Принимаете на работу первого сотрудника? Поздравляем! Но знаете ли вы, что ошибки в кадровом учете могут стоить до 100 000 ₽ штрафов? Сегодня разберем, как правильно оформить сотрудников и вести учет без проблем с налоговой.
С чего начать кадровый учет
Первые документы для нового сотрудника:
- Трудовой договор
- Приказ о приеме на работу
- Личная карточка Т-2
- Трудовая книжка (или уведомление об отказе от электронной)
Типичные ошибки работодателей:
- Пропуск сроков оформления (не более 3 дней с начала работы)
- Отсутствие обязательных пунктов в договоре
- Неправильный расчет отпускных и больничных
- Нарушение сроков выплаты зарплаты
Бесплатная консультация и больше интересного в нашем телеграм канале
Связь кадрового учета и бухгалтерии
Почему бухгалтеру нужны корректные кадровые документы:
- Для расчета зарплаты и налогов
- Для правильного исчисления страховых взносов
- Для оформления налоговых вычетов
- Для отчетности в ПФР, ФСС и Налоговую
Пример из практики:
Ошибка в дате приема сотрудника привела к:
- Штрафу за неверную отчетность — 5 000 ₽
- Начислению пеней по страховым взносам — 3 200 ₽
- Времени на исправление — 8 часов работы бухгалтера
Пошаговая инструкция при приеме на работу
День 1:
- Заключить трудовой договор
- Ознакомить с должностной инструкцией под подпись
- Оформить приказ о приеме
В течение 3 дней:
- Внести запись в трудовую книжку
- Оформить личную карточку
- Уведомить военкомат (для военнообязанных)
Бесплатная консультация и больше интересного в нашем телеграм канале
Сложные случаи из практики
Кейс 1: Увольнение во время больничного
- Ошибка: уволили сотрудника во время нетрудоспособности
- Последствия: суд восстановил сотрудника, выплата компенсации 94 000 ₽
- Правильное решение: дождаться выхода с больничного
Кейс 2: Совместительство
- Ошибка: не оформили договор на внешнего совместителя
- Последствия: штраф 50 000 ₽ по ст. 5.27 КоАП
- Правильное решение: заключить отдельный трудовой договор
Чек-лискт ежемесячных обязанностей
Кадровика:
- Оформлять кадровые приказы
- Вести табель учета рабочего времени
- Обновлять личные дела сотрудников
Бухгалтера:
- Рассчитывать зарплату и налоги
- Уплачивать страховые взносы
- Готовить отчетность в фонды
Бесплатная консультация и больше интересного в нашем телеграм канале
Когда нужен профессионал
Обращайтесь к специалисту если:
- Более 10 сотрудников в штате
- Есть иностранные работники
- Предстоит сокращение штата
- Назначена проверка Трудовой инспекции
По статистике Роструда:
- 73% компаний нарушают трудовое законодательство
- Средний штраф за нарушения — 45 000 ₽
- 29% проверок выявляют серьезные нарушения
Практические советы
- Ведите учет в специальной программе — 1С:ЗУП или онлайн-сервисы
- Храните документы 75 лет — это требование закона
- Следите за изменениями — трудовое законодательство часто меняется
- Проводите внутренние аудиты — раз в квартал проверяйте кадровую документацию
Помните: Правильный кадровый учет — это не только соблюдение закона, но и защита от судебных споров с сотрудниками.
Нужна помощь с кадровым учетом? Получите бесплатную консультацию — проверим ваши документы и поможем избежать штрафов.
Бесплатная консультация и больше интересного в нашем телеграм канале