Составление ТЗ для развлекательного мероприятия — это основа его успеха. Здесь смешиваются технические, творческие и организационные аспекты.
Грамотное ТЗ не сковывает креатив подрядчика, а, наоборот, дает ему четкое понимание задач и рамок, чтобы ваши ожидания и его предложение совпали на 100%.
Вот пошаговая структура ТЗ для организации мероприятий.
Ключевые принципы
- Баланс между креативом и конкретикой. Опишите цель, атмосферу и «хотелки», но в ключевых моментах (бюджет, время, технические параметры) будьте абсолютно точны.
- Фокус на цели и впечатлениях. Что гости должны почувствовать? Что вы хотите получить от мероприятия? Это поможет подрядчику предложить релевантные решения.
- Представьте, что вы ничего не знаете. Описывайте все так, чтобы человек, впервые слышащий о вашей компании и мероприятии, все понял.
- Определите "что", а не всегда "как". Дайте подрядчику пространство для маневра. Вы хотите "интерактивную зону", но как именно она будет выглядеть — это может быть его экспертиза.
Структура ТЗ для развлекательного мероприятия
1. Общие сведения (Паспорт мероприятия)
- Название проекта/мероприятия: "Корпоратив "Компании Х" 2024", "День города N".
- Заказчик: Название вашей компании, ФИО и контакты ответственного лица.
- Тип мероприятия: Корпоратив, свадьба, промо-акция, фестиваль, день рождения, тимбилдинг.
- Цели и задачи:
Цель: Создать неформальную атмосферу для сплочения коллектива; повысить лояльность бренда; отпраздновать годовщину компании.
Задачи: Обеспечить позитивный опыт для 100 гостей; организовать плавный переход между активностями; создать условия для неформального общения. - Ключевая идея или тематика (если есть): "В стиле 20-х годов", "Космическое путешествие", "Тропическая вечеринка". Опишите атмосферу (элегантная, бунтарская, семейная, технологичная).
2. Целевая аудитория и гости
- Количество гостей: Точное число (например, 80-100 человек).
- Портрет гостей: Сотрудники офиса возрастом 25-45 лет; семьи с детьми; клиенты компании — люди 30+.
- Особенности: Важно учесть наличие иностранных гостей, людей с ограниченными возможностями, детей.
3. Дата, время и место проведения
- Дата: ЧЧ.ММ.ГГГГ.
- Время: Начало, окончание, время для загрузки/разгрузки подрядчика.
- Место (локация):
Если место уже известно: Полный адрес, название площадки. Обязательно приложите план помещения/территории.
Если место ищет подрядчик: Опишите требования к нему (вместимость, тип — ресторан, лофт, открытая площадка, наличие сцены, парковка, доступность).
4. Программа и контент (Сердце мероприятия)
Опишите желаемую структуру. Это самая творческая часть, но ее нужно формализовать.
- Примерная хронология:
18:00 - 19:00 — Приветственный фуршет, живая музыка.
19:00 - 19:15 — Официальное открытие, приветственное слово руководителя.
19:15 - 20:30 — Первая часть шоу-программы (например, выступление кавер-бэнда).
20:30 - 21:30 — Ужин (банкет).
21:30 - 23:00 — Диджей и танцы.
23:00 - 23:15 — Завершение мероприятия, розыгрыш призов. - Ключевые элементы и активности (распишите максимально подробно):
Ведущий: Требуется ли? Какой стиль предпочтителен (энергичный, интеллигентный, с юмором)?
Музыкальное сопровождение: Кавер-бэнд, диджей, живой звук (фортепиано, саксофон). Жанры? Нужен ли микрофон для спичей?
Шоу-программы: Фаер-шоу, световое шоу, цирковые артисты, стендап-комик. Опишите желаемый формат и хронометраж.
Интерактивные зоны: Фотобудка с реквизитом, караоке, VR-аттракционы, мастер-классы (например, по миксологии). Опишите, что должно быть в зоне.
Развлекательная часть: Конкурсы, квизы, розыгрыши. Нужны ли реквизит, ведущий для них?
5. Техническое задание (Техническая часть)
Здесь нужна максимальная конкретика.
- Сцена: Размеры, высота,是否需要 (да/нет). Конфигурация (крылья, задник).
- Звуковое оборудование (ЗО): Мощность, охват зоны, количество микрофонов (ручных, головных, радиомикрофонов), мониторы для артистов.
- Световое оборудование (СО): Прожекторы, двигающиеся головы, лазеры, дым-машины. Свет должен быть синхронизирован с программой? Нужен ли световой дизайнер?
- Аудиовизуальное оборудование (AV):
Экраны: Размер, тип (проекционный, LED).
Проекторы: Яркость (люмены), разрешение.
Ноутбуки/медиаплееры: Для показа презентаций и видео. - Мебель и декор: Количество и тип столов, стульев, мебель для зоны кейтеринга. Требуется ли разработка концепции оформления (backdrop, ткань, цветовая гамма)?
- Прочее: Подиум, пресс-волл, таблички, бейджи.
6. Логистика и организация
- Грузчики/технический персонал: Кто обеспечивает разгрузку/сборку? Сколько человек?
- Парковка: Нужны ли пропуска для транспорта подрядчика?
- Время доступа: Когда подрядчик может начать монтаж и демонтаж? (Например, доступ за 6 часов до начала).
- Точки питания для команды подрядчика: Нужно ли обеспечить питание/воду для их персонала?
- Контактные лица: Кто со стороны заказчика будет решать вопросы на площадке в день мероприятия?
7. Бюджет
- Общий бюджет на развлекательную часть: Укажите сумму "от и до" или вилку.
- Форма коммерческого предложения (КП): Попросите предоставить КП с поэтапной расшифровкой стоимости: работа ведущего, аренда звука, артисты, оформление и т.д.
8. Критерии успеха и приемки работ
Как вы поймете, что все прошло хорошо?
- Мероприятие началось и завершилось в заявленное время.
- Все оговоренные активности были реализованы.
- Техническое оборудование работало без сбоев.
- Гости были вовлечены (можно указать в качественных показателях).
- Подрядчик предоставил все согласованные отчетные материалы (фото/видео).
9. Требования к отчетности
- Фотоотчет: Количество обработанных фото, сроки предоставления.
- Видеоотчет: Хронометраж ролика, сроки предоставления.
- Прочие материалы: Посев в соцсетях, копирайт.
Что приложить к ТЗ?
- План площадки (если она известна).
- Примеры мероприятий/фото, которые вам нравятся (как референс стиля или атмосферы).
- Логотип компании и бренд-бук (если важно соблюдение фирменного стиля).
Итог: Такое детализированное ТЗ позволит вам получить от подрядчиков сравнимые коммерческие предложения, избежать неприятных сюрпризов в день ивента и провести мероприятие, которое точно достигнет ваших целей.
Сцены, свет, звук, экраны и спецэффекты в Санкт-Петербурге и Москве.
89992365000 - Пишите telegram,whatsApp
vladislavpolohov@gmail.com