1Подготовьте новый приказ об организации воинского учета
В какой срок это сделать и что включить в документ
2Составьте план работы на 2026 год
Возьмите за основу документ Минобороны
3Направьте в военкомат карточку учета и отчет о численности работников в запасе
Где взять бланк
4Сверьте данные с военкоматом и с самими работниками
Что с чем сверять и есть ли сроки для сверки
Подготовили чек-лист с перечнем документов по воинскому учету, которые нужно направить в комиссариат в этом году. Все документы лучше составить уже сейчас — в конце года в военкоматах, как правило, очереди.
Приказ об организации воинского учета
Закрепите перечень работников, ответственных за воинский учет в организации. Для этого подготовьте приказ. Составьте его по форме из приложения 4 к Методическим рекомендациям Минобороны от 11.07.2017.
Проект приказа об организации воинского учета нужно согласовать с комиссариатом по месту нахождения компании (п. 22 Методических рекомендаций). Сделайте это до начала нового года (п. 39 Методических рекомендаций). Не ждите декабря, оформите проект приказа заранее, чтобы было время на корректировку по замечаниям военкомата, если они будут. Согласованный вариант подпишите у руководителя, копию направьте в комиссариат.
План работы
Вместе с приказом об организации ВУ граждан разработайте и согласуйте с комиссариатом план работ по организации воинского учета. План составляйте по форме из приложения 17 к Методическим рекомендациям. Включите в него все мероприятия по воинскому учету, которые обязаны выполнить в течение года. Напротив каждого делайте отметки, когда его провели. Подписать план нужно у начальника отдела кадров и ответственного за воинский учет. Военкоматы принимают планы преимущественно на бумаге в двух экземплярах, один из которых с отметкой отдают компаниям обратно.
Требований, как оформлять план работ по воинскому учету, в законе нет. Поэтому уточните в вашем комиссариате, как оформить документ. Например, надо ли его сшивать или печатать на одной стороне листа.
План на 2026 год нужно согласовать с военкоматом до 31 декабря 2025 года. При этом, если компания вносила изменения в документ в течение 2025 года, согласовать изменения должна была сразу (п. 37 Методических рекомендаций). Если не сделали этого и накопили такие изменения, согласуйте сведения как можно быстрее, дожидаться конца декабря не нужно. Подготовьте проект плана заранее, и тогда успеете скорректировать его с учетом замечаний военкомата.
Карточка учета компании
Ежегодно сдавайте в военкомат карточку учета организации по форме № 18 и отчет о численности работников компании, которые находятся в запасе, по форме № 6. Представить карточку можно на бланке из письма Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА.
Единой формы отчета о численности нет. Оптимальный вариант — использовать бланк, полученный в комиссии по бронированию или в военкомате. Возможно, вам в принципе не нужно сдавать эту форму: она обязательна только для компаний, которые бронируют работников. По своему содержанию форма № 6 конкретизирует и уточняет те сведения, которые приводят в форме № 18.
Сроки и порядок представления обоих документов нормативно не установлены, обычно их сдают в ноябре. Но лучше уточните это в военкомате, тем более что в вашем регионе могут быть свои бланки этих документов.
Сверка с военкоматом
Компании минимум раз в год должны сверять учетные карточки по форме № 10 с данными военкоматов и документами воинского учета сотрудников. Форма карточки есть в приложении № 22 к Инструкции, утвержденной приказом Минобороны от 22.11.2021 № 700. Закон не устанавливает дату, когда проходить сверку. Обычно военкоматы согласовывают сроки при утверждении плана работ.
Сверка с военкоматом. Комиссариаты пока еще не принимают документы на сверку в электронном виде, поэтому бумаги потребуется нести лично либо отправлять по почте. В ходе сверки военкомы проверят, соответствуют ли сведения раздела II карточки учета данным комиссариата. Кроме этого раздела, посмотрят, актуальны ли данные о сотруднике: Ф. И. О., дата и место рождения, образование, должность, семейное положение и состав семьи, состояние здоровья, прохождение военных сборов, адрес места жительства или пребывания, номера контактных телефонов.
Сверяться нужно с тем военкоматом, в котором сотрудник состоит на учете. Например, если компания работает в Москве, а работник прикреплен к комиссариату Омска, в столице документы не примут. Придется отправлять их почтой в Омск.
Сверка с сотрудниками. Для этой сверки запросите у работников военные билеты или другие документы военного учета и сопоставьте данные. Дату сверки вы вправе определить самостоятельно.
В разделе II карточки учета по форме № 10 проверьте сведения о воинском учете сотрудника. После того как проверите данные, сделайте отметку, что сверили документы. Для этого на лицевой странице карточки в поле «Сверка с документами воинского учета» поставьте дату, подпись, инициал имени и фамилию ответственного сотрудника. Данные запишите простым карандашом, так требует Инструкция Минобороны № 700.