Заместителю главбуха агрофирмы «Ярмо» снилось, что перед ним – гигантское золотое яйцо…
Оно лежало на офисном столе и переливалось на свету, идеально гладкое, без трещин, сияло таким порядком и совершенством, что в нем хотелось поселиться.
Он потянулся, чтобы коснуться его – и вдруг понял, что сам стал крошечным.
Не больше пяти сантиметров ростом. Калькулятор рядом выглядел, как дом, а скрепка – как изогнутая сабля.
Яйцо медленно покатилось.
– Эй, стой! – крикнул он и бросился вдогонку.
Бежал по столу, перепрыгивая через степлеры и стопки стикеров, но яйцо катилось все быстрее, сверкая отражением лампы. Оно приблизилось к самому краю, качнулось – и разбилось.
Как в детстве в сказке про курочку Рябу: «Бабка плачет, дедка плачет…»
Главбух посмотрел на блестящую лужицу и вздохнул. Все так красиво, так близко – и все равно потеряно.
***
Проснувшись, он долго не мог отделаться от ощущения, что сон что-то значит.
Он заварил крепкий чай, открыл сонник и прочитал: «Яйцо, катящееся из рук – к переменам в работе. Разбитое яйцо – к обновлению и новому началу».
Он усмехнулся.
– Ну что ж, значит, пора менять порядок.
Вспомнилась вчерашняя рутина – десятки бумажных документов, подписи, печати, звонки из филиалов: «Где акт за февраль?», «Кто отправил сканы по НДС?»
Каждый день – одно и то же; система из людей и бумаг, где каждый все делает вручную.
Он открыл ноутбук, набрал в поиске «как навести порядок в бухгалтерии», и на экране появилось знакомое название – «Скан-Архив». Кажется, он видел его раньше…
Читал долго. Чем дальше, тем яснее становилось: вот он, тот самый порядок, только наяву.
***
Утром он зашел к директору. Тот сидел за массивным столом и листал отчеты. Бухгалтер знал: это человек, который больше боится перемен, чем убытков.
– Хочу предложить решение, – начал он. – Есть программа – «Скан-Архив». Она автоматизирует работу с документами, помогает все хранить, искать и контролировать. Нам бы очень помогло.
Директор оторвал взгляд от бумаг, прищурился:
– Яйца курицу не учат, – неловкое молчание. – Очередная «умная система»? Мы уже ставили одну, потом полгода разбирались, как ее отключить.
– Это не то, – ответил бухгалтер спокойно. – Она не ломает привычную работу. Наоборот, встроится в нашу «1С», просто добавит порядок.
– А безопасность? Все эти облака – не люблю, когда наши данные где-то летают.
– Бумаги теряются чаще, чем данные, – усмехнулся бухгалтер. – У нас хоть раз накладная не вернулась? Или потерялась?
– Было, – нехотя признал директор.
– Так вот. Здесь все фиксируется, штрихкодируется, копии сохраняются. Даже если оригинал исчезнет, цифровая версия останется.
– Ну хорошо, – директор сложил руки. – А сотрудники? Они едва справляются с нынешней системой. Опять учить, объяснять, тратить время…
– Удивитесь, но им не придется учиться. Интерфейс как в обычной папке. Сканируешь документ – система сама его распознает, запоминает и проверяет.
– А если что-то не заполнено?
– Она подскажет. Без раздражения и без ошибок.
Директор задумался, постучал пальцем по столу.
– Все это, конечно, красиво. Но ты же знаешь, у нас все работает. Зачем трогать?
Бухгалтер улыбнулся, тихо и с легкой иронией:
– Знаю. Но иногда «работает» – не значит «хорошо».
Директор рассмеялся.
– Вот ты умеешь, – сказал он. – Ладно, уговорил. Пробуем. Но если что-то пойдет не так – скажу, что ты начал первым.
Через месяц в бухгалтерии стало тихо. Не от усталости – от порядка.
Все документы – в системе, каждый файл с номером, каждый возврат под контролем. Сотрудники перестали метаться по кабинетам с папками. Проверки, которые раньше казались кошмаром, теперь проходили спокойно.
***
На АО Агрофирма «Ярмо», занимающейся птицеводством и производством яиц, было внедрено решение «Скан-Архив» от компании ГЭНДАЛЬФ.
До внедрения бухгалтерия ежегодно обрабатывала около 40 тысяч первичных документов, и значительная часть времени уходила на поиск, сверку и подготовку отчетности.
После установки системы:
- Время подготовки документов для контролирующих органов сократилось с часов до нескольких минут.
- Контроль над первичными документами стал прозрачным и управляемым.
- Работа с отчетами и проверками упростилась и перестала вызывать стресс у сотрудников.
- Началась оцифровка архива за предыдущие годы – более 20 тысяч документов.
- Система полностью интегрировалась с «1С», не требуя сложного обучения персонала.
Бухгалтер снова вспомнил сон. Золотое яйцо, которое разбилось, оказалось вовсе не к потере, а к началу чего-то нового. Теперь порядок не был мечтой – он стал частью работы.
И каждый раз, когда директор проходил мимо и кивал с одобрением, он тихо улыбался и думал: «А все-таки курица тоже кое-чему может научиться у яйца».
Хотите улучшить процессы работы с первичной документацией в вашей компании?
Вы можете пройти тест, чтобы понять, насколько вам подойдет система «Скан-Архив», и получите рекомендацию по автоматизации работы с документами.