Заработная плата руководителя организации имеет свои особенности в оформлении и начислении. Законодательство Республики Беларусь устанавливает специальные требования к документальному сопровождению этого процесса. Разберем подробно, какие документы необходимы и как их правильно оформить.
Основные документы при приеме на работу
Первым шагом в оформлении выплат руководителю становится заключение трудового договора. Однако с руководителем организации заключается не обычный трудовой договор, а контракт. Это основное отличие, закрепленное в Трудовом кодексе Республики Беларусь.
Контракт с руководителем должен содержать четкие условия оплаты труда, включая размер должностного оклада, возможные премии и надбавки. Подписывает такой контракт учредитель организации или уполномоченное лицо от имени собственника имущества.
Помимо контракта, необходимо издать приказ о назначении на должность руководителя. В этом приказе указываются дата вступления в должность, размер оклада и другие существенные условия. Приказ подписывает председатель учредительного органа или уполномоченное лицо.
Документы, регулирующие размер оплаты труда
Размер заработной платы руководителя определяется несколькими документами. Основным из них является штатное расписание организации, где фиксируется должностной оклад. Штатное расписание утверждается приказом руководителя, но в отношении его собственной должности требуется решение учредителей.
Положение об оплате труда является важным внутренним документом, который устанавливает систему премирования, надбавок и доплат для всех работников, включая руководителя. В этом положении должны быть четко прописаны условия и показатели для начисления переменной части заработной платы.
Для установления премий и бонусов руководителю необходимо принятие отдельных решений учредителями. Эти решения оформляются протоколами собраний участников или решениями единственного учредителя.
Документы для начисления заработной платы
Ежемесячно для начисления заработной платы руководителю бухгалтерия должна иметь следующие документы:
Табель учета рабочего времени подтверждает фактически отработанные дни. Несмотря на то что руководитель часто не имеет жесткого графика работы, учет времени ведется обязательно. Табель подписывает лицо, ответственное за его ведение, обычно это работник кадровой службы или бухгалтер.
Приказы о премировании необходимы, если руководителю начисляются премии или бонусы сверх должностного оклада. Такие приказы издаются на основании решений учредителей и должны содержать конкретные суммы или проценты премирования.
Для командировочных расходов и компенсаций требуются соответствующие документы: приказ о направлении в командировку, авансовый отчет, проездные документы. Даже для руководителя эти требования обязательны.
Особенности документального оформления различных выплат
При начислении отпускных необходим приказ о предоставлении отпуска, который издается за две недели до начала отпуска. График отпусков также должен включать руководителя, хотя на практике его отпуск согласовывается с учредителями.
Больничные листы оформляются в общем порядке. Руководитель предоставляет листок нетрудоспособности в бухгалтерию, где производится расчет и начисление пособия по временной нетрудоспособности.
При начислении материальной помощи или других единовременных выплат требуется решение учредителей и соответствующий приказ. Без этих документов такие выплаты могут быть признаны необоснованными.
Налоговый учет и отчетность
Все начисления в пользу руководителя отражаются в налоговой отчетности. Бухгалтерия обязана вести персонифицированный учет, начислять и уплачивать подоходный налог, взносы в Фонд социальной защиты населения.
Расчетные листки выдаются руководителю ежемесячно, как и всем остальным работникам. В них отражаются все начисления, удержания и сумма к выплате.
Важно помнить, что любые изменения в оплате труда руководителя требуют документального оформления. Это могут быть дополнительные соглашения к контракту, решения учредителей об изменении условий оплаты, приказы об индексации заработной платы.
Хранение документов
Все документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы руководителю, подлежат хранению в течение сроков, установленных законодательством. Документы по личному составу хранятся не менее 75 лет, документы по начислению заработной платы — не менее пяти лет после окончания года, в котором производились выплаты.
Правильное оформление документов для начисления заработной платы руководителю защищает как саму организацию, так и руководителя от возможных претензий со стороны контролирующих органов. Соблюдение всех требований законодательства обеспечивает прозрачность финансовых операций и снижает налоговые риски компании.
