Электронный документооборот входит во все сферы бизнеса, помогая наладить эффективное взаимодействие между сотрудниками, контрагентами, государственными органами. Ведение электронного кадрового документооборота (КЭДО) подчиняется определенным правилам, однако с ее помощью можно оптимизировать ряд рутинных процессов. Далее в статье мы рассмотрим все про КЭДО в РБ.
Электронный кадровый документооборот: законодательство
В 2024 году в РБ внесли изменения в ТК, согласно которым стало возможным создание, подписание и хранение большинства кадровой документации в электронном формате. При этом электронная версия документа по значимости полностью идентична бумажной. Дополнительно с этим появилась возможность взаимодействия с сотрудником посредством электронных систем.
Введение электронного кадрового документооборота на предприятии
При необходимости ввода КЭДО на предприятии нужно совершить такие шаги:
- Выбрать перечень документов, которые будут формироваться только в электронном виде.
- Создать внутренний акт, который будет регламентировать переход кадров в ЭДО.
- Создать уведомление о переходе на кадровый электронный документооборот, чтобы его мог изучить каждый сотрудник предприятия.
- Внедрить все необходимые программы и перенести уже существующую документацию.
- Зарегистрировать сотрудников в системе, с помощью которой будет происходить их взаимодействие с кадрами.
- При необходимости создать способ идентификации каждого участника. Например, если сотрудники будут подписывать документы, тогда необходима электронная подпись в кадровом документообороте. Если система будет предназначена только для ознакомления, тогда достаточно логина и пароля.
Электронный кадровый документооборот: программы
Внедрение КЭДО на предприятие возможно только при наличии программно-технических средств, а также электронной цифровой подписи у всех участников. Благодаря этом происходит идентификация и возможность получения уведомлений в системе.
Одна из эффективных программ, где может осуществляться кадровый электронный документооборот, – “1с: ЗУП”. Работник может создавать в программе все документы, которые касаются кадров. Например, приказы на отпуска, запрашиваемые справки и др.
Все сотрудники компании также могут взаимодействовать с кадрами в электронном виде. Для этого в компании устанавливается специальное программное обеспечение, а сотрудники получают электронную подпись.
Если вы планируете переходить на кадровый электронный документооборот, тогда вам понадобиться помощь специалистов. Продукт ЭДиН: КЭДО поможет вам решить все вопросы по переходу на ЭДО.