Вы обнаруживаете кипу неподписанных актов, папку с разрозненными чеками и с ужасом вспоминаете про ближайшую отчетность? Знакомо. Хаос в бухгалтерии — это не просто неприятно, это дорого. Штрафы, блокировка счета, нервы. Но порядок можно навести всего за неделю. Проверено на десятках клиентов.
Вот план, который работает.
📅 План «Семь дней до порядка»
День 1-2: Собираем и сортируем
Не пытайтесь сразу всё учесть. Ваша задача — за два дня найти и рассортировать все финансовые документы.
- Что искать: договоры, счета-фактуры, акты, УПД, накладные (ТОРГ-12), банковские выписки, кассовые чеки.
- Как сортировать: Разложите по трем стопкам:
✅ Входящие (вам должны).
📤 Исходящие (вы должны).
🏦 Банк/Касса (выписки, чеки).
➡️ Лайфхак: Не тратьте время на подшивку. Используйте простые файлы-вкладыши или коробки с разделителями. Главное — физическое разделение.
Бесплатная консультация и больше интересного в нашем телеграм канале
День 3: Оцифровка
Бумага имеет свойство теряться. Создайте цифровой архив.
- Инструменты: подойдет даже смартфон. Снимайте документы пачками, используйте бесплатные приложения для сканирования (например, Microsoft Lens или CamScanner).
- Структура папок на компьютере: Создайте иерархию 2025 → Январь → Входящие/Исходящие.
- Название файлов: Придерживайтесь единого стандарта. Например, 2025-01-15_Акт_ООО-Вектор (Дата_Тип документа_Контрагент).
➡️ Важно: Это не замена учета, а его основа. Вы всегда быстро найдете нужный документ.
День 4: Вносим в учетную программу
Самый ответственный этап. Если у вас нет 1С или другого сервиса, начните с Excel или Google-таблиц.
- Создаем простейшую таблицу: Столбцы: Дата, Контрагент, Сумма, Тип операции (доход/расход), Основание (номер акта/чека).
- Что вносить: Берите стопки по очереди и переносите данные. Не пропускайте ни одного документа.
Бесплатная консультация и больше интересного в нашем телеграм канале
День 5: Сверка с контрагентами
Хаос часто рождается на стыке двух компаний.
- Составьте список ключевых поставщиков и покупателей.
- Направьте им акты сверки по электронной почте. Это поможет выявить неучтенные операции и избежать взаимных претензий.
День 6-7: Анализ и создание системы
Порядок нужно удержать.
- Проанализируйте, где документы терялись чаще всего. Курьер? Директор? Ящик в прихожей?
- Создайте простые правила: «Курьер сдает чеки в день поездки», «Бухгалтер обрабатывает сканы до 10:00 ежедневно», «Директор подписывает акты по пятницам».
- Автоматизируйте: Рассмотрите сервисы электронного документооборота (ЭДО) и онлайн-бухгалтерии. Они сокращают хаос на 80%.
⚠️ Чего делать нельзя
- Откладывать «на потом». Неучтенный документ сегодня — проблема на 10 000 ₽ завтра.
- Хранить все в одной куче. Вы потратите часы на поиски.
- Держать в голове. Даже мелкие расходы должны быть зафиксированы.
🆘 Когда уже поздно разбираться самому?
Если горы документов копались месяцами, а до отчетности остались дни — лучше обратиться к профессионалам. Мы берем такие «аварийные» случаи и приводим учет в порядок за 2-3 дня. Экономим вам время, деньги и клетки нервной системы.
✅ Резюме:
Неделя — реалистичный срок, чтобы остановить хаос. Действуйте по плану: сбор → сортировка → оцифровка → учет → система. Главное — начать.
Полезно? Подписывайтесь, в следующем материале разберем, как выбрать бухгалтерский сервис, который не создаст новый хаос.
Бесплатная консультация и больше интересного в нашем телеграм канале