ПОЛНЫЙ ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ НАЧИСЛЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ РУКОВОДИТЕЛЮ
(актуально на 2025 год, в соответствии с Трудовым кодексом РБ, Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» № 57-З, постановлениями Минтруда и Минфина)
1. КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
1.1. Заявление о приеме на работу (при необходимости)
Назначение: инициирует оформление трудовых отношений
Нормативное основание: ТК РБ, ст. 18
1.2. Трудовой договор (контракт)
Назначение: Основной документ, определяющий условия труда, оплаты, премий, ответственности
Нормативное основание: ТК РБ, ст. 19–21
1.3. Приказ (распоряжение) о приеме на работу / назначении на должность
Назначение: Основание для внесения в личную карточку и табель
Нормативное основание: ТК РБ, ст. 23
1.4. Копии документов, удостоверяющих личность, квалификацию, образование
Назначение: подтверждают право занимать должность
Нормативное основание: ТК РБ, ст. 26
1.5. Личная карточка формы Т-2 (или утвержденная организациями форма)
Назначение: Учёт кадровых данных
Нормативное основание: Инструкция Минтруда № 47 от 12.03.2015
1.6. Штатное расписание
Назначение: устанавливает должности, оклады, надбавки
Нормативное основание: ТК РБ, ст. 63
1.7. Положение об оплате труда (локальный акт)
Назначение: определяет систему оплаты, премирования, надбавок
Нормативное основание: ТК РБ, ст. 63, 66
2. ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ НАЧИСЛЕНИЕ ЗАРПЛАТЫ
2.1. Табель учёта рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13)
Назначение: Учет фактически отработанных часов / дней
Нормативное основание: Постановление Минтруда РБ № 47 от 12.03.2015
2.2. Приказы о премировании, установлении доплат, надбавок
Назначение: Основание для дополнительных начислений
Нормативное основание: ТК РБ, ст. 63, 66
2.3. Документы об отпусках, командировках, больничных
Назначение: для корректировки начислений и удержаний
Нормативное основание: ТК РБ, ст. 169–171
2.4. Лицевой счёт работника / расчетная ведомость
Назначение: детализирует начисления, удержания и сумму к выплате
Нормативное основание: Закон № 57-З, ст. 10
2.5. Расчётная ведомость на выплату зарплаты (форма № П-53, П-49)
Назначение: Учет начислений по организации
Нормативное основание: Постановление Минфина № 13 от 26.01.2010
2.6. Ведомость на выплату заработной платы (наличными или через банк)
Назначение: Подтверждение выплаты
Нормативное основание: Закон № 57-З
2.7. Платежные поручения / реестр перечислений в банк
Назначение: Перечисление заработной платы
Нормативное основание: Инструкция Нацбанка № 312
2.8. Первичные бухгалтерские документы по начислению
Назначение: Основание для отражения в бухгалтерском учете
Нормативное основание: Закон № 57-З, ст. 10
3. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
3.1. Решение (протокол) собственника или совета директоров о назначении руководителя и об установлении ему оклада / премии
Назначение: Основание для начисления зарплаты, если руководитель назначен учредителем
3.2. Контракт с руководителем (если в организации применяется контрактная форма)
Назначение: Особый вид трудового договора с фиксированными сроками и условиями
3.3. Приказ о предоставлении права подписи / распоряжения средствами
Назначение: для возможности руководителя утверждать выплаты, в том числе себе.
4. БУХГАЛТЕРСКИЙ И НАЛОГОВЫЙ УЧЁТ
4.1. Журнал регистрации первичных документов по оплате труда
Назначение: Контроль поступления и оформления документов
4.2. Расчет начислений и удержаний (в т. ч. подоходного налога и взносов ФСЗН)
Назначение: обеспечивает корректное удержание налогов
4.3. Ведомость начисления страховых взносов (ФСЗН и Белгосстрах)
Назначение: для отчетности по социальным платежам
4.4. Бухгалтерская справка / проводки
Назначение: Отражение начислений в учете (дебет 20, 26, кредит 70)
4.5. Отчетность в налоговые органы и ФСЗН
Назначение: ежемесячно / ежеквартально: сведения о начисленной заработной плате и удержаниях
5. ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ
1. Заключение трудового договора / контракта
2. Издание приказа о приеме и назначении оклада
3. Внесение записи в личную карточку и штатное расписание
4. Формирование табеля учета рабочего времени
5. Сбор документов, влияющих на оплату (приказы, больничные, отпуска)
6. Начисление зарплаты бухгалтерией с оформлением ведомостей
7. Удержание налогов и взносов
8. Подготовка ведомости на выплату и перечисление зарплаты
9. Оформление бухгалтерских проводок и сдача отчетности
6. СРОКИ И ОСОБЕННОСТИ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
Периодичность выплат: Заработная плата выплачивается не реже 2 раз в месяц, с интервалом не более 16 дней (ТК РБ, ст. 73).
Налогообложение: Руководителю, как и другим работникам, начисляются налоги и страховые взносы (ФСЗН, Белгосстрах).
Особенность для единственного учредителя: если руководитель является единственным учредителем, начисление зарплаты также оформляется протоколом решения собственника, а не приказом.
7. Процедуры, которые должны быть выполнены
- Ознакомление с условиями договора, локальными актами — работник-руководитель должен быть письменно ознакомлен под роспись с условиями работы, размером заработной платы, системой премирования, с порядком работы и отдыха. Это требование Трудового кодекса. Законы БЕЛАРУСИ+1
- Подписание всех документов — договор, приказы, соглашения об изменении оплаты и др. Подписи руководителя (если он подписывает сам договор или принимает на себя подписи) и соответствующих ответственных лиц.
- Соблюдение сроков выплаты — заработная плата должна выплачиваться в сроки, установленные договором, коллективным договором или соглашением, но не реже двух раз в месяц, если иное не установлено. İntes+1
- Ведение бухгалтерского учёта — отражение начислений и удержаний, регистрация первичных документов, оформление отчётности.
Документ подготовлен на основании действующего законодательства Республики Беларусь.