оцените бюджет, риски и преимущества каждого типа касс и сделайте свой выбор. Правильно подобранная касса не только обеспечит соблюдение законодательства, но и оптимизирует многие бизнес-процессы, сделает их более эффективными и управляемыми.