Проектам свойственна неопределенность. Все-таки не в вакууме живем. Но! Встречаются проекты, которые погружают в задумчивую прострацию. Сразу по нескольким причинам. Знакомьтесь герой ближайших постов.
Кейс: Подрядчик на крупном объекте. Смета разработанна два года назад по стадии «П». Фронт работ между исполнителями не разделены заказчиком. Рабочая документация готовится постфактум, чтобы легализовать то, что уже построено. Нет представления об объеме незавершенки. И конечно не ясно с каким результатом сдали работы. Все условия для планирования работ и управления проектом созданы. А вы думали у вас неопределенность.
У нашего героя, случился резкий рост и счастье привалило - взяли крупный проект. А вот процессы не успевают меняться. Да и ими особо никто не занимается. Что усугубляет ситуацию.
Подходящее время пофилософствовать - что такое правильно в контексте кейса. Делать как привыкли и зажмурившись ждать утонет ли проект или обойдется. Вот это экстрим. Или искать варианты как иначе управлять проектом.
И вот мы задумались. А как планировать, или хотя бы пытаться контролировать сроки и рентабельность такого проекта. Пожалуй адаптивное планирование - то что доктор прописал.
Для тех кто не сталкивался, рассказываем что это такое.
Адаптивное планирование - это способ управления, который говорит: «Управляй тем, что есть». Такое себе начало.
Начнем с того, что первоначальный план - гипотеза. Обоснованное, вероятно даже просчитанное, но предположение. Адаптивное планирование не борется с изменениями, оно их использует.
Что важно знать приступая к адаптивному планированию?
Во-первых, принимаем, что система сломана. Чтобы ее починить или построить потребуется время, а проект уже идет. Но никто не мешает создать собственную, параллельную систему управления внутри этого хаоса. Пока отстраиваете другие процессы. Да, будут идти две самостоятельных процедуры. Оперируем на живом организме без остановки работы. Так что наберитесь терпения и оптимизма. Пытаться достать из чемоданчика "лучшие практики" - дело бесполезное. Придется креативить.
Во-вторых, важно понимать: План — это гипотеза, а не догма.
Любой план — это лучшее предположение на момент, когда его создали. Он должен и будет меняться.
Планируй то, что видишь. Детально прорабатывается только ближайший, понятный горизонт. Дальние этапы остаются на уровне укрупненных блоков.
Короткие циклы вместо длинных марафонов. Проект разбивается на короткие, управляемые отрезки (спринты), по итогам каждого из которых происходит корректировка с учетом факта.
В таких условиях неопределенности законы физики, здравого смысла и креатива встречаются, чтобы помочь проекту дойти до конца и не уйти в минус. А это требует квалификации, дисциплины и командной работы.
Принципы адаптивного планирования
Что ж. Принципы адаптивного планирования, которые помогут создать систему планирования и управления, подходящую для вашего проекта.
1. Отказ от планирования по задачам. Переход к планированию по ограничениям. Мимо них сложно пройти.
1.1. Ресурсное ограничение: «Дано бригада из 5 каменщиков и 2 бетонщика на эту неделю. Что физически эта команда мечты способна сделать на площадке за 5 дней?»
Все ли материалы, техника или рабочие на площадке, чтобы выполнить работы А, B и так далее по списку. Провели тендер на заключение договора с подрядчиком? Успеете оплатить аванс? Отвечая на этот вопрос помните про ограничения, связанные с процессами компании. А также финансовые ограничения.
1.2. Финансовое ограничение: «На этот месяц лимит затрат в 3 миллиона рублей. Какие работы или поставка требуется оплатить, чтобы стройка не остановилась»
1.3. Физическое ограничение. Нельзя делать перекрытия, пока не стоят стены. Какие работы логически следуют из текущего состояния стройплощадки? При адаптивном планировании сначала анализ логической последовательности действий, продиктованная здравым смыслом и наличием ресурсов, а только потом график работ. График в данном случае - инструмент фиксации ближайших планов.
2. Документ — это результат, а не основа
В контексте кейса, РД — это продукт, а не инструкция. Цель — не «выполнить работы согласно РД», а «выполнить работы и подготовить РД, чтобы их можно было закрыть КС-2.
Это меняет все. Вы начинаете относиться к подготовке РД как к финальному, обязательному этапу каждого микроцикла работ, без которого вы не получите деньги. Не говоря уже про остальной комплект обязательных документов для сдачи работ заказчику.
3. Короткие циклы планирования от достигнутого (Last Planner System в экстремальных условиях).
Важно понять две вещи.
Во-первых, длительность цикла планирования зависит от тяжести состояния проекта. Это могут быть недельные циклы или месячные. Рекомендуем с учетом ограничений сначала задавать границы на месяц. Это будет ориентиром. А контролировать еженедельно и оперативно корректировать планы на месяц с учетом выполненного факта.
Во-вторых, никаких директив сверху (см. п. 1). Вот если нет стен, хоть обдирективься - перекрытия не появятся. Задавая план работ на ближайщий месяц - идите на площадку. Ппланы должны составлять те, кто будет их выполнять. Не те, кто сидят в офисе и не понимают, что на самом деле происходит.
Как это работает: Перед началом каждого спринта вы не спускаете план сверху («я сказал копать!»), а собираете «последних планировщиков» и задаете вопрос: «Что с учетом текущего состояния площадки, поставок и договоров сделаем за месяц (неделю)». План строится на обязательствах, а не на оптимистичных фантазиях. Послушайте площадку. Много нового может узнаете.
Это устраняет главную проблему — разрыв между тем, что «должно быть сделано», и тем, что «может быть сделано». План становится реалистичным, а процент выполнения недельных заданий взлетает с 50-60% до 80-90%.
Конечно, если нет самообмана, что площадку послушали, а не продавили. А площадка была честна и рассказала все как есть. Ведь как часто бывает: все кругом бегом молодцы, а денег в компании почему-то нет.
В состоянии когда дальше месяца - двух планировать не получается, важно уметь слушать, слышать и работать в команде. Хотя если ресурсы безграничны - это не обязательно. Можно и вслепую ходить, пока не созреете.
Авторы: Анастасия Палагушкина, Вера Питинова