Кейс переход на ОСНО: как мы перестроили логистику и учет НДС для роста селлера
Вы когда-нибудь чувствовали, что компания уперлась в потолок из-за налогообложения и операционки на маркетплейсах? Знакомо. Этот кейс переход на ОСНО показывает, как правильно увязать налоговый режим, осно для маркетплейсов и логистику, чтобы убрать тормоза роста. Ситуация из реальной практики: селлер на Wildberries и Ozon дорос до объемов, где поставщики с НДС дают лучшую закупку, а возврат входящего НДС может заметно усилить маржу. Но без выстроенного учета и стабильных поставок всё превращается в штрафы и хаос.
Что это значит на практике? Если заранее не подготовить схему работы, то НДС не сойдется, заказы будут падать в пересорт, а в учете появятся разрывы. Мы взяли на себя перестройку логистики FBO и финансовый учет под ОСНО, чтобы клиент сосредоточился на товаре и аналитике.
Итог спойлером: рост выручки, возврат НДС и ноль штрафов за приемку. Давайте разбираться по шагам.
Проблемы на этапе усн и вызовы при переходе на ОСНО
1. Разрыв между операционкой и налогообложением. На УСН клиент не вел детальный разрез по НДС-учету, а при переходе на ОСНО понадобились агентские отчеты, сверки с UPD от маркетплейсов и контроль входящего НДС по поставщикам.
2. Смешение стока. На складе лежали партии, отгруженные в разное время и по разным ценам закупки. Без адресного хранения это вело к пересорту и путанице при переоценке и расчете себестоимости под финансовый учет.
3. Приемка FBO с ошибками. Маркировка, габариты, упаковка — в Коледино и на других РЦ возвраты из-за мелочей не редкость. Для ОСНО это не просто срыв поставки, а искажение налоговой базы по периоду.
4. Недоформализованные документы. Не хватало регламента по закрывающим: кто и когда запрашивает UPD от маркетплейсов, как сверять комиссию с агентским отчетом, где хранить связку документ-отгрузка-ячейка.
5. Потерянный входящий НДС. Часть поставщиков присылала счета с ошибками, часть — без корректного указания номенклатуры. В итоге часть входящего НДС терялась и не принималась к вычету.
Стратегия и решения, внедренные для успешного перехода
Мы пошли от простого к сложному и связали физическое движение товара с документами по НДС.
1. Адресное хранение и разметка ячеек. Ввели раздельные зоны для партий с разной себестоимостью и префиксы для ОСНО. Это исключило пересорт и позволило быстро поднимать первичку по каждой поставке.
2. Чек-листы упаковки под FBO. Для WB и Ozon подготовили два отдельных регламента по габаритам, термопленке, стикерам, короба-монокартона. На приёмку пошли фотоотчеты до паллетизации и акт проверки габаритов на складе.
3. Предсверка документов по НДС. Перед отгрузкой менеджер проверяет связку: карточка — партия — себестоимость — код поставщика — планируемый UPD. Ошибки ловим до слота, а не после возврата.
4. Сверка с агентскими отчетами. По WB и Ozon выстроили еженедельный цикл: забираем агентский отчет, сверяем комиссии и скидки, сопоставляем с фактом отгрузок. Несоответствия фиксируем в отдельной таблице расследований.
5. Контроль входящего НДС. Собрали от поставщиков корректные счета-фактуры, закрепили правило: без корректного документа партия не выходит в FBO. Внедрили шаблон запроса исправлений поставщику — экономит дни.
6. Документ-поток и сроки. Назначили дедлайны: UPD от маркетплейсов — до 5 числа, акты сверки — до 7, подача декларации — по графику бухучета клиента. Мы отвечаем за сбор и первичную проверку, клиентский бухгалтер — за отражение в системе.
7. Обучение команды клиента. Провели мини-сессии для закупки и операционки: как читать агентский отчет, где проверять НДС по комиссии, как работать с обезличкой и как не накосячить с маркировкой.
Что это дало уже в первый месяц? Стабильные слоты и прогнозируемость на приемке. Склад в Люберцах — близко к ТЯК и Садоводу, поэтому сборка и довоз до РЦ занимает меньше времени, а персональный чат в Telegram ускоряет согласования.
Результаты перехода и дальнейшие перспективы
1. Выручка и масштабирование. За 3 месяца после перехода на ОСНО и запуска регламентов по учету НДС оборот вырос на 32 процента за счет расширения ассортимента у поставщиков с НДС и повышения доступности цены. Селлер смог зайти в новые SKU, ранее недоступные на УСН.
2. Экономика. Входящий НДС к вычету за квартал — 2.7 млн руб. Чистая маржинальность по ряду позиций выросла на 6-8 процентов благодаря учету комиссий маркетплейсов и скидок в налоговой базе.
3. Логистика. Приемка FBO — в среднем 24 часа, ноль возвратов из-за упаковки. Пересорт снят адресным хранением и маркировкой партий. Сократили простои по слотам — минус 40 часов операционки в месяц.
4. Финансовый учет. Сверка агентских отчетов с UPD стала рутинной процедурой: единый реестр по Wildberries и Ozon, в котором каждая отгрузка связана с документом и ячейкой. Бухгалтер клиента теперь закрывает месяц без ночных авралов.
5. Риски и штрафы. Штрафы за нарушения приемки — 0 за последние 90 дней. Критичных разрывов по НДС нет: все корректировки поставщиков отрабатываются в течение 3 рабочих дней по регламенту.
6. Управление денежным потоком. Планирование НДС-платежей встроено в календарь выплат маркетплейсов. Пики налоговой нагрузки гасим за счет графика отгрузок и распределения крупных закупок — кассовые разрывы ушли.
Что важно отметить. ОСНО для маркетплейсов — это не только декларация и учет НДС. Это дисциплина данных: ячейки, партии, габариты, фотоотчеты, агентские отчеты, сроки UPD. Когда физический поток и документы связаны, масштабирование становится предсказуемым.
Если резюмировать, переход на ОСНО открыл доступ к новым поставщикам, улучшил закупочные цены и дал вычет входящего НДС. А перестроенная логистика превратила это преимущество в стабильные поставки и рост продаж без хаоса.
Готовы построить такой же маршрут роста — от выстраивания адресного хранения до чистого финансового учета и понятного налогообложения? На практике это не про красивые слова, а про прозрачные регламенты и человеческий контроль. Именно так мы и работаем каждый день.
Хотите понять, подойдет ли вам ОСНО и как быстро окупится учет НДС на ваших категориях? Запросите план перехода и расчет эффекта — пришлем чек-лист и покажем, где спрятан ваш вычет.
Если вам откликнулся наш кейс переход на ОСНО и нужна помощь с логистикой под FBO, оставьте заявку на консультацию — разберем цепочку от упаковки до агентских отчетов и настроим процессы без сюрпризов.