В бухгалтерии стоял запах кофе, бумаги и легкой паники.
Ольга сидела за столом, глядя на список контрагентов, где цифра 50 зловеще выделялась жирным шрифтом. Через неделю – проверка.
Неделя. Семь дней. А документов – гора. Настоящий бумажный Эверест, под которым можно было построить небольшой шалаш для бухгалтера в стрессе.
– Всего-то пятьдесят контрагентов, – сказала себе Ольга. – Пустяки.
Так обычно начинают герои, у которых все вот-вот пойдет не по плану…
***
Первый день прошел под лозунгом «Где моя накладная?»
Она искала один акт по поставке семян, и казалось, что он вот-вот появится – но нет.
Ольга металась между отделами:
– У кого документ по «Ростагро»?
– У логистов!
– Нет, у бухгалтерии филиала!
– А мы думали, он у тебя!
К обеду у нее дрожали руки, а вечером она уже разговаривала с папками.
– Ну пожалуйста, ну покажись, я же знаю, ты где-то здесь…
Никакой ответной реакции. Бумаги были безжалостны.
На второй день абсурд продолжился
Ольга искала счет-фактуру, а нашла… договор 2019 года на поставку капельного орошения.
Она вроде как пошла по следу: в одной папке – отчет, в другой – копия без подписи, в третьей – просто листок с надписью «Срочно найти оригинал!»
Что, простите?
Ей казалось, что где-то в глубине офиса живет маленький бумажный домовой, который время от времени переставляет документы.
Когда вечером зазвонил телефон, она вздрогнула.
– Алло? Это вы искали копию по «Агропартнер»?
– Да! Где она?!
– Так вы сами ее мне отдали… ну… кажется, позавчера.
– Я?!
– Ну, вы тогда были в очках и с кофе…
– Я всегда в очках и с кофе!
Третий день – кульминация
Все валилось из рук. Бумаги падали, печать терялась, принтер зависал. И где-то между актом сверки и налоговой декларацией Ольга почувствовала, как уходит почва из-под ног.
«А вдруг мы не успеем?» – мелькнула страшная мысль.
Она посмотрела на часы – половина шестого. За окном – вечер, в голове – желание выспаться.
Телефон звонил каждые пять минут:
– Оль, у нас скан копии нет…
– Оль, а вот этот акт ты уже подписывала?
– Оль, а можно завтра?
Ольга подумала, что завтра не существует. Есть только сегодня и проверка через неделю.
И вот, когда все казалось потерянным, в дверь заглянул системный администратор с видом человека, который знает ответ на главный вопрос жизни, Вселенной и вообще.
– Ольга, – сказал он спокойно. – Вы ведь слышали про «Скан-Архив»?
– Мне сейчас не до новостей. У меня тут документо–… ну, вы поняли.
– А я к вам именно по этому поводу.
Он включил ноутбук, показал интерфейс. Простой, понятный, как будто созданный специально для тех, кто устал от бумаг.
– Вот смотрите. Документ сканируется, система сама распознает данные, сохраняет в «1С» и отмечает, если чего-то не хватает.
– А если я что-то забуду?
– Не сможете. Система напомнит.
– А если кто-то потеряет оригинал?
– Не потеряет. У нас штрихкоды, все отслеживается.
Ольга как будто видела мираж…
Через пару часов специалисты ГЭНДАЛЬФ уже настраивали программу под ее отдел. Через день – обучение. Через два – первые загруженные документы.
***
Прошла неделя.
Ольга стояла у своего компьютера. Руки спокойные, кофе – горячий. Инспектор попросил документ по контрагенту №17. Раньше на это ушло бы двадцать минут и три седых волоса. Теперь – десять секунд.
– Вот, – сказала она, улыбаясь.
– Действительно… – удивился проверяющий. – Все в порядке.
***
После внедрения «Скан-Архива» в ЗАО «Агриматко» работа изменилась до неузнаваемости. Теперь сотрудники не тратят часы на поиски, ведь каждый документ – на виду. Все экземпляры сканируются, система распознает данные и автоматически загружает их в «1С».
Больше не нужно клеить метки вручную: штрихкоды присваиваются автоматически, а контроль за возвратом документов стал прозрачным.
Результаты внедрения:
- Сократилось время ожидания возврата документов и их поиска.
- Контроль над первичными документами стал полным и точным.
- Обработка и загрузка 350 документов в месяц (около 2 250 страниц) проходит быстро и без ошибок.
- Интерфейс оказался интуитивным, обучение заняло минимальное время.
- Сотрудники перестали бояться проверок – теперь они к ним просто готовы.
***
В тот вечер, когда проверка закончилась, Ольга закрыла ноутбук и улыбнулась. Все было под контролем, и впервые за долгое время ей не хотелось молить папки о пощаде.
– Теперь все по-человечески.
Ищете решение для упрощения работы с документами?
Вы можете пройти тест и узнать, какая программа для автоматизации работы с документами может помочь вашей компании ускорить обработку и поиск документов, а также повысить эффективность работы.