CEO Skyeng Георгий Соловьев и его бизнес-ассистент Валерия Ткачук поделились опытом режиссуры презентаций, который трансформировал бизнес-процессы компании.
Валерия Ткачук, бизнес-ассистент CEO Skyeng:
При устройстве в Skyeng мне дали тестовое задание сделать презентацию о лучших практиках бизнес-ассистирования в России. Последний раз я открывала PowerPoint на третьем курсе вуза, поэтому написала знакомому тренеру по презентациям. Он посоветовал видео-уроки Сергея Слуцкого.
Мне помогли его разборы, я посмотрела часовой урок и, вдохновившись, сделала презентацию. В итоге меня приняли в команду Skyeng, и мой руководитель Георгий сказал, что теперь мне нужно будет делать не просто много, а очень много презентаций — для всех выступлений на внешних конференциях и внутренних собраниях топ-менеджеров.
К счастью, мне не пришлось делать это одной. Георгия пригласили на форум «Атланты», и подготовка к выступлению требовала так много времени, что мы договорились найти дизайнера, который бы отрисовал слайды по нашей раскадровке.
Я понимала, что один человек с такой задачей не справится, поэтому стала искать специалистов или компанию, которая сможет сделать всю работу «под ключ». Я отправила запрос в Метаформу (в которой Сергей был основателем и креативным директором) и пару презентационных агентств. В итоге больше всего мне откликнулось то, как работает Метаформа.
Георгий Соловьев, CEO Skyeng:
Раньше я сам делал презентации для своих выступлений. Дизайн не был выдающимся, но со смыслом всё было в порядке. Если хорошо рассказывать свою историю, никто не обращает внимания на слайды. Часто я делал презентации ночью перед выступлением, когда драйвят эмоции, и потом нравится результат.
Проблема такой истории в том, что после десятого выступления она перестаёт тебя заряжать. А когда больше нет этого вихря эмоций, который помогал нестись вперёд, текст недоработан, картинки дурацкие, и готовишься в последний день, качество выступления снижается.
Я пробовал работать с агентствами по дизайну презентаций. Получалось так, что они не вникали в суть презентации, а делали красивую картинку. А из-за того, что фокусировались на картинке, получалась хреновая история.
Когда я отправлял свою версию презентации и поверх моего шаблона добавляли дизайн без понимания того, в чём суть, получалось не то, что я имел в виду. В итоге часть презентации переделывал либо я сам перед выходом на сцену, либо другой дизайнер. Дизайн и контекст не дружили, поэтому мне не нравился результат.
Валерия Ткачук, бизнес-ассистент CEO Skyeng:
Мой руководитель обычно сразу открывал Keynote и начинал делать слайды, параллельно думая, о чём он расскажет, и вставляя картинки из интернета. Он произвольно наговаривал речь, а я пыталась делать заметки, как послушный карандаш. Мне было трудно структурировать его поток сознания.
Георгий ожидает от меня как бизнес-ассистента, что я проживаю все истории, которые он рассказывает, в то время как для меня они чужие. Для него каждая цифра родная, а для меня это сложные данные, в которых ещё предстоит разобраться.
Потом начиналась серия согласований, когда я носила к Георгию версии раскадровки и выясняла, что он имел в виду и правильно ли я всё поняла. Это отнимало много наших сил и времени.
А сейчас это какая-то магия.
Способность Сергея понять и визуализировать историю настолько сильна, что всё становится понятным не только для тех, кто пережил эту историю и находится внутри неё, но и для зрителей, которые находятся извне, и пришли услышать выступление.
Он сокращает сложный для меня этап работы и сильно снижает мою когнитивную нагрузку. У меня налажен процесс и первый шаг — написать Сергею. И всё! Маршрут проекта теперь построен за меня — не надо думать, какой должен быть следующий шаг. Больше не боюсь заглядывать в календарь: слотов с задачами стало гораздо меньше. А свободного места в голове у меня и у моего руководителя — больше.
Что изменилось в работе над презентацией по сравнению с предыдущим опытом
Георгий Соловьев, CEO Skyeng:
Для меня работа со специалистами по презентациям — это как мотивация тренера в спортзале. Когда у тебя назначены встречи в календаре и за две недели начинаются прогоны выступления, не получится бесконечно откладывать подготовку презентации и сделать всё в последнюю ночь.
Я доволен, потому что экономлю своё время и внимание. Ответственность за красоту, содержание и за то, что я буду говорить правильные слова я отдал специалисту, который максимально выложится для меня.
Валерия Ткачук, бизнес-ассистент CEO Skyeng:
Сейчас моё участие в подготовке к выступлению стало минимальным. Это важно для меня и для Георгия. Он приходит на встречу, ему задают вопросы, и всё, что он него требуется — просто отвечать. Со встречи он уходит с готовой структурой речи, а мне ничего для этого не нужно было делать — только забронировать переговорную.
Конечно, цена за работу над презентацией от идеи до аплодисментов и за простую отрисовку слайдов отличается. Мы думаем что такая цена оправдана, потому что это цена освобождения своего времени. В большой компании это важно.
Я настолько спокойна, что всё будет сделано, и главное — первым делом будут проработаны текст и структура. Это заменяет так много часов совместной работы и встреч с тренером по выступлениям! У Сергея сильные коучинговые навыки, умение задать правильные вопросы и узнать нужную информацию у клиента, запечатлеть всё на стикерах и на доске, а потом предложить идеи, как улучшить. Раньше весь этот процесс для меня составлял процентов 60 головной боли.
Я могу сказать, что мой руководитель счастлив, потому что его время не тратится впустую и он точно знает, какой получит результат по итогам встречи. Для меня это прямая взаимосвязь: когда счастлив мой руководитель, значит, я сделала свою работу хорошо, и тоже счастлива.
Теперь подготовка к конференциям — это самый отстроенный бизнес-процесс в нашей работе с руководителем. Для меня этот процесс стал приятным и лёгким, потому что я точно знаю, что делать и какой будет результат.