В предыдущей статье я рассказал о том, как вести совещания эффективно и какие потребности менеджмента они закрывают.
Преимущества совещаний
- Они позволяют структурировать рабочий день персонала
- Значительно повышают уровень дисциплины исполнения
- Формируют необходимые взаимоотношения между коллегами, сотрудниками и менеджментом
- Помогают проводить адаптацию персонала более плавно и качественно
- Повышают эффективность построения процессов
Мне посчастливилось работать в компаниях, которые в большинстве хотели расти, а руководство вкладывалось в развитие сотрудников, и везде было принято проводить совещания не потому, что надо, а потому, что это эффективно - от малых бизнесов с одним трудоустроенным сотрудником до крупных корпораций с тысячами сотрудников по всему миру: банк, автомобильный концерн, производство медицинского оборудования, судостроительная компании, химическая промышленность и совсем небольшие ООО и ИП (барбершопы, бары и рестораны).
Даже предприниматели, работая в одиночку, применяют сетку совещаний, только в их случае это фиксированное в календаре время для сверки данных и KPI-отчетов, а не совещание в классическом смысле.
Каждое совещание сопровождается обязательным атрибутом — протоколом совещания.
В бизнесе формулировка «протокол совещания» иногда воспринимается как нечто «бюрократически тяжелое». Но на самом деле, это обыкновенный журнал действий со списком действий, ответственными и сроками выполнения. Иногда «протокол» называют «бэклогом» или «экшн логом» (от англ. «экшн лог» - action log – журнал действий; «бэклог» - backlog – список задач).
Шаблон файла Excel для ведения совещаний с протоколом в телеграм-канале по ссылке ниже.
3 правила ведения протокола совещания
Заполняя протокол, важно соблюдать обязательные правила:
1. Ведите протокол на каждом совещании без исключений
Если совещание не плановое, а разовое (по рабочему вопросу), в результате которого вы всё же договариваетесь выполнить какие-либо действия в срок – создайте/копируйте файл протокола и зафиксируйте в нем все договоренности. Подробное описание целей и прочих атрибутов совещания не требуется, как в случае с плановыми совещаниями.
2. Всегда заполняйте каждую строку протокола на 100%
- Дата = Дата записи действия
- Тема = Тема, к которой относится действие. Рекомендуется записывать темы следующим образом:
a. В соответствии с практиками бережливого производства список тем может выглядеть так: люди, методы, процессы, ресурсы, оборудование, менеджмент — он исчерпывающий и универсальный (сломался станок — тема действия «оборудование», необходимо принять важное стратегическое решение — тема «менеджмент», нужно нанять сотрудников — тема «Люди» и т.д.)
b. Также возможно определить темы по направлениям деятельности компании или функционалу подразделений (например, «качество», «производство», «продажи» и т.д.) - Действие = Описание сути задачи (записывать, отвечая на вопрос «Что нужно сделать?»; подробно, но не усердствуйте)
- Ответственный = Кто выполнит записанное действие
- Срок = Дата, когда действие должно быть завершено
- Статус = В очереди; В работе; Выполнено; Просрочено; Отменено.
- Дата выполнения = Дата, когда действие было выполнено (для отслеживания исполнения)
3. При записи Действия строго следуйте чек-листу
Подробные правила ведения протокола по чек-листу
- Действие всегда должно начинаться с глагола в начальной форме «Что сделать» (например: «Отремонтировать станок…», «Заключить сделку…», «Подготовить отчет…»)
- Действие должно быть описано подробно, но при этом достаточно просто звучать (открыв протокол на следующий день или даже через неделю, вы или ваши коллеги / подчиненные, всегда должны понимать, что имели в виду)
- Если действие не выполнено в срок, статус меняется на «Просрочено» (в комментариях фиксируется новый срок, но это не должно быть панацеей)
- Нельзя менять срок выполнения действия в колонке «Срок»
- Если срок действия переносится во второй и более раз, необходимо выяснить причину, предложить помощь / поддержку, обсудить необходимость декомпозиции задачи (разбить действие на несколько более мелких)
- Для каждого действия назначается только один ответственный
- Ответственным не может быть назначен человек, который не присутствует на совещании (в случае отсутствия необходимого сотрудника, его фамилия фиксируется в комментариях, а ответственным назначается тот, кто сможет делегировать отсутствующему сотруднику записанную задачу)
Важно.
Не бойтесь записать статус «Просрочено» для какого-либо действия. Лучше просрочить действие, при этом записать корректный статус и разобраться в причинах, чем думать, что все задачи завершены вовремя и качественно, и потом попасть в затяжной кризис с симптомами хронического недостижения целей и неисполнения задач.
Протокол нужен не с точки зрения бюрократии («лишь бы зафиксировать»), а для синхронизации с командой и с самим собой и закрепления ответственности, ведь только тогда, когда за задачу кто-то отвечает, она будет выполнена - через исполнение, работу с отклонениями и решение проблем.
Так и повышается эффективность.
Шаблон файла Excel для ведения совещаний с протоколом в телеграм-канале по ссылке ниже.
Блог на других платформах: