В этой статье мы представим полное руководство по оформлению главного документа, без которого ваш кадровый электронный документооборот незаконен.
Цифровизация кадровых процессов и права сотрудников
Электронный кадровый документооборот сулит компаниям экономию, но невозможен без согласия сотрудников. Закон дает им право выбора формата документов, поэтому без добровольного письменного согласия работника все электронные операции теряют юридическую силу.
Правовое регулирование: какая статья ТК РФ устанавливает правила?
Основополагающим документом, регулирующим переход на КЭДО, является Трудовой кодекс РФ, а именно статья 22.1-22.3. Эта норма была введена для того, чтобы балансировать интересы работодателя, стремящегося к оптимизации процессов, и права работника на привычный и понятный формат взаимодействия.
Ключевые тезисы:
- Переход на КЭДО возможен только с письменного согласия сотрудника.
- Отказ от КЭДО не является основанием для увольнения или применения каких-либо дисциплинарных взысканий.
- Работодатель обязан бесплатно предоставлять бумажные копии кадровых документов сотрудникам, не давшим согласия на электронный формат.
Как правильно оформить согласие для разных категорий сотрудников?
По умолчанию для обмена электронными кадровыми документами с сотрудником необходимо его письменное одобрение, Трудовой кодекс определяет категории работников, для которых это условие не действует:
- Сотрудники без опыта работы. Согласие не нужно, если работник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2021 года и до этого не имел официального трудового стажа.
Важно: В стаж не засчитываются армия, работа по договорам ГПХ и самозанятость. - Дистанционные сотрудники. Для удаленных работников, которые принимаются на работу или переводятся на КЭДО, само согласие подписывается в электронном виде.
Содержание документа: что должно быть в согласии?
Унифицированной формы согласия не существует, но документ должен содержать ряд обязательных реквизитов и положений, чтобы быть юридически значимым.
Обязательные элементы:
- ФИО, паспортные данные, СНИЛС сотрудника (в реквизитах).
- Наименование работодателя (ООО/ИП).
- Четкая и недвусмысленная формулировка о добровольном согласии на ведение КЭДО.
- Указание на конкретную информационную систему, которая будет использоваться (например, «1С:Кабинет сотрудника»).
- Подтверждение ознакомления с регламентом работы в системе КЭДО.
- Согласие на использование определенного вида электронной подписи (обычно усиленной неквалифицированной — УНЭП).
- Дата составления и личная подпись сотрудника.
✔ Пример согласия на КЭДО:
Риски нарушения: что будет, если не получить согласие?
Пренебрежение требованием о получении согласия ведет к серьезным правовым и репутационным последствиям для работодателя.
- Юридическая ничтожность документов: Все приказы, уведомления и соглашения, подписанные в системе КЭДО с несогласным сотрудником, могут быть легко оспорены в суде. Суд признает их недействительными.
- Административная ответственность: Трудинспекция при проверке может оштрафовать компанию за нарушение трудового законодательства.
- Материальные и репутационные потери: Восстановление нарушенных прав сотрудника через суд повлечет за собой судебные издержки, компенсации и урон деловой репутации.
Согласие — основа надежного КЭДО
Переход на кадровый электронный документооборот — это не только вопрос технологий, но и грамотной кадровой политики, выстроенной в строгом соответствии с законом. Добровольное и правильно оформленное согласие сотрудника является тем фундаментом, на котором строится вся легитимность цифрового взаимодействия.
❗Никогда не начинайте электронный документооборот с сотрудником без предварительного получения его письменного согласия, оформленного в соответствии со всеми требованиями законодательства.
Чтобы переход на КЭДО был максимально гладким и юридически безопасным, важно не только правильно оформить документы, но и выбрать надежную технологическую платформу. Компания «НЭП» поможет вам профессионально внедрить «1С:Кабинет сотрудника», обеспечив полное соответствие процесса требованиям ТК РФ и минимизировав риски для вашего бизнеса. Закажите бесплатную демонстрацию сервиса или консультацию через форму на 👉сайте.