Обратился к нам владелец онлайн-бизнеса, уже год добросовестно ведет учет доходов и расходов, чтобы понимать, сколько зарабатывает его компания. Когда пришло время планировать бюджет на следующий год, решил пойти по простому пути: взять прошлогодний отчет и на его основе составить план. Логично, ведь кажется, что так ничего не упустишь.
Но финансовый консультант из нашей команды решил не копировать старый отчет, а использовать собственноручно разработанный более подробный и детальный шаблон для планирования.
И вот они вместе начинают обсуждать будущие расходы. Консультант задает вопросы по стандартным статьям из своего шаблона:
— Давайте заложим в бюджет расходы на покупку ноутбуков, принтеров, бумаги? И на антивирус не забудем.
— Хм, мы об этом не думали. Я обычно просто покупаю, когда что-то ломается.
— А как насчет оплаты рабочих мобильных телефонов?
— Тоже как-то не учитывали в прошлом году ...
— Планируете ли вы деловые поездки, участие в выставках? Это важно для развития бизнеса и усиления имиджа компании.
— О, а мы как раз сейчас на выставке! Раньше я почему-то всегда платил за такие поездки из своего кармана, не считая это расходами компании.
Что в итоге выяснилось?
Оказалось, что в официальной отчетности компании не было целого ряда трат: на оргтехнику, связь и командировки. Почему?
Потому что владелец бизнеса часто оплачивал их с личной банковской карты и просто забывал (или не считал нужным) вносить эти суммы в отчеты компании. Он — единственный, кто знал об этих “скрытых” расходах.
В результате выяснилось, что реальная прибыль компании за прошлый год была ниже, чем все думали. Зато теперь, при планировании на будущий год, учли абсолютно все расходы, и бюджет стал по-настоящему честным и реалистичным.
Рекомендации финансового консультанта: как не наступить на те же грабли
Эта история — отличный пример распространенной ошибки. Чтобы ее избежать и всегда видеть реальную финансовую картину вашего бизнеса, следуйте простым правилам:
1. Разделяйте деньги компании и личные деньги. Заведите отдельную бизнес-карту (дебетовую или кредитную) и оплачивайте все расходы компании только с нее. Так никогда не запутаетесь, где личные траты, а где — рабочие. Смешивание финансов — прямой путь к хаосу в учете.
2. Фиксируйте абсолютно все расходы. Любая трата, связанная с бизнесом, должна быть учтена.
● Купили пачку бумаги за 300 рублей? Запишите.
● Заплатили за такси на деловую встречу? Запишите.
Не бывает “незначительных” расходов. Если по какой-то причине пришлось заплатить из своего кармана, сразу же оформите служебную записку и компенсируйте себе эту сумму с расчетного счета компании, отразив это в учете как “расходы подотчетного лица”.
3. Используйте подробные шаблоны для планирования. Не полагайтесь только на отчеты прошлых лет. В них могут быть такие же “дыры”, как в нашем кейсе. Возьмите готовый детальный шаблон финансовой модели или составьте свой, включив туда все возможные категории трат: от покупки гаджетов и зарплаты сотрудникам до покупки канцелярских скрепок и расходов на деловые встречи. Лучше заранее вычеркнуть ненужное, чем потом обнаружить неучтенные статьи.
4. Регулярно проводите ”ревизию” расходов с собственником. Если вы менеджер или управляющий, хотя бы раз в квартал садитесь с владельцем бизнеса и прямо спрашивайте: “Какие расходы вы совершали лично для нужд компании? Может, что-то оплачивали со своей карты?”. Часто собственники просто не осознают, что эти траты тоже нужно и важно учитывать.
Точный финансовый учет — не бюрократия, а надежный фундамент для принятия верных управленческих решений и здорового роста вашего бизнеса.
Хотите проверить на “полноту и честность” бюджет вашей компании или сделать более детальный план развития бизнеса, чтобы деньги не уходили как песок сквозь пальцы?