Современные мероприятия невозможно представить себе без интернета: от проверки билетов до работы организаторов - для всего необходима надежная интернет-связь. Но как выбрать подрядчика, который обеспечит ивент интернетом и WiFi и не подведет?
Сформулируйте техзадание
В первую очередь нужно определиться, для чего вам будет нужен интернет. Достаточно подробный запрос к подрядчику может выглядеть так:
- Хотим получить кабельный интернет-канал с заданной скоростью 100 мБит/сек. (или 50, или 500 мБит в секунду - этот параметр зависит от нагрузки на интернет)
- Нужно WiFi-покрытие (высокоскоростное или стандартное)
- Нужен сервис авторизации пользователей в сети (безопасный и для гостей мероприятия, и для организаторов)
- Нужен резервный интернет-канал
- Цели использования интернета (только для гостей, или для онлайн-трансляций, или для обеспечения связи при отсутствии покрытия сотовых операторов, и т.д.).
Определите критерии подбора подрядчика
Отталкиваясь от техзадания, можно переходить к критериям выбора компании, которая его реализует. Какие вопросы необходимо обсудить с потенциальным подрядчиком?
- Скорость реализации проекта
Сразу обозначьте подрядчику дату проведения мероприятия и убедитесь, что ему хватит времени и ресурсов на подготовку.
- Технические и логистические возможности
Место проведения мероприятия тоже играет роль - уточните, готов ли подрядчик работать в конкретной локации.
- Возможность обеспечения техподдержки во время мероприятия
Интернет мало настроить - важно не дать ему «лечь» во время самого мероприятия. Смогут ли технические специалисты компании-подрядчика присутствовать на площадки на протяжении всего ивента (даже если будет длиться несколько дней)?
- Соблюдение законодательства РФ в области связи
Например, в области авторизации пользователей в гостевых сетях требования законодательства постоянно ужесточаются. А их несоблюдение опасно, в первую очередь, для «держателя» этой гостевой сети - в данном случае, для организатора мероприятия.
- Наличие допусков к работам на высоте и с электроустановками и прочих разрешений
Даже в черте города (не говоря уже о фестивалях на природе) организация интернета на мероприятии может потребовать навыков альпинизма, опыта электромонтажных работ и других нетривиальных умений.
- Резервирование всех узлов или каналов связи и надежность поставщика
Уточните, какой будет у подрядчика план Б на случай технических неполадок. Также обсудите, как будет происходить тестирование системы перед мероприятием.
Изучите репутацию и портфолио компании
Обратите внимание на отзывы о компании и ее продуктах. Если в открытом доступе есть информация о клиентах этого подрядчика - запросите у них рекомендации и обратную связь. Изучите портфолио компании: достаточно ли кейсов, похожих на ваш заказ? Есть ли опыт работы с крупными мероприятиями?
Вот еще несколько маркеров, по которым можно определить благонадежного подрядчика:
- Бюджет проекта прозрачен и точен, без «разбега» в десятки тысяч рублей и «прочих непредвиденных расходов»
- Подрядчик предоставляет детальный план работ
- За ваш проект отвечает конкретный персональный менеджер или тимлид
- Подрядчик на связи 24/7 во время подготовки и проведения мероприятия
Заключите соглашение об уровне услуг
Помимо базового договора, для организации интернета на мероприятии стоит оформить SLA (соглашение об уровне услуг). Это документ, определяющий параметры качества предоставляемых услуг. В нём нужно прописать время реакции на инциденты, гарантии по скорости интернета, условия компенсации при невыполнении подрядчиком своих обязательств и зоны ответственности сторон.
Универсальных подрядчиков в этой сфере нет: большие компании (крупные провайдеры) обеспечивают высокую надежность и качественное резервирование, но проигрывают в скорости реализации и поддержке во время ивента. Совсем маленьким игрокам рынка может не хватать опыта и технической смекалки для работы в сложных условиях. Чем более заблаговременно вы начинаете выбирать подрядчика для организации интернета и WiFi, тем больше шансов, что ивент пройдет идеально. Но даже если заказ «срочный» - опытная и профессиональная команда может реализовать его на самом высоком уровне.