Когда в бухгалтерии объявили, что скоро к ним придет новый сотрудник, все переглянулись. Три человека в отделе – это не то чтобы команда, скорее, мини-фронт, где каждый знает боль другого. И вдруг – новичок.
– Надеюсь, хоть этот продержится дольше недели, – вздохнула Надежда, ведущий бухгалтер.
– Говорят, умный, – ответила Марина. – Даже слишком.
– Это мы еще посмотрим, – буркнул Иван, старший по отделу. – Главное, чтоб не мешал.
Он пришел в понедельник. Высокий, светловолосый, в сером костюме.
На бейджике было написано просто: С.А.
– Странно, – подумала Надежда. – Ни имени, ни фамилии. Только инициалы.
– Доброе утро, – сказал он, улыбаясь. Голос у него был тихий, уверенный. –
Я готов приступить к работе.
– К чему именно? – уточнил Иван.
– К систематизации.
Они переглянулись. Систематизация – слово редкое, обычно его произносили только в момент кризиса. Но С.А. уже сел за компьютер, и через пару минут на экране появился аккуратный список накладных – все разложены по датам, контрагентам и номерам.
– Это что, ты сам сделал? – удивилась Марина.
– Конечно, – ответил он просто. – Это моя обязанность.
Накладная на 37 страниц за январь. Искали два дня. Бумаги в хранилище, папки без подписей, нервные звонки. С.А. тихо подошел, посмотрел на экран и сказал:
– Минуту.
Прошло даже меньше – через двадцать секунд документ был найден. Он даже показал, где лежит бумажная копия – «третья полка, справа, под договором с «МеталлСтрой».
– Как ты это сделал?
– Просто знал, где искать.
В отделе паника: запрос на документы по 50 контрагентам. С.А. молча сел за компьютер. Через пять минут – готовый архив с пометкой «для выгрузки».
– Ты это собрал вручную?
– Нет, автоматически.
– Автома… что?
– У меня просто хорошая память. И немного терпения.
Надежда привыкла готовить квартальные отчеты до позднего вечера, но теперь все шло как-то само собой. Данные подставлялись, документы находились, сверки не требовали перепроверки.
Она подозрительно посмотрела на С.А.:
– Ты хоть спишь?
– Не нуждаюсь. Главное, чтобы вы успели отдохнуть.
Со временем он стал частью офиса.
Все привыкли, что С.А. знает ответы на любые вопросы, не опаздывает, не жалуется и не пьет кофе. Его начали звать просто «Саня».
Иногда шутили:
– Саня, ты точно человек?
Он улыбался:
– Почти. Но я стараюсь.
Только Надежда замечала странности. Он никогда не касался клавиатуры – просто сидел рядом, и программы будто сами начинали работать быстрее. Однажды, когда она включила компьютер, на экране появилось приветствие:
«Доброе утро, Надежда. Готов к работе.»
Она моргнула. С.А. в этот день не пришел.
В пятницу их вызвали в конференц-зал. Директор сообщил:
– Мы завершили интеграцию новой системы. Теперь все процессы автоматизированы.
Программа называется «Скан-Архив».
С.А…
И вдруг она поняла – он не ушел. Он просто перешел туда, где его помощь теперь будет более актуальна.
***
В компании «ФинтКо», занимающейся оптовыми поставками крепежа, было внедрено решение «Скан-Архив» от ГЭНДАЛЬФ.
Ранее бухгалтерия из трех сотрудников ежедневно обрабатывала сотни документов вручную, тратя на поиск до 20 минут на один документ.
После внедрения системы:
- Поиск документов осуществляется за считанные секунды по номеру, дате или штрихкоду;
- Отчеты для налоговой формируются в пять раз быстрее благодаря функции «Экспорт скан-образов»;
- Ошибки и пропуски система отслеживает автоматически, уведомляя сотрудников в интерфейсе;
- Штрихкодирование исключает путаницу и ускоряет сверку;
- Интеграция с «1С» позволила сделать переход простым и бесшовным.
Теперь сотрудники «ФинтКо» шутят, что их лучший работник – это тот, кто не пьет кофе, не опаздывает и всегда знает, где лежит нужный документ.
Ищете решение для упрощения работы с документами?
Пройдите тест и узнайте, какая программа для автоматизации работы с документами может помочь вашей компании ускорить обработку и поиск документов, а также повысить эффективность работы